Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Frage zu Dokumenten und Aufzeichnungen (die ich per Email erhalten habe)

Ich habe per Email eine Frage erhalten zum Thema Unterschied Dokumente und Aufzeichnungen, die ich hier veröffentlichen möchte. Ganz einfach weil ich glaube, dass die Frage und meine Antwort diesbezüglich auch für andere Leser interessant sein könnte:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
Ich bin auf Ihrer Seite http://www.loesungsfabrik.de/index.php/was-ist-der-unterschied-zwischen-einem-dokument-und-einer-aufzeichnung auf die Unterscheidung von Dokumenten und Aufzeichnungen gestossen. Als was ist denn ein Zertifikat oder eine sonstige Bescheinigung zu bezeichnen? Es gibt auch unterschiedliche Zertifikate und Bescheinigungen, welche die einmalig ausgestellt werden (z.B. eine Fachprüfung, Schulabschluss, Ursprungsland-Bescheinigung zur Ausfuhr/Einfuhr von Gütern), zum anderen welche, die immer wieder erneuert werden müssen (z.B. ein ISO 9000 Zertifikat oder eine Akkreditierungsbescheinigung nach ISO 170XX). Ich würde ein Zertifikat oder eine Bescheinigung sowohl aus Sicht des Ausstellers, wie aus Sicht des Empfängers als Dokument sehen! und Sie?

Mit freundlichen Grüssen
xxx“

Meine Antwort darauf war folgende:

„Hallo Herr xxx,

vielen Dank für Ihre Email.

Was jetzt in dem von Ihnen gelesenen Text nicht drinsteht, ist eine weiterer Unterschied zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen. Dokumente haben Vorgabecharakter, wobei es sich bei Aufzeichnungen um Schriftstücke mit Nachweischarakter handelt. Alles andere in diesem Text stimmt natürlich (Veränderungsmöglichkeiten, Revisionsstand etc.) nur dieser eine Punkt wurde nur nicht erwähnt. Daher sehe ich die von Ihnen beschriebenen Zertifikate oder Bescheinigungen nicht als Dokument, sondern als Aufzeichnung.

Einfach mal an einem Beispiel: Bei der Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems (also dem Handbuch und allen mitgeltenden Dokumenten) handelt es sich um Dokumente. Diese Schriftstücke haben Vorgabecharakter und werden von Zeit zu Zeit geändert. Ein ISO 9001 Zertifikat ist dann eine Aufzeichung, weil es einen Nachweischarakter hat. Mit diesem wird nachgewiesen, dass das Unternehmen die Normvorgaben der ISO 9001 und seine eigenen Vorgaben aus der Qualitätsdokumentation einhält und dies von einer dritten, unabhängigen Stelle überprüft wurde.

Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Michael Thode“

 

In seiner darauf folgenden Antwort hat mein Gesprächspartner eine sehr interessante und treffende Begriffserklärung für Aufzeichnungen geschrieben:

„Bei Aufzeichnungen handelt es sich um Schriftstücke oder um elektronisch Dateien (Aufzeichnung von Messdaten, Betriebszuständen, Sprachnotiz, Videoaufnahme, Foto usw.), welche nach der Erstellung nicht verändert werden dürfen und zum Nachweis / Rückführbarkeit von Abläufen oder Zuständen zu einem bestimmten Zeitpunkt dienen. Dabei handelt es sich in der Regel um Protokolle, Bestätigungen (Zahlungsbeleg, Zertifikat usw.) Prüfberichte usw.. Da Aufzeichnungen nach der Erstellung nicht veränderbar sind, gibt es für diese, im Gegensatz zu Dokumenten, keine Revisionsstände.“

Dieser Begriffserklärung ist meiner Meinung nichts mehr hinzuzufügen.

 

 

Selbstverständlich habe ich von meinem Gesprächspartner die Erlaubnis erhalten, unseren Schriftwechsel anonymisiert hier auf dem Blog zu veröffentlichen.

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