Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Wann führt man am besten das interne Audit durch?

Jede Organisation, die nach ISO 9001 zertifiziert ist, steht vor folgender Frage: Wann führt man am besten das interne Audit durch?

Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten und wir nähern uns dem mal von verschiedenen Punkten:

  1. Was fordert die Norm?
  2. Was erwartet der externe Auditor?
  3. Was ist optimal für das Unternehmen?

 

Was fordert die Norm?

Die Forderungen der ISO 9001 unter Punkt 8.2.2 Internes Audit sind dabei wieder sehr rudimentär gehalten. Darin ist nur geregelt, dass die Organisation interne Audits durchführen muss und dass dies in „geplanten Abständen“ zu erfolgen hat. Es gibt keine weiteren Angaben, wie diese Planung aussehen muss/kann und auch nicht, wie groß die Abstände zwischen den einzelnen Audits sein können bzw. dürfen.

 

Was fordert der externe Auditor?

Der externe Auditor fordert natürlich erst mal, dass diese Audits auch wirklich durchgeführt sind. In der Regel fordert er bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ein internes Systemaudit jährlich. Machen Sie mehr Audits als nur eines im Jahr, so ist das in Ordnung. Wer allerdings nicht mindestens einmal im Jahr das Systemaudit durchführt, der hat Klärungsbedarf mit dem Auditor. 😉

 

internes Audit

 

Außerdem achten viele Auditoren darauf, ob das Audit direkt vor dem Zertifizierungsaudit stattgefunden hat. Dies ist nämlich vielfach ein Hinweis darauf, dass es nur durchgeführt wurde, um die Norm zu erfüllen und spricht nicht für ein „gelebtes“ Qualitätsmanagement. Sehr gerne gesehen und wohlwollend betrachtet werden interne Audits, die weit vor dem Zertifizierungsaudit stattgefunden haben und bei denen optimaler Weise Verbesserungspotential gefunden und im Anschluss an das Audit umgesetzt wurde.

 

Was ist optimal für das Unternehmen?

Und damit wären wir eigentlich bei dem Kernpunkt. Natürlich möchte oder muss man als Unternehmen die Normforderung erfüllen und darf auch nicht aus den Augen verlieren, was der Auditor erwartet. Aber optimaler Weise wird ein Qualitätsmanagementsystem nicht geführt für ein Stück Papier an der Wand oder den jährlichen Besuch des Auditors. Ein Qualitätsmanagementsystem dient dem Unternehmen und soll die Qualität managen! Daher muss jedes Unternehmen selbst für sich entscheiden, wann das interne Systemaudit durchgeführt wird.

Ich persönlich empfehle wenn möglich ein komplettes Audit durchzuführen und das nicht nur, weil es der Auditor in der Regel erwartet. Selbst wenn Sie einen großzügigen Auditor haben und der es durchgehen lassen würde, wenn das Audit (zum Beispiel aufgrund der Unternehmensgröße) nur alle drei Jahre komplett durchgeführt wird, so haben Sie dadurch interne Prozesse und Bestandteile des QM-Systems, die 3 Jahre nicht auditiert / geprüft werden und unter Umständen über diesen Zeitraum mangelhaft sind.

Außerdem empfehle ich eine ausreichende Terminplanung. Eine schwammige Formulierung „Das interne Systemaudit findet einmal jährlich und zwar 3 Monate vor dem externen Audit statt.“ (was ja der von der Norm „in geplanten Abständen“ entspricht) ist dabei nicht unbedingt zielführend. Unter Umständen fällt in diesen Zeitraum gerade die Urlaubszeit oder eine gesteigerte Geschäftstätigkeit aufgrund des Weihnachtsgeschäftes oder anderen saisonalen Auswirkungen. Es empfiehlt sich daher einen Zeitraum auszuwählen, in dem eine Durchführung nicht durch personelle Engpässe oder ein gesteigertes Arbeitsaufkommen belastet ist. Wenn man sich vor Augen führt, welch großes Potential in einem internen Audit steckt, so sollte man den Zeitraum so wählen, dass man es am produktivsten und mit den besten Ergebnissen (in Form von Verbesserungspotentialen) durchführen kann.

 

Fazit

Die eingangs gestellte Frage lässt sich nicht abschließend mit einer Antwort beantworten. Ich hoffe aber trotzdem genügend Anregungen gegeben zu haben, damit Sie den für sich besten Termin für die Durchführung des internen Audits finden.

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