Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Warum hilft ein QM Musterhandbuch in der Regel nicht wirklich weiter?

Das Internet ist voll von Angeboten für QM Musterhandbücher und es ist natürlich eine verlockend klingende Lösung – wenn ich von einem Kunden aufgefordert werde mich nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen, dann nehme ich mir einfach ein Musterhandbuch, passe es an und habe schon eine kostengünstige, arbeitssparende Lösung gefunden.

Doch so einfach ist es meiner Meinung nach nicht. Was ich an anderen Stellen schon kurz angerissen habe, möchte ich hier etwas näher erläutern. Ich beschränke mich dabei absichtlich auf 4 Punkte, ansonsten könnte ich hier sehr schnell den Rahmen sprengen. 😉

Hier finden Sie die neue FAQ Seite der Lösungsfabrik Bodensee zum Thema QM Handbuch!

 

1. Es gibt kein Musterunternehmen

So wie es kein Musterunternehmen gibt, so kann es meiner Meinung nach auch kein (auf alle oder viele Unternehmen) passendes Musterhandbuch geben. Jedes Unternehmen ist anders und da spreche ich jetzt nicht von gravierenden Unterschieden, zum Beispiel ob es ein Dienstleistungsunternehmen oder produzierendes Gewerbe ist. Auch zwei metallverarbeitende Unternehmen der gleichen Größe beispielsweise werden nicht direkt miteinander vergleichbar sein. Es gibt mit der Zeit gewachsene Strukturen, Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeit etc., die gravierend unterschiedlich sind. Und auch wenn es vielfach den Eindruck macht, Sinn und Zweck der ISO 9001 ist es nicht, das zu standardisieren. Es gibt in der Regel Gründe warum die Strukturen so gewachsen sind, warum bestimmte Arbeitsabläufe so und nicht anders durchgeführt werden und warum die Verantwortlichkeiten so geregelt sind, wie sie sind. Und da ist es der falsche Weg, sein Unternehmen an das QM System anzupassen. Das QM System muss an das Unternehmen angepasst werden!

Musterhandbuch

 

2. Größe des Unternehmens bzw. Verantwortlichkeiten im Unternehmen

In der Regel ist jedes Unternehmen intern anderes geregelt und die Verantwortlichkeiten anders verteilt. Man kann ein Unternehmen, in dem der Geschäftsführer alle Entscheidungen trifft nicht mit einem Unternehmen vergleichen, welches über eine Abteilungsstruktur verfügt, in der dann die Abteilungsleiter einen Teil der Entscheidungen treffen und die Verantwortlichkeit dafür haben. Und das hat direkte Auswirkungen auf des Qualitätsmanagementsystem, bzw. dessen Dokumentation. Um das nicht zu theoretisch zu lassen ein kleines Beispiel: Die ISO 9001 fordert von einem Unternehmen, dass es ein dokumentiertes Verfahren zu Korrekturmaßnahmen gibt. Und das ist jetzt mehr als eine Normforderung, sondern es sollte im Eigeninteresse eines jeden Unternehmens liegen, dass bei aufgetretenen Fehlern die Ursache ermittelt und behoben wird. Ich kann das jetzt über eine Prozessanweisung machen, die möglichst allgemein gehalten ist und nur der Normerfüllung dient. Einen wirklichen Mehrwert und Nutzen für das Unternehmen wird solche eine Anweisung allerdings nicht haben. Dafür muss ich schon mehr haben, als eine Musterlösung von der Stange. Dafür brauche ich eine auf das Unternehmen angepasste Prozessanweisung, in der Ablauf und Verantwortlichkeiten genau geregelt sind, damit die Ursache auch wirklich gefunden und behoben wird. Natürlich kostet so eine Lösung im ersten Schritt mehr Zeit und Geld, als nur per copy-and-paste ein Unternehmenslogo in die Standartlösung einzubauen. Dafür hilft sie aber wirklich weiter.

 

3. Ausrichtung des Unternehmens

Jedes Unternehmen ist von der Ausrichtung her unterschiedlich. Und da gibt es neben den großen gravierenden Unterschieden auch noch viele kleine. Das ein QM System für ein Dienstleistungsunternehmen komplett anders ausschauen kann und sollte ist klar. Wer jetzt aber sagt – ich habe ein produzierendes Gewerbe und hole mir halt ein Musterhandbuch für einen kleinen produzierenden Betrieb, der ist leider auch auf dem Holzweg. Auch hier wieder ein kurzes Beispiel: Eine Druckerei ist genauso ein produzierender Betrieb, wie zum Beispiel ein kleiner Maschinenbauer – und trotzdem gibt es gravierende Unterschiede. Während in einer Druckerei das Thema Messmittelmanagement ganz kurz und knapp abgehandelt werden sollte, so ist es bei einem Maschinenbauer ein ganz elementarer großer Bestandteil. Schon aufgrund der Anzahl der Messmittel und der Wichtigkeit von durchgeführten Messungen und Überprüfungen.

 

4. Interne Kommunikation

Für mich ein ganz wichtiges Thema. Interne Kommunikation wird vielfach unterschätzt und kann doch soviel für ein Unternehmen bewirken. Nicht umsonst fordert die ISO 9001 im Kapitel 5.5.3 Interne Kommunikation, dass geeignete Prozesse eingeführt werden. Dies kann man jetzt mit einem Mustersatz „Interne Kommunikation findet aufgrund unserer geringen Unternehmensgröße im täglichen Arbeitsablauf statt. Auftretende Probleme und Fragen werden sofort geklärt.“ regeln und das ganze sogar ziemlich normkonform. Doch hilft solch ein Satz über die Normkonformität hinaus? Sicher nicht! Vielleicht ist es doch besser im QM System festzuschreiben, dass zum Beispiel halbjährlich Betriebsversammlungen stattfinden, nur um das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter zu befriedigen und vielleicht Punkte anzusprechen, die doch im normalen Geschäftsablauf verloren gehen aber es Wert wären, dass man diese bespricht?

 

Was kann passieren?

Jetzt mal unabhängig von dem Risiko, dass man ein QM Musterhandbuch so verändert, dass es nicht mehr normkonform ist und somit die ISO 9001 Zertifizierung gefährdet. Wenn man ein Musterhandbuch nur mit geringen Veränderungen für seine eigene QM Dokumentation verwendet, dann passt man das Unternehmen an das QM System an und nicht umgekehrt. Die Folge sind dann unter Umständen Mehrarbeit und unnötige Zeit und Kosten, die man in den kommenden Jahren investieren muss. Das Qualitätsmanagementsystem ist dann keine Unterstützung für das Unternehmen, sondern ein statisches Teil, welches von oben übergestülpt wurde. Zusätzlich dazu geht in der Regel auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für das System komplett verloren. Sie werden sehen (oder vielleicht aus der Erfahrung wissen), dass sich solche Systeme dadurch auszeichnen, dass in den letzten Wochen vor dem Überwachungsaudit eine große Hektik ausbricht und man schnell noch einige Sachen tut, um die Zertifikatsverlängerung nicht zu gefährden. Die restliche Zeit des Jahres ruht das QM System und die Dokumentation im Dornröschenschlaf und die Ordner setzen langsam aber sicher Staub an.

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