Wie Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem zu einem richtigen Papiertiger machen!
Wenn Sie ihr Qualitätsmanagement zu einem Papiertiger machen wollen, dann finden Sie in diesem Blogartikel sicher einige nützliche Tipps dafür.
Qualität kommt von quälen…
…und das sollten Sie allein schon durch den puren Umfang des Qualitätsmanagementsystems. Und Papiertiger kommt von Papier, da ist es dann auch fast egal, dass im digitalen Zeitalter schon einige auf die digitale Dokumentation ihres Managementsystems umgestiegen sind. Ein großes Qualitätsmanagementsystem digital geführt, nimmt ja auch schön Speicherplatz in Anspruch. Also immer Vollgas geben und das Qualitätsmanagementsystem so richtig schön aufblasen.
Sie können dies aber auch weiter optimieren! Denn selbst wenn Sie alle Dokumente in digitaler Form haben und diese auch für die betreffenden Mitarbeiter verfügbar sind – es spricht absolut nichts dagegen, diese Dokumente trotzdem auch noch mal auszudrucken. Wenn Sie das dann mehrfach tun und die Ordner im ganzen Unternehmen verteilen, dann spielen Sie in der Champions League des Qualitätsmanagements. Denn dann können Sie in regelmäßigen und unregelmäßigen Abständen mit einem Stoß Papier unter dem Arm durchs Unternehmen laufen und alte Dokumente durch neue Dokumente ersetzen.
Die Mitarbeiter brauchen für alles eine Anweisung…
…und die sollen sie dann auch haben. Sie können selbst bei langjährigen Mitarbeitern nicht davon ausgehen, dass diese selbst einfachste Aufgaben korrekt ausführen, wenn es keine dementsprechende Anweisung gibt. Nehmen Sie einfach Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen und was der Köcher des Qualitätsmanagements sonst noch so hergibt, um für klare Vorgaben zu sorgen. Nur so können Sie auch wirklich sicherstellen, dass auch wirklich alle Aufgaben wie gewünscht durchgeführt werden. Packen Sie es an, denn wenn Sie es nicht tun, dann tut es keiner und jeder macht was er will und vor allem, wie er es will. Doch Achtung, vergessen Sie die Kontrolle nicht. Und nahezu ebenso wichtig wie die Kontrolle sind die Schulungen. Bitte zu jedem neu aufgesetzten Dokument eine Schulung durchführen. Und sollten Sie feststellen, dass Ihre (sinnbefreiten) Dokumente nicht beachtet werden, dann bietet sich auch immer die Nachschulung an.
Checklisten eignen sich wunderbar…
…um zu überprüfen, ob alle Anweisungen auch wirklich so umgesetzt worden sind. Zu jeder Tätigkeit gehört somit auch eine entsprechende Checkliste. Wenn zum Beispiel der Sachbearbeiter Vertriebsinnendienst prüft, ob der Preis auf der Bestellung des Kunden auch mit dem angebotenen Preis übereinstimmt – wie wollen Sie sonst bitte ohne Checkliste nachweisen, ob diese Prüfung auch wirklich stattgefunden hat? Und wenn Ihre Kollegen Sie nach dem Sinn solcher Listen fragen, dann ziehen Sie einfach die Augenbrauen hoch und teilen mit, dass die ISO 9001 dies so fordert. Sie können aber natürlich auch erwähnen, dass der externe Auditor die fordert – das fördert dessen Standing ungemein.
Und auch hier können Sie den Joker „Schulungen“ ziehen. ;-)
Qualitätsmanagement ist nicht einfach…
…und das sollte sich auch in den Formulierungen widerspiegeln. Verwenden Sie möglichst viele Fremdwörter (oder noch besser – Fachbegriffe aus der ISO 9001), um dies auch deutlich hervorzuheben. Die Mitarbeiter werden schon fragen, wenn sie etwas nicht verstehen. Die Gefahr, dass die Mitarbeiter nicht nachfragen und das Qualitätsmanagement für ganz großen Quatsch halten, der mit ihrer eigentlichen Tätigkeit nichts zu tun hat, ist absolut nicht gegeben.
Besprechungen sind wichtig…
…und noch wichtiger sind die Protokolle darüber. Führen Sie über jede auch noch so kleine Besprechung ein möglichst ausführliches Besprechungsprotokoll. Und verteilen Sie dies dann nicht nur an die Teilnehmer der Besprechung, sondern auch an alle, die sich auch nur im Geringsten dafür interessieren könnten. Wofür wurde denn die CC-Funktion bei dem Versand von Emails erfunden?
Wenn Sie mal zwei Mitarbeiter mit einer Kaffeetasse im Küchenbereich stehen sehen und keiner hat einen Zettel und Stift in der Hand, dann ist die nächste Abmahnung nicht mehr weit. Denn es gibt ja nur zwei Möglichkeiten: Entweder handelt es sich um ein Privatgespräch (was schon schlimm genug wäre) oder aber es ist eine Besprechung, die entgegen aller Vorgaben nicht in einem Besprechungsprotokoll dokumentiert wird.
Kundenbefragungen sind auch wichtig…
…und müssen mit viel Aufwand betrieben werden. Die ISO 9001 gibt zwar auch andere Möglichkeiten zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit vor, aber das ist was für Anfänger. Sie machen natürlich eine herkömmliche Kundenbefragung auf Papier. Sie hätten zwar die Möglichkeit, auch eine Onlinebefragung zu machen, aber vielleicht löscht der Kunde den Link dafür ja aus Versehen und Sie wollen ihm ja nicht die Möglichkeit nehmen, dass er Sie möglichst positiv bewertet. Dass bei einer Kundenbefragung einige Grundregeln zu beachten sind (möglichst mehrseitig, komplizierte Fragen mit doppelter Verneinung…) versteht sich von selbst und braucht hier ja sicher nicht extra erwähnt werden.
Beim internen Audit….
…müssen Sie natürlich richtig Druck machen. Dass es sich beim externen Audit um eine Prüfung (bitte die Mitarbeiter extra darauf hinweisen!) handelt ist ja klar und daher sollten Sie dies so gut wie möglich im internen Audit adaptieren. Legen Sie ihre Scheu in diesem Bereich ab. Sie sitzen als QMB immer allein in der Kantine und Gespräche verstummen, sobald Sie dazu kommen. Das interne Audit ist genau der richtige Zeitpunkt, um es den Kollegen mal so richtig heimzuzahlen! An dieser Stelle kann ich jetzt keine weiteren Tipps zum internen Audit geben, denn die Liste würde so lang werden, dass es hier den Rahmen sprengen würde. Aber da wird Ihnen sicherlich so Einiges einfallen.
Qualitätsmanagement bedeutet viel Arbeit…
…und die fängt bei Ihnen an. Sie haben sich vorgenommen, das Qualitätsmanagementhandbuch jede Woche um einen wichtigen Punkt ausführlich zu ergänzen. Super, Sie sind auf genau dem richtigen Weg, um einen großartigen Papiertiger zu erschaffen! Doch da dies viel Arbeit für Sie bedeutet, sollte natürlich auch Ihr Chef sehen, wie sehr Sie sich bemühen. Machen Sie einfach intern die Vorgabe, dass das Qualitätsmanagementhandbuch auf jeder Seite durch die Unterschrift des Geschäftsführers freigegeben werden muss. Sobald Sie bei einer dreistelligen Seitenanzahl angekommen sind, bekommen Sie automatisch die Empfehlung zum Mitarbeiter des Monats.
Ihnen ist das Lachen noch nicht vergangen? Mir auch nicht und in meiner täglichen Arbeit sorge ich dafür, dass genau solche Dinge nicht passieren.
Was ist Qualitätsmanagement und ISO 9001? Was ist eine Managementbewertung?
