Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Kontext der Organisation – ISO 9001:2015

Heute möchte ich mich mal einem Thema nähern, was mir einiges an Kopfschmerzen bereitet hat – der Kontext der Organisation. Dabei möchte ich mich erstmal nur auf das Verstehen der Organisation und ihres Kontextes beschränken und die relevanten interessierten Parteien außen vor lassen. Auch so würde das Thema schon ausreichen, um eine Bachelorarbeit o.ä. darüber zu schreiben. Ich versuche mich hier aber vielleicht nicht unbedingt knapp, aber doch auf jeden Fall verständlich zu halten.

 

Kontext der Organisation

In der ISO 9001:2015 steht im Kapitel 4.1 dazu, dass diese Themen bestimmt werden müssen. Doch nicht nur das ist wichtig, sondern auch folgende Schlagworte scheinen mir dabei wichtig zu sein:

  • interne und externe Themen
  • für ihren Zeck und ihre strategische Ausrichtung relevant
  • überwachen und überprüfen

Als ich dies zum ersten Mal gelesen habe, da war daraufhin in meinem Kopf eine relativ große Leere vorhanden und ich habe versucht im Internet zu recherchieren und mich diesem Thema über Bücher zu nähern. Blieb leider beides erfolglos. Immer wenn ich etwas darüber gelesen habe, dann ist der Beitrag ganz schnell in Richtung relevante interessierte Parteien gekippt (ist ja auch so praktisch, dass das im Kapitel 4.2 steht, da braucht man auf das Kapitel 4.1 nicht wirklich eingehen 😉 ) oder es wurde versucht total theoretisch an dieses Thema heranzugehen.

Für mich habe ich jetzt folgende Lösung gefunden:

Natürlich hat jedes Unternehmen einen anderen Kontext bzw. externe und interne Themen, die bestimmt werden müssen. Und wenn wir jetzt mal an ein großes Unternehmen denken, dann erfolgt dort die Ermittlung von internen und externen Themen ganz selbstverständlich – es nennt sich nur anders, da heißt es dann Strategiemeeting. Und eigentlich sind diese externen Themen nichts anderes. Bei einem Strategiemeeting werden externe und interne Themen ermittelt, sich Ziele gesetzt und Maßnahmen ergriffen, diese Ziele zu erreichen.

Wenn Sie jetzt also vor der Aufgabe stehen den Kontext der Organisation in Bezug auf externe und interne Themen zu ermitteln, dann würde ich da mal eine gedankliche Brücke bauen und sagen, machen Sie doch einfach ein Strategiemeeting. Setzen Sie sich doch einfach mal mit einem leeren weißen Blatt Papier und einem Stift hin und stellen sich zum Beispiel folgende Fragen:

  • Wie ist die Markt- bzw. Konkurrenzsituation des Unternehmens?
  • Wie stehe ich im Vergleich zu anderen Unternehmen?
  • Was will ich meinen Kunden anbieten bzw. was erwarten diese von mir?
  • Was benötige ich dafür und was beeinflusst meine Fähigkeit, diese Anforderungen zu erfüllen?
  • In welchem gesetzlichen Kontext befinde ich mich mit meinem Unternehmen?
  • usw.

Wer jetzt das Problem hat, dass er zu lange vor dem leeren Blatt Papier sitzt und es nicht gefüllt bekommt, der sollte daraus vielleicht ein Brainstorming machen. Mit anderen zusammen denkt es sich vielleicht einfacher und wenn der Stein gedanklich erstmal ins Rollen gekommen ist, dann sorgen mehrere Personen auch dafür, dass da einiges zusammen kommt. Lassen sie dort auch den Gedanken einfach mal freien Lauf. Es wird eins zum anderen kommen…

 

Beispiel zur Ermittlung interner und externer Themen

Wenn Sie zum Beispiel Inhaber einer mittelständischen Druckerei sind, dann werden sie ganz schnell darauf kommen, dass Ihre Wettbewerbssituation so ist, dass Sie vor allen Dingen Konkurrenz aus dem Bereich der Internetdruckereien haben. Ganz sicherlich werden Sie an viele Kunden der Internetdruckereien nicht herankommen, bzw. die vor Jahren noch üblichen Kunden einer mittelständischen Druckerei (zum Beispiel Vereine oder kleine Unternehmer) lassen sich ihre Visitenkarten oder ähnliches jetzt von einer Internetdruckerei liefern. Das ist ein Fakt und das müssen sie so hinnehmen. Was sie aber nicht so hinnehmen müssen, dass ihre Vertriebswege auch so bleiben, wie sie vor Jahren gewesen sind. Vielleicht entschließen Sie sich nicht mehr so viel Aufwand in die Akquise von Kleinkunden zu stecken, sondern überlegen sich am besten, wie sie an Kunden herankommen, die nicht über solche Internetdruckereien drucken lassen können. Gibt es zum Beispiel größere potentielle Kunden in Ihrer Nähe, die immer mal wieder Drucksachen brauchen? Gibt es bei Ihnen in der Nähe Theater, Museen oder mittelständische Handelsunternehmen, die auch Kataloge haben und diese ja irgendwo her beziehen müssen? Wenn sie auf solche Kunden stoßen, dann sollten Sie sich überlegen, was diese von Ihnen erwarten. Natürlich erwarten die mehr als einen Mitarbeiter der im Büro sitzt und auf Kundenanrufe wartet, sondern diese Kunden müssen sie direkt ansprechen. Wie machen Sie das am besten? Am besten fangen Sie dann vielleicht damit an, dass Sie Ihrem Mitarbeiter ein Kommunikationstraining geben, damit dieser auch bei Kundenbesuchen glänzen kann und nicht gedanklich in der Druckvorstufe hängen bleibt. Wie sind hiermit dann auch sozusagen schon bei den internen Themen angekommen. 😉

Sie haben gesehen, dass wir hier ganz leicht von einem externen Thema (Konkurrenz durch Internetdruckereien) zu den internen Themen (Auswahl der Zielkunden, Kompetenz der Mitarbeiter) vorgestoßen sind. Dieses Beispiel könnte man jetzt auch auf andere Belange weiter ausdehnen, aber ich möchte es jetzt hier erstmal dabei belassen.

Die Frage ist dann immer noch, wie gehe ich denn bei dieser Ermittlung im Unternehmen am besten vor. Hier gibt es sicherlich kein Allgemeinrezept, wobei ich schon mal sagen muss, dass ich es hier anders sehe, als in vielen anderen Bereichen. Der Spruch „Viele Köche verderben den Brei) trifft hier meiner Meinung nach nicht zu. Ich würde sagen, dass mehrere Personen in diesem Zusammenhang eher als Ideen- oder Gedankengeber zu sehen sind. Und die Ergebnisse eines Brainstormings werden sicherlich besser sein, als wenn sich der QMB in seinem kleinen, fensterlosen Büro diesem Thema alleine widmet.

Kontext der Organisation

 

Kontextermittlung in kleinen Unternehmen

Bei kleinen Unternehmen braucht diese Kontextermittlung vielleicht nicht so in die Tiefe und im Detail erfolgen, wie zum Beispiel in einem Großkonzern, der unter Umständen eine ganze Abteilung dafür hat. Aber auch in einem Kleinunternehmen ist es sicherlich nicht verkehrt, wenn man diesbezüglich ein Meeting oder ein Brainstorming macht. Die Ausarbeitung des Ganzen kann dann natürlich durch eine Person erfolgen, dafür muss man nicht mehrere Mitarbeiter in einem mehrstündigen Meeting „festbinden“.

Kontextermittlung in mittelständischen Unternehmen

Mittelständische Unternehmen haben natürlich mehr Ressourcen dafür zur Verfügung. Auch hier würde ich als erstes mal ein Brainstorming mit der Geschäftsleitung und anderen relevanten Personen aus dem Unternehmen vorschlagen. Wenn Sie die Geschäftsleitung mit der Produktionsleitung und zum Beispiel der Vertriebsleitung an einen Tisch setzen, dann haben sie viele verschiedene Sichtweise zusammen, was dem Ergebnis sicherlich zuträglich ist. Natürlich kann man das dann professioneller angehen als in einem kleinen Unternehmen und diese Ermittlung zum Beispiel mittels einer SWOT-Analyse durchführen. Und wem das Thema SWOT-Analyse jetzt nichts sagt, dem sei der Blogbeitrag dazu ans Herz gelegt, den sie hier finden.

 

Praxistipp

Sehen sie die internen und externen Themen bitte nicht alleinstehend und geben sich damit zufrieden, dass sie diesbezüglich eine Liste erstellen. Das erfüllt zwar die Normforderungen in diesem Punkt, bringt dem Unternehmen aber keinen wirklichen Vorteil.

Wenn die internen und externen Themen bestimmt sind, dann ergeben sich daraus fast eigenständig Maßnahmen, die umgesetzt werden können und müssten und mit ein wenig Kreativität können sie dort auch dementsprechende Ziele erstellen. Machen sie da eine „runde“ Sache draus und das Ganze wird dem Unternehmen auch wirklich einen Vorteil bringen!

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