Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Zum Thema Zertifizierungsaudit – Wie läuft das ab?

Als Berater habe ich ja schon einige Zertifizierungsaudits gemacht und bin da relativ routiniert, auch wenn immer ein wenig was von Prüfungssituation bleibt. Doch für meine Kunden ist es fast immer eine Premiere und wenn sich die Einführung der ISO 9001 dem Ende neigt, dann kommt fast immer die Frage „Wie läuft das eigentlich ab?“. Daher möchte ich das hier in einem relativ ausführlichen Umfang erklären. Nehmen wir einfach mal die Situation, dass ein Unternehmen die ISO 9001 eingeführt bzw. die dafür benötigte Dokumentation erstellt hat und sich zertifizieren lassen möchte.

 

Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft

Erstmal hat das Unternehmen die Qual der Wahl und zwar die der Zertifizierungsgesellschaft. In Deutschland gibt es deutlich mehr als hundert Gesellschaften, die von der DakkS akkreditiert wurden und somit ein ISO 9001 Zertifikat erteilen können. Normalerweise holt sich ein Unternehmen von einigen Zertifizierungsgesellschaften Angebote ein, vergleicht diese und führt unter Umständen schon Vorgespräche (zum Beispiel über die Auditorenauswahl). Danach kann das Unternehmen eine Entscheidung fällen, unter Umständen natürlich auch mit Hilfe des Beraters. Wichtig beim Vergleich ist mir immer, nicht nur die ganz offensichtlichen Preise zu vergleichen, sondern auch immer die „Nebenkosten“. Während es Zertifizierungsgesellschaften gibt, bei denen die Kilometerpauschale zum Beispiel auch die Auditorenkosten inkludiert, gibt es auch andere. Dort kommt dann zur Kilometerpauschale nochmal ein Stundensatz für den Anfahrtsweg des Auditors.

 

Bereitschaftsbewertung

Ob es jetzt Bereitschaftsbewertung oder zum Beispiel Dokumentenprüfung heißt, ist erstmal egal – denn jede Zertifizierungsgesellschaft macht es. Jedenfalls habe ich noch keine erlebt, die dies nicht tut. Die Zert-Gesellschaft lässt sich vor dem eigentlichen Audittermin bestimmte Unterlagen zusenden. In der Regel geht es dabei um bestimmte Teile der Qualitätsmanagementdokumentation und das Protokoll des internen Audits und der Managementbewertung. Anhand dieser Dokumente wird festgestellt, ob das Qualitätsmanagement bzw. das Unternehmen bereit ist, auditiert zu werden. Ich sage umgangssprachlich immer – da prüft der Zertifizierer ob es sich lohnt, dass Zertifizierungsaudit durchzuführen oder ob es so gravierende Lücken im System gibt, dass davon auszugehen ist, dass das Zertifizierungsaudit nicht zum Erfolg führen kann.

 

Audittagesplan

Vor dem Zertifizierungsaudit lässt der Auditor dem zu auditierenden Unternehmen immer einen Audittagesplan zukommen. In diesem ist detailliert festgehalten, zu welcher Zeit der Auditor welche Normpunkte prüfen möchte und wer als Gesprächspartner dabei ist. Sollte es dabei Probleme geben, so scheuen Sie bitte nicht, den Auditor dementsprechend anzusprechen. Wenn der Auditor zum Beispiel von 16 bis 18 Uhr die Entwicklung auditieren möchte, aber die Entwicklungsabteilung immer schon um 15 Uhr Feierabend macht, dann lässt sich da sicher etwas machen. Dann wird die Entwicklungsabteilung halt früher auditiert und danach der Vertrieb, weil der eh bis 19 Uhr im Hause ist. 😉

Eröffnungsgespräch

Am eigentlichen Audittag geht es in der Regel mit dem Eröffnungsgespräch los. Dabei anwesend sind neben dem Auditor (oder dem Auditorenteam) in der Regel die oberste Leitung und der Qualitätsmanagementbeauftragte, wenn es denn einen solchen gibt. In diesem Gespräch haben dann sowohl der Auditor als auch das Unternehmen die Möglichkeit sich kurz vorzustellen. Der Auditor erläutert dann das Auditvorgehen (Stichwort „dokumentierte Nachweise“) und ebenfalls das Vorgehen bei möglichen Abweichungen, die er unter Umständen findet. Auch hier fragt der Auditor dann normalerweise nochmal nach, ob der Audittagesplan so in Ordnung ist und ob man an diesem festhalten könne. Und in der Regel geht es dann fast nahtlos über in das eigentliche…

 

Audit

Hier beginnt der Auditor dann teilweise mit dem Qualitätsmanagement an sich, also zum Beispiel mit dem Thema der Dokumentenlenkung oder auch den Aufzeichnungen des internen Audits und der Managementbewertung. Und dann geht es auch hier übergangslos zu den „normalen“ Unternehmensprozessen und den anderen Bestandteilen des Qualitätsmanagementsystems.

Hierbei handelt es sich dann um das eigentliche Audit oder wie ich es nennen „Frage – Antwort – Dokument“. Wie hat es eine Auditorin mir gegenüber mal so charmant formuliert: “ Nehmen Sie es mir nicht übel Herr Thode. Ich glaube Ihnen erstmal garnichts, bis Sie es mir belegen können.“ Und das ist dann auch wirklich so, dass der Auditor die Angaben mithilfe von dokumentierten Nachweisen überprüfen muss. Wenn er also zum Beispiel etwas zum Thema Entwicklung fragt und Sie ihm erklären, dass Sie am Anfang eines jeden Entwicklungsprojektes einen Entwicklungsplan erstellen, dann können Sie ganz sicher davon ausgehen, dass er das Beispiel eines Entwicklungsplanes einsehen möchte.

Und wenn Sie sich vorher gefragt haben, was der Auditor denn die ganze Zeit bei Ihnen im Unternehmen machen möchte, dann haben Sie damit die Antwort – denn dieses Auditieren und das Einsehen der dokumentierten Nachweise nimmt ordentlich Zeit in Anspruch. Gerade auch, weil der Auditor dann den Sachverhalt an sich mitschreiben wird (handschriftlich oder gleich in den Laptop) und immer auch, welchen dokumentierten Nachweis er eingesehen hat.

Jetzt könnte man natürlich auf die Idee kommen, dass man schon Unterlagen bereitlegt, um dieses zeitlich zu verkürzen. So unter dem Motto – wenn ich weiß, was er sehen möchte, dann suche ich das vorher schon mal raus. In der Regel keine so clevere Idee. Natürlich ist es hilfreich und spart Zeit, wenn man zum Beispiel den Auditbericht oder das Organigramm zur Hand hat oder schnell findet. Aber ich habe auch schon Auditoren erlebt, die ganze Aktenordner zur Seite geschoben haben und gemeint haben, dass diese Unterlagen ganz sicher in Ordnung sind, sonst würden diese ja nicht auf dem Tisch stehen und dann andere Unterlagen einsehen wollte. So als Regel kann man sagen, dass man Unterlagen die es nur einmal gibt, bereithalten kann (zum Beispiel Organigramm, Qualitätspolitik, Bericht internes Audit und Managementbewertung, zentralen Maßnahmenplan usw.), alles andere aber nicht.

 

Abschlussbesprechung

In der Abschlussbesprechung sitzt man dann in der Regel in gleicher Runde wieder zusammen, in der man auch schon das Eröffnungsgespräch geführt hat. Nur das man da nicht darüber spricht was man tun wird, sondern was man getan hat und mit welchem Ergebnis. 😉

Dort wird der Auditor dann darlegen, was ihm am Unternehmen bzw. am Managementsystem besonders gut gefallen hat und wo er Abweichungen oder Verbesserungspotential gefunden hat. Darüber wird dann normalerweise Einvernehmen erzielt und der Auditor lässt sich das dann auch durch Unterschrift der obersten Leitung bestätigen. Ebenso wird hier dann in der Regel zum Beispiel besprochen, was als Geltungsbereich auf dem Zertifikat stehen soll (also mehr oder weniger der Unternehmenszweck) und in welchen Sprachen das Zertifikat ausgestellt werden soll.

Dabei sind zwei Punkte ganz wichtig, die ich an dieser Stelle erwähnen möchte.

Erstens – Der Auditor stellt das Zertifikat nicht selber aus! Er erstellt nur einen Bericht, in dem er die Zertifikatserteilung empfiehlt oder auch nicht. Dieser Bericht wird dann bei der Zertifizierungsgesellschaft geprüft und man kommt dann der Empfehlung nach. Jedenfalls habe ich noch keinen Fall erlebt, in dem der Empfehlung nicht nachgekommen wurde.

Zweitens – Nicht jede Abweichung hat zur Folge, dass der Auditor die Zertifikatserteilung nicht empfiehlt! Natürlich gibt es Hauptabweichungen oder NC1 bzw. NC2 (auch das nennen die Zertifizierungsgesellschaften alle anders), also wirklich grobe Fehler. In diesem Fall muss da nochmal nachgearbeitet werden und ggf. ein Nachaudit durchgeführt werden, bevor der Auditor die Zertifikatserteilung empfehlen kann. Es gibt aber auch Nebenabweichungen oder NC3 (NC steht dabei für Nonconformities), also eher kleinere Fehler. Das sind dann die Punkte wo der Auditor meint, dass die Normerfüllung noch nicht vollumfänglich gegeben ist, er dem Unternehmen aber Zeit lässt, diesen Punkt bis zum nächsten Audit nachzuarbeiten. Weil darüber aber Aufzeichnungen existieren, können Sie davon ausgehen, dass der Auditor sich das beim nächsten Mal wirklich anschauen wird.

 

Zertifikatserteilung

Wenn das Audit vor Ort abgeschlossen ist, dann wird der Auditor in seinem Büro den Auditbericht fertigstellen und an die Zertifizierungsgesellschaft weiterleiten. Wenn er darin die Zertifikatserteilung empfiehlt, dann wird dieser Bericht wie oben angesprochen geprüft. Wenn diese Prüfung ergibt, dass der Bericht schlüssig ist und die Zertifizierungsgesellschaft das Ergebnis nachvollziehen kann, dann wird das Zertifikat erteilt und dem Unternehmen zugesendet. Als Richtwert hierfür würde ich jetzt mal ungefähr 3-4 Wochen angeben. Sollten Sie das Zertifikat früher brauchen, weil zum Beispiel eine große Messe vor der Tür steht und Sie das Zertifikat da schon präsentieren möchten, dann sprechen Sie ganz einfach den Auditor darauf an. Das lässt sich bei Bedarf dann auch verschnellern.

 

 

Ich hoffe mit diesem Artikel die wichtigsten Fragen beantwortet zu haben. Natürlich hätte ich auf viele Punkte noch intensiver eingehen können (zum Beispiel Abweichungen oder die Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft). Um den Umfang des Artikels aber nicht zu sprengen und ihn von der Länge lesbar zu halten, habe ich dann darauf verzichten müssen.

Zertifizierungsaudit

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2 thoughts on “Zum Thema Zertifizierungsaudit – Wie läuft das ab?
  • F. Wichmann sagt:

    Hallo Herr Thode,

    erst einmal vielen Dank für die ausführliche Übersicht.

    Als Neuling, den unser Betrieb möchte sich Erst-Zertifizieren, habe ich eine Frage hinsichtlich des Themas Abweichungen.

    Wir haben einige wenige Projekte die langjährig sind, bei denen die Herstellung der Normkonformität der Prozesse während des Projekts, zu Zeitaufwändig und kostspielig wären.

    Wenn wir also für diese projekte keine Normkonformität sicherstellen können, sondern die ISO 9001 nur teilweise an den uns möglichen Stellen Umsetzen.

    Resultiert hieraus automatisch eine Haupt- oder Nebenabweichung, die womöglich zur Ablehnung führt?
    Oder gibt es hier Ausnahmen?

    Hoffe diese Problematik verständlich herübergebracht zu haben.

    Vielen Dank vorab.

    F. Wichmann

    • Hallo Herr Wichmann,

      normalerweise würde ich jetzt sagen, dass eine Nichtumsetzung von Norminhalten automatisch eine Abweichung ist. Allerdings glaube ich, dass bei Ihnen die Dinge etwas komplexer liegen und solch eine pauschale Antwort nicht möglich ist.

      Können Sie mir einfach mal ein kurzes Beispiel geben von einem Prozess, von dem Sie glauben, dass dieser nicht normkonform dargestellt werden kann? Gerne natürlich so anonymisiert, dass dadurch weder Rückschlüsse auf Ihre Firma und Ihren Kunden möglich sind.

      Viele Grüße
      Michael Thode

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