Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

PDCA-Zyklus am Beispiel eines WG-Putzplans

Den PDCA-Zyklus trifft man im QM „an jeder Ecke“. Selbst in der ISO 9001:2015 wird er wieder erwähnt und wird somit auf eine Stufe mit dem prozessorientierten Ansatz und dem risikobasierten Denken gestellt. Für mich ist der PDCA-Zyklus ganz einfach die Basis für kontinuierliche, geplante und nachhaltige Verbesserung.

 

PDCA-Zyklus

 

Eigentlich wollte ich selber einen langen und ausführlichen Beitrag zu dem Thema schreiben, kam dann aber kurzfristig auf eine andere Idee. Folgende Erklärung des PDCA-Zyklus mit einem meiner Meinung nach sehr guten und einfachen Beispiels ist von  Eva Arnold:

PDCA-Beispiel Aufgabenverteilung, Fallbeispiel Wohngemeinschaft

In einer mittelgroßen Arbeitsgruppe wird ein Ungleichgewicht in der Aufgabenverteilung festgestellt. Komplexe Aufgaben werden meist von einer einzelnen Person durchgeführt. Teamarbeit ist kaum vorhanden. Dies führt insgesamt zu einer Verzögerung der Aufgabenbewältigung.

Ein Beispiel wäre hier die Wohngemeinschaft (WG): Alle Mitbewohner sind unzufrieden mit dem Zustand der WG, da niemand sich verantwortlich führt, allgemein genutzte Räume zu putzen oder den Kühlschrank zu füllen.

 

Plan:

Die Effizienz der Aufgabenbewältigung soll gesteigert werden, indem das Ungleichgewicht in der Aufgabenverteilung behoben wird. Die Maßnahme ist eine Neuverteilung der Aufgaben unter allen Mitarbeitern der Arbeitsgruppe. Diese Maßnahme beinhaltet zunächst die Bewertung der Aufgaben nach Zeitaufwand und Komplexität und anschließend die faire, teils kompetenzabhängige Verteilung kleiner Aufgabenpakete auf alle Mitarbeiter. Komplexe Aufgaben sollen hingegen vom gesamten Team in Teamsitzungen bearbeitet werden.

Anhand unseres WG-Beispiels beinhaltet das die Einteilung der Aufgaben, z.B. nach Räumen und Arten (Küche: Aufräumen, Boden wischen, Oberflächen wischen, Einkaufen gehen, Geschirr spülen). Der Zeitaufwand ist abhängig von der Tätigkeit und dem Raum (Wohnzimmer ist größer als die Küche). Zusätzlich gibt es Personen, denen manche Aufgaben eher liegen als anderen (Person 1 ist effizient beim Staubsaugen, während Person 2 bei dieser Aufgabe die unbequemen Ecken auslassen würde). Größere oder auch unbeliebte Aufgaben werden von allen WG-Bewohnern in Zusammenarbeit durchgeführt (Renovierungsarbeiten).

 

Do:

In einer Testphase wird ein Aufgabenbereich entsprechend aufgeteilt. Die neu verteilten Aufgaben werden bearbeitet und die Teamarbeit aufgebaut. Aufgaben werden an die Mitarbeiter verteilt, wobei die Fachbereiche des jeweiligen Mitarbeiters in Betracht gezogen werden.

In unserer WG wäre eine Testphase anhand eines Raumes, beispielsweise des Wohnzimmers, innerhalb von 2 Monaten gut durchzuführen. In dieser Phase können Lieblingstätigkeiten der Bewohner evaluiert und berücksichtigt werden, oder gegenteilig sehr ungern durchgeführte Tätigkeiten abgegeben werden. Wöchentlich setzt man sich zusammen, und bespricht, was noch getan werden muss und welche Aufgaben man gemeinsam bewältigt. Außerdem wird der Zustand des Wohnzimmers begutachtet.

 

Check:

Die Effizienz der Aufgabenbewältigung wird ausgewertet. Führt die Optimierung zu einer zügigeren Bearbeitung der Aufgaben und einer gut funktionierenden Teamarbeit, werden die Maßnahmen für andere Aufgabenbereiche freigegeben.

Innerhalb der Testphase das Wohnzimmer wöchentlich sauber und aufgeräumt, dabei waren alle mit ihren Aufgaben zufrieden und fühlten sich fair behandelt. Der Plan ist gelungen und kann auf die anderen Räume übertragen werden.

Act:

Die neuen Maßnahmen zur Aufgabenverteilung und -bewältigung werden in allen Aufgabenbereichen umgesetzt.

In unserer WG werden nun auch für die anderen Zimmer wie Küche, Flur und Bad die Maßnahmen aus der Planungsphase umgesetzt“

 

Also wie ich persönlich finde sehr interessant und greifbar beschrieben. Würde mich über Feedback sehr freuen!

 

 

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