Frage zum Thema Dokumentenlenkung, die ich auf Xing erhalten habe
Vor einigen Tagen erhielt ich auf Xing folgende Frage zum Thema Lenkung von Dokumenten:
„Guten Morgen Herr Thode,
ich hoffe es geht Ihnen gut.
Ich bearbeite in unserer Firma (Bildungsträger) das QM und habe mich gefragt was passiert mit alten Dokumenten im QM Handbuch welche überarbeitet und freigegeben wurden durch Neue? Werden diese einfach aus dem Handbuch entnommen und durch das Neue ersetzt oder wie ist hier der Ablauf?
Ich hoffe Sie können mir bei dieser, vielleicht einfach, dennoch für mich gerade kniffeligen Frage helfen?
Vielen Dank und einen erfolgreichen Tag.
VG xxx“
Meine Antwort darauf war folgende:
„Hallo Herr xxx,
gerne helfe ich Ihnen bei der Antwortfindung auf Ihre kniffelige Frage, die eigentlich gar nicht so kniffelig ist.
In der ISO 9001 (ich denke wir sprechen über diese Norm oder ein daran angelehntes Qualitätsmanagementsystem) wird nicht explizit gefordert, dass alte Dokumente aufbewahrt werden. Es wird darin sogar folgendermaßen geschrieben „falls sie aus irgendeinem Grund aufbewahrt werden“.
Ich selber bin aber ein Freund davon alte Dokumente aufzubewahren, um später bestimmte Dinge nachvollziehen zu können, man weiß nie, wozu das nochmal gut sein kann. Wichtig ist dabei aber zu beachten, dass diese veralteten Dokumente nicht in den normalen Umlauf gelangen und verwendet werden.
Normalerweise müsste das bei Ihnen im dokumentierten Verfahren „Lenkung von Dokumenten“ geregelt sein, einem der 6 Pflichtverfahren nach ISO 9001. Wenn das dort nicht eindeutig geregelt ist, empfehle ich Ihnen, dieses Verfahren zu überarbeiten.
Meine Vorgehensweise ist in der Regel folgende: Wir haben normalerweise ja zwei Ausführungen von Dokumenten vorliegen, einmal die elektronische Form und einmal das ausgedruckte Stück Papier.
Ich lege in der EDV immer einen Unterordner mit der Bezeichnung „Alte Dokumente“ an, auf die nur der QMB Zugriff hat, denn kein anderer Mitarbeiter benötigt in der Regel Zugriff auf alte Dokumente. In diese schiebe ich dann die elektronische Fassung des alten Dokumentes und für dem ursprünglichen Dateinamen vorne noch ein „ALT“ hinzu, so dass deutlich sichtbar ist, dass es sich um ein altes Dokument handelt.
Die Papierform ersetze ich an allen Stellen durch das neue Dokument und vernichte bis auf ein Exemplar alle alten Dokumente. Dieses eine Exemplar versehe ich mit einem langen Strich von links unten nach rechts oben und schreibe ebenfalls groß „ALT“ darauf, danach wird das Dokument in den Aktenordner „Alte Qualitätsmanagementdokumente“ abgelegt.
Dies wäre eine normkonforme Ablage bzw. Dokumentenlenkung und sollte (sofern sie so stattfindet) dann auch im Verfahren (vielfach auch Prozessanweisung) „Lenkung von Dokumenten“ beschrieben werden.
Ich hoffe Ihnen hiermit weitergeholfen zu haben. Sollte es weitere Fragen geben, können Sie sich gerne wieder an mich wenden.
Gerne können Sie solche Fragen auch in der QM Gruppe stellen, da bekommen Sie dann unter Umständen auch von anderen fachkundigen Personen einen Antwort oder vielleicht andere Anregungen.
Viele Grüße
Michael Thode“
Die von in der Antwort angesprochene Xing-Gruppe wird von mir moderiert und ist folgende: https://www.xing.com/net/prie1bc79x/qm-iso-9001-kmu/
Wenn Sie auch bei Xing sind und Interesse oder Berührungspunkte zu Qualitätsmanagement haben, so würde ich mich freuen, Sie vielleicht bald als neues Gruppenmitglied dort begrüßen zu können. Und natürlich können Sie mir auch gerne eine Kontaktanfrage auf Xing senden – mein Profil finden Sie hier.
Vorlage Schulungsplan Blogparade „Was ist Qualitätsmanagement – verschiedene Sichtweisen“
