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Qualitätsmanagement und ISO 9001

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einer Aufzeichnung?

In einer Qualitätsmanagementdokumentation unterscheidet man in Dokumente und Aufzeichnungen. Doch wo ist hier genau der Unterschied?

Dokument

Dokumente zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen Vorgabecharakter besitzen. Sie beinhalten Beschreibungen von Prozessen und Tätigkeiten (zum Beispiel das Qualitätsmanagementhandbuch als Kernstück der Qualitätsmanagementdokumentation, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen….) oder enthalten Forderungen an Produkte, Tätigkeiten oder Verhaltensanweisungen (zum Beispiel Normen oder Richtlinien). Dokumente sind i.d.R. veränderbar und unterliegen dadurch der Versionierung.

 

Aufzeichnung

Aufzeichnungen dagegen haben Nachweischarakter. Aufzeichnungen dienen als Nachweis für erreichte Ergebnisse (zum Beispiel Prüfprokolle o.ä.) oder als Nachweis zur Erfüllung von Forderungen und / oder der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (zum Beispiel Auditprotokolle oder Protokolle der Managementbewertung). Aufzeichnungen sind im nachhinein nicht veränderbar, denn zum Beispiel bei dem Protokoll einer Managementbewertung wird nicht später festgestellt, dass sich die besprochenen Themen verändert haben.

 

Wann wird ein Dokument zu einer Aufzeichnung?

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass ein Dokument durch Bearbeitung zu einer Aufzeichnung wird. Zum Beispiel bei einer Auditfrageliste. Handelt es sich dabei um eine unausgefüllte Frageliste, so ist dies ein Dokument und dient als Vorgabe, wie das Audit durchzuführen ist. Wird anhand dieses Dokumentes das Audit durchgeführt und zum Beispiel durch ankreuzen oder geschriebene Texte die Ergebnisse des Audits festgehalten, so wird in diesem Moment die Frageliste von einem Dokument zu einer Aufzeichnung und dient als Nachweis / Ergebnis des durchgeführten Audits.

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