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Qualitätsmanagement und ISO 9001

QM und ISO 9001 Serie – Teil 4 – Qualitätsmanagement nach ISO 9001 einführen

Wer vor der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 steht, der steht vor folgender Frage: Was muss ich machen bzw. wie führe ich ein Qualitätsmanagementsystem ein? Dieser Artikel soll dabei helfen, einen groben Überblick über die anstehenden Arbeiten und Abläufe zu bekommen.

Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001

Ich behaupte, dass so gut wie jedes Unternehmen bzw. Organisation welches schon längere Zeit tätig ist, über ein Qualitätsmanagement verfügt. Dies muss nicht unbedingt dokumentiert sein, sondern kann zum Beispiel auch auf Zuruf funktionieren.

In jedem Unternehmen wird es zum Beispiel Prozesse geben, wie bei der Lieferantenwahl vorgegangen wird. Dies ist unter Umständen nicht dokumentiert, weil der Chef dem für den Einkauf zuständigen Mitarbeiter in einem persönlichen Gespräch die Vorgehensweise vorgeschrieben hat. Aber es gibt diese.

Die anstehende Aufgabenstellung für eine Zertifizierung nach ISO 9001 ist nun, diese zu dokumentieren, unter Umständen an die Normforderungen anzupassen und weitere Normforderungen umzusetzen. Dabei kommt der einführenden Organisation sicherlich zugute, dass die ISO 9001 sehr flexibel ist. So ist (um bei dem oben genannten Beispiel zu bleiben) nicht vorgeschrieben, nach welchen Kriterien eine Lieferantenauswahl stattzufinden hat. Es ist halt nur festgelegt, dass „Kriterien zur Auswahl, Beurteilung und Neubeurteilung aufgestellt werden“.

Vorgehensweise vom Groben ins Feine

Bei der strukturierten Vorgehensweise ein Einführung eines Qualitätsmanagementsystems arbeitet man sich sinnigerweise vom Groben ins Feine. Im ersten Schritt wird dabei das Qualitätsmanagementhandbuch (inklusive Qualitätspolitik und Qualitätsziele) erstellt. Weiter arbeitet man sich dann vor in den Bereich der Prozessanweisungen oder Prozessbeschreibungen. Der detaillierteste Schritt ist dann die Erstellung von Arbeitsanweisungen und die Erstellung von Musteraufzeichnungen.

Dabei sollte man nicht die komplette Organisation umkrempeln, sondern bestehende Elemente des Unternehmens übernehmen. Lassen Sie mich dies am Beispiel der Ermittlung der Kundenzufriedenheit erklären. Die ISO 9001 sagt verallgemeinert aus, dass die Organisation die Kundenzufriedenheit messen muss. Jetzt ist in der Norm nicht festgeschrieben wie dies zu funktionieren hat und schon garnicht, dass dies in schriftlicher Form mit Kundenfragebögen zu passieren hat. Sollte also in einer Organisation Jahresgespräche mit Kunden stattfinden und in diesen werden Themen wie Zufriedenheit u.ä. besprochen und später analysiert, so brauchen Sie diesen Prozess nur zu  dokumentieren. Es ist nicht nötig, da neue Prozesse zu installieren.  Werden Normpunkte der ISO 9001 nocht nicht im Unternehmen umgesetzt, so müssen diese (schlank und effizient) implementiert und dokumentiert werden.

Sie verbinden also bereits im Unternehmen bestehende guten Prozesse mit weiteren positiven Elementen, die Sie hinzufügen.

 

Internes Audit und Managementbewertung

Sollte das Qualitätsmanagementsystem insoweit komplett sein, als das die Dokumentation komplett steht, so ist es an der Zeit, das interne Systemaudit und die Managementbewertung durchführen.

Beim internen Systemaudit handelt es sich um eine Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems in Bezug auf die Normforderungen und seine Wirksamkeit (auch in Bezug auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess).

Die Managementbewertung ist letztendlich eine Bewertung des Qualitätsmanagementsystems durch die oberste Leitung. In diese Bewertung fliessen unter anderem die Ergebnisse aus dem internen Systemaudit ein. Richtig angewendet ist die Managementbewertung ein wichtiger Baustein im Qualitätsmanagementsystem und kann als „Schwungrad“ für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden.

Wenn auch dies abgeschlossen ist, so ist das Qualitätsmanagementsystem zertifizierungsreif.

Dauer der Einführung

Die Zeitdauer der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist von vielen Faktoren abhängig und kann stark variieren. Maßgeblich ist dabei unter anderem die Größe und Ausrichtung der Organisation bzw. des Unternehmens. Ebenfalls ausschlaggebend ist auch der Grund der Einführung / Zertifiezierung. Sollte dies zum Beispiel auf Kundenanforderung passieren, so wird ein Qualitätsmanagement mit Sicherheit schneller eingeführt, als wenn dies aus internen Gründen passiert.

 

Nächste Woche

Nächste Woche geht es dann los mit dem praktischen Teil der Serie, den Tipps und Empfehlungen für ein schlankes und effizientes Qualitätsmanagementsystem. Ich werde mich daher am kommenden Freitag mit dem Thema Normausschlüsse beschäftigen und dass Sie diese auch nutzen sollten, um ein Qualitätsmanagementsystem zu schaffen, dass dem Unternehmenserfolg dient und nicht auf übermäßige Dokumentation und Normübererfüllung ausgerichtet ist.

 

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