Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Was ist die optimale Gliederung der QM-Dokumentation?

Jedes Unternehmen (bzw. der beauftragte Mitarbeiter) das anfängt sein Qualitätsmanagementsystem zu dokumentieren, sitzt als erstes vor einem weißen Blatt Papier und am Ende werden es einige gefüllte Blätter sein. Und am Anfang stellt sich dann die Frage: Was ist die optimale Gliederung der QM-Dokumentation.

Es gibt dazu zwei Ansatzpunkte, die beide ihre Vor- und Nachteile haben, die ich hier erläutern möchte.

  1. Gliederung nach den Prozessen im Unternehmen
  2. Gliederung eng an die Norm ISO 9001 angelehnt

 

Gliederung nach den Prozessen im Unternehmen

Eine Möglichkeit der Gliederung ist die eng an den Prozessen die im Unternehmen stattfinden.

Vorteile sind dabei, dass die Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems in der Regel höher ist. Das hat damit zu tun, dass das QM-System optimal auf das Unternehmen abgestimmt ist und vor allen Dingen damit, dass die Mitarbeiter es nachvollziehen können. Die Mitarbeiter arbeiten in und mit diesen Prozessen jeden Tag und können somit die Dokumentation am besten nachvollziehen. Für sie ist das dann nichts weltfremdes mehr, sondern einfach nur die Beschreibung und Dokumentation ihrer täglichen Tätigkeiten. Veränderungen am System können leicht vorgenommen werden, weil es in sich und für das Unternehmen logisch aufgebaut ist (was jetzt nicht heißen soll, dass die ISO 9001 nicht logisch aufgebaut ist).

Nachteile sind dabei, dass zum Beispiel der Überblick leichter verloren gehen kann und es eher mal übersehen wird, eine Normforderung umzusetzen. Außerdem sollte man bedenken, dass die Auditfragelisten (mit denen die meisten externen Auditoren arbeiten) in der Regel eng an die ISO 9001 angelegt sind. Also sollte man davon ausgehen, dass ein solches Audit dann länger dauert, weil öfter mal in der Dokumentation gesprungen, bzw. gesucht werden muss.

 

Gliederung eng an die Norm ISO 9001 angelehnt

Die zweite Möglichkeit ist die Gliederung eng an die ISO 9001 anzulehnen.

Vorteile dabei sind dann zum Beispiel, dass Sie relativ leicht den Überblick behalten, weil sich die verschiedenen Normforderungen in den Kapiteln der ISO 9001 gespiegelt in Ihrem Qualitätsmanagementhandbuch und den mitgeltenden Dokumenten wiederfinden. Und wie oben beschrieben, arbeiten die Auditoren in der Regel mit Fragelisten, die eng an die Norm angelehnt sind. Somit ist ein externes Audit in der Regel einfacher durchzuführen und zum Beispiel auch die Dokumentenprüfung bei der Zertifizierungsgesellschaft.

Nachteil dabei ist, dass die Dokumentation vielleicht nicht immer und hundertprozentig von den Mitarbeitern nachvollzogen werden kann, bzw. teilweise für nicht relevant gehalten wird. Dazu ein kurzes Beispiel – in der ISO 9001 steht relativ weit vorne im Kapitel 5.6 die Managementbewertung. Wenn Sie einem Mitarbeiter dann das Handbuch zum lesen geben, wird dieser Punkt für ihn relativ uninteressant sein und er sich vielleicht schon dort eine negative Meinung zum Handbuch bilden. Wenn man die für den Mitarbeiter interessanten Punkte allerdings weiter nach vorne bringen würde und am Ende die administrativen Bestandteile wie zum Beispiel die Managementbewertung oder das interne Audit (die zweifelsohne sehr wichtig sind), dann könnte das die Akzeptanz der Mitarbeiter unter Umständen deutlich steigern.

 

Fazit

Eine eindeutige Empfehlung der „richtigen“ Gliederung der QM-Dokumentation kann es nicht geben. Und da die ISO 9001 auch in diesem Fall keine klare Vorgabe macht, sollten Sie die Flexibilität ausnutzen und die für sich beste Form wählen. Wichtig ist einzig und allein darauf zu achten, was für das Unternehmen am besten und am praktikabelsten ist. Denn die Dokumentation besteht ja nicht nur für den einen Tag der externen Überprüfung, sondern soll dem Unternehmen täglich dienen.

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