Frage eines frischgebackenen QMB´s
Ich bin ja nicht nur als QM-Berater und als Blogger rund um die Themen Qualitätsmanagement und ISO 9001 unterwegs, sondern bin auch als Dozent bei einer Onlineakademie im Fachbereich Qualitätsmanagement tätig. Dadurch ergeben sich natürlich auch nach dem Abschluss der Teilnehmer Berührungspunkte und ich halte den fachbezogenen Kontakt. So bekomme ich auch hin und wieder Fragen zugesendet, die über den eigentlichen Unterrichtsstoff hinausgehen. Eine davon möchte ich hier veröffentlichen, natürlich nicht ohne meine dementsprechende Antwort:
„Sehr geehrter Herr Thode,
Ich werde gerade zum einzigen Qualitätsmanager in einem mittelständischen Betrieb angelernt.
Mir wurde zusätzlich die Stelle als alleiniger Arbeits-Sicherheitsbeauftragter und als alleiniger Mitarbeiter der Qualitätssicherung zugeteilt.
Da es mir sehr viel erscheint, würde ich gerne Wissen wie ich alle Aufgaben aus QM-Sicht unter einen Hut bekomme.
Aktuell bin ich im QS-Bereich der Betriebsleitung und im QM-Bereich dem aktuellen Qualitätsmanager und der Geschäftsführung unterstellt.
VA, AA und FB schreiben die jeweiligen Abteilungen selbst, da KEIN QMB vorhanden ist.
Schreibe ich künftig in den oben genannten Bereichen meine Anweisungen selber?
Wenn ja, wer muss diese dann unterschreiben und freigeben?
Kann man alle genannten Bereiche so ausklammern, dass ich als Person nur der Geschäftsführung unterstellt bin?
Wie kann ich die Bereiche verbinden oder trennen, dass nichts miteinander aus QM-Sicht im Konflikt steht?
Mit feundlichen Grüßen
xxx“
Meine entsprechende Antwort darauf war:
„Hallo Herr xxx,
erstmal herzlichen Glückwunsch zu Ihrem neuen Job.
Ohne die weiteren Umstände alle zu kennen möchte ich einfach mal sagen, dass alle diese Funktionen in Personalunion unterzubringen schon eine große Aufgabe ist.
Ich würde vorschlagen, dass die Verfahrens- und Arbeitsanweisungen weiterhin von den einzelnen Abteilungen geschrieben werde. Erstens entlastet Sie das und zweitens (meiner Meinung nach wichtiger) werden die Anweisungen dann von den Personen geschrieben, die diese Prozesse und Arbeitsschritte auch wirklich durchführen. Viel besser, als wenn Sie diese in Ihrem kleinen, fensterlosen QMB-Büro schreiben. ;-) Die Freigabe danach kann ja von Ihnen stattfinden, wenn das für die oberste Leitung so o.k. ist. Rein theoretisch könnten Sie die Anweisungen auch selber schreiben, prüfen und freigeben. Macht relativ wenig Sinn, aber in der ISO 9001 steht nur drin, dass die Verantwortlichkeiten dafür geklärt sein müssen aber nicht, dass dies durch verschiedene Personen stattfinden muss.
Bzgl. der Unterstellung Ihrer Person durch die Geschäftsleitung würde ich Ihnen vorschlagen ein Gespräch mit dieser zu führen. Meiner Meinung nach ist es am besten und praktischsten, wenn Sie in allen diesen Funktionen der Geschäftsleitung direkt unterstellt sind. Ich kenn mich jetzt nicht in allen genannten Bereichen so gut aus wie im Qualitätsmanagement, es kann also auch so sein, dass darin schon gefordert ist, dass Sie der obersten Leitung unterstellt sind.
Von den oben genannten Funktionen sieht es meiner Meinung nach nicht so aus, als ob es da bei Ihnen zu Interessenskonflikten kommen könnte. Also spricht meiner Meinung auch (bis auf die große Menge an Arbeit) nichts dagegen, wenn Sie diese Funktionen ausfüllen. Praktisch würde ich Ihnen empfehlen, die Gebiete streng nach Arbeitszeiten zu trennen, damit Sie nicht in die Situation kommen, dass Sie aus Versehen der einen Tätigkeit deutlich zu viel und der anderen deutlich zu wenig Aufmerksamkeit zukommen lassen. Montag könnte Arbeitssicherheitstag sein, Dienstag und Mittwoch QM Tag u.s.w.. Wenn Sie das einige Zeit gemacht haben, dann werden Sie sehen, welche Ihrer Tätigkeiten mehr oder weniger Aufmerksamkeit bedarf und Ihren Plan dementsprechend anpassen.
Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und wünsche Ihnen in Ihrem neuen Job viel Spass und Erfolg.
Viele Grüße
Michael Thode“
Senden Sie mir auch gerne Ihre Fragen zu, die ich ebenso gerne beantworten werde.
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