Zum Thema Vorbeugungsmaßnahmen – Normkapitel 8.5.3 der ISO 9001
Last but not least – der letzte Beitrag der letzte Beitrag der 6 dokumentierten Verfahren der ISO 9001 zum Thema Vorbeugungsmaßnahmen (die häufig auch Vorbeugemaßnahmen genannt werden). Für die Unterscheidung zwischen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen sei an dieser Stelle auf den entsprechenden Blogartikel hingewiesen, den Sie hier finden.
Anforderung der ISO 9001
Das die ISO 9001 ein dokumentiertes Verfahren für Vorbeugungsmaßnahmen fordert, ist oben schon beschrieben. Die ISO 9001 fordert aber dieses Verfahren nicht nur, sondern hat auch hier weitergehende Forderungen, was dieses Verfahren enthalten soll, bzw. wie dieses dann auch durchzuführen ist. Die ISO-Norm fordert, dass potentielle (also mögliche) Fehler und deren Ursachen ermittelt werden und der Handlungsbedarf beurteilt wird, um das Auftreten dieses potentiellen Fehlers zu verhindern. Dafür müssen die erforderlichen Maßnahmen ebenfalls ermittelt und verwirklicht werden. Ganz explizit fordert die Norm ebenfalls, dass Aufzeichnungen über die Ergebnisse der Maßnahmen geführt (und natürlich aufrechterhalten ;-) ) werden und es eine Bewertung der Wirksamkeit der ermittelten und verwirklichten Maßnahmen geben muss. Ebenfalls von der ISO 9001 gefordert wird, dass die Vorbeugemaßnahme den Auswirkungen der potentiellen Fehlern angemessen sein müssen. D.h. Vorbeugemaßnahmen zu zum Beispiel gravierenden Fehlern müssen größer sein, als zu Fehlern mit kleinen Auswirkungen und einer kleinen Auftretenswahrscheinlichkeit. Hier kommt mir spontan der Gedanke, kurzfristig mal einen Blogbeitrag zur Risikoprioritätszahl (RPZ) zu schreiben.
Wie wird das umgesetzt?
Für die Umsetzung in einem Unternehmen bzw. Organisation muss natürlich ein dokumentiertes Verfahren erstellt werden, welches die oben genannten Normforderungen erfüllt. Ob Sie dies dann als Verfahrensanweisung, Prozessanweisung oder wie auch immer nennen, ist dabei völlig egal – es muss ganz einfach nur vorhanden sein. Ebenso frei sind Sie dann auch in der Gestaltung dieses Verfahren – Sie können dies zum Beispiel als Fließtext oder Flowchart (so wird es in der Regel gemacht) umsetzen. Wichtig ist mir dabei ganz einfach, dass es (wie eigentlich bei allen Verfahrensanweisungen, aber bei dieser besonders) nicht nur um pure Normerfüllung geht, sondern an dieser Stelle eine ganz große Möglichkeit für Unternehmen „versteckt“ ist. Fehler, die ich im Vorwege vermeide, trüben später nicht die Zufriedenheit meiner Kunden und ich senke dadurch aktiv die Fehlerkosten eines Unternehmens – egal an welche Stelle die Fehler später entdeckt werden. Gerade bei Vorbeugungsmaßnahmen ist es teilweise relativ schwer, diese monetär messbar zu machen und somit Kosten und Nutzen in ein Verhältnis zu setzen. Allerdings sollte dies nicht dazu führen, dass Vorbeugungsmaßnahmen nicht durchgeführt werden, denn in der Regel sind die Kosten für nicht durchgeführte Vorbeugungsmaßnahmen (und damit nicht verhinderte Fehler) um ein vielfaches höher, als die Durchführung der Maßnahmen. Und ebenfalls sind Vorbeugungsmaßnahmen ein grundlegender Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Die Übersichtsseite mit allen 6 zu dokumentierenden Verfahren nach ISO 9001 finden Sie hier.
Die weiteren zu dokumentierenden Verfahren und dazugehörigen Erläuterungen sind:
ACHTUNG – Die ISO 9001:2015 hat zu diesem Thema stark veränderte Forderungen aufgestellt. Einen neuen Blogbeitrag zu diesem Thema finden Sie hier.
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