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Qualitätsmanagement und ISO 9001

Was ist ein Witnessaudit?

Vor einigen Tagen erhielt ich von einem Kunden die Information, dass das nächste Überwachungsaudit als Witnessaudit durchgeführt wird. Das brachte mich auf die Idee, hier einfach mal in einem kleinen Blogbeitrag zu erklären, was ein Witnessaudit eigentlich ist.

 

Was ist ein Witnessaudit?

Hier könnte man ganz salopp sagen, dass der Auditor auditiert wird. Aber warum? Zertifizierungsgesellschaften sind in der Regel akkreditiert. Das heißt, dass diese nach einem feststehenden Antragsverfahren von der DAkkS zugelassen werden, um ISO 9001 Zertifikate mit Akkreditierungsnummer vergeben zu dürfen. Daher werden die Zertifizierungsgesellschaften von der DAkkS überwacht bzw. auditiert. Dies läuft zu einem großen Teil so ab, dass der Kunde der Zertifizierungsgesellschaft davon nichts mitbekommt – weil es ganz einfach am Standort der Zertifizierungsgesellschaft abläuft. Teilweise gehen die Auditoren von der DAkkS allerdings auch mit zu Audits beim Kunden, um den tätigen Auditor zu überprüfen.

 

Was wird in solch einem Witnessaudit geprüft?

Zur Beruhigung vorweg, der Begutachter (so wird dieser durch die DAkkS offiziell genannt) überprüft nicht das zu zertifizierende Unternehmen und macht in der Regel auch keine Mitschriften zu den unternehmensrelevanten Informationen. Denn auch wenn er schweigend anwesend ist und dabei viel mitschreibt, dann beziehen sich diese Mitschriften auf den durchführenden Auditor und nicht auf das auditierte Unternehmen.

Es gibt feste Vorgaben von der DAkkS, was der Begutachter beobachten und bewerten muss. Das sind zum Beispiel folgende Punkte zum Thema Auditvorbereitung:

  • Auditplan
  • Verfahrensregeln
  • Normen etc. verfügbar
  • Vollständigkeit der Informationen über das zu auditierende Unternehmen
  • u.a.

Zum Thema Auditdurchführung werden beispielsweise folgende Informationen gesammelt:

  • Einführungsgespräch
  • Arbeitsatmosphäre im Auditorenteam
  • Normkenntnisse
  • Hinreichende Führung von Aufzeichnungen
  • Kommunikative Fähigkeiten
  • Sozialkompetenz
  • u.a.

Und auch zum Abschluss des Audits gibt es Themen zur Begutachtung:

  • Erarbeitung von Auditschlussfolgerungen
  • Abweichungen ausreichend besprochen
  • Zeitplan eingehalten
  • etc.

Für ein auditiertes Unternehmen sind diese Aufzählungen Bonuswissen. Als Bonuswissen definiere ich immer Dinge, die man auch gleich wieder von der Festplatte im Kopf löschen kann. Und das können Sie in diesem Fall auch wirklich tun, denn der Begutachter beurteilt ja wie oben angesprochen nicht das Unternehmen, sondern den Auditor. Doch was gibt es bei einem Witnessaudit für das Unternehmen zu beachten?

 

Achtung im Witnessaudit

In der Regel mischt sich ein Witness-Auditor nicht in das Auditgespräch ein, sondern verhält sich absolut ruhig. Gerade weil es ja nicht seine Aufgabe ist das Audit zu lenken, sondern den Auditor zu begutachten.

Allerdings gibt es nach meinen Erfahrungen zwei mögliche Stolpersteine in einem Witnessaudit.

Erstens – Auch für den Auditor ist solch ein Witnessaudit eine Prüfungssituation. Dementsprechend verhält er sich vielleicht anders, als er es sonst tun würde. Es kann also sein, dass er sich in diesem Audit schärfer und unkooperativer zeigt, als Sie dies von ihm gewohnt sind.

Zweitens – Der Berater erzählt zu viel. Persönlich halte ich mich bei jedem Audit extrem zurück. Ich weiß ja, dass der Auditor die Antworten gerne vom auditierten Unternehmen haben möchte und greife daher nur in Ausnahmefällen ein. In solch einem Witnessaudit sollte sich der Berater aber noch weiter zurücknehmen. Ich selber habe Kenntnis von Begutachtern, die in ihrem Bericht vermerkt haben, dass der Berater Einfluss auf das Gespräch genommen hat.

 

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