Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Warum bleibt der externe Auditor solange, wie er bleibt?

Immer wieder fragen mich Kunden: „Warum bleibt der externe Zertifizierungsauditor eigentlich solange, wie er denn bleibt? Wir sind doch kein so großes Unternehmen, das geht doch sicherlich auch schneller.“

Die Antwort darauf ist immer identisch, wenn auch nicht hundertprozentig einfach zu erklären. Dafür möchte ich diesen kurzen Blogbeitrag nutzen.

DAKKS Vorgaben zur Audit Zeit

Es gibt ein offizielles Schreiben der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) mit dem Titel „Ermittlung von Auditzeiten für die Auditierung von Qualitätsmanagement- (QMS) und Umwelt-management Systemen (UMS)“. Schon im ersten Satz dieses Dokumentes wird nochmals verdeutlicht, was über dieses Dokument geregelt werden soll. Dort steht:

„Diese Regel gilt für Zertifizierungsstellen für Managementsysteme, die Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsysteme zertifizieren.“

Somit ist hier schon ganz klar, dass der externe Zertifizierungsauditor nicht frei entscheiden kann, wie viel Zeit für ein Zertifizierungsaudit verwenden kann oder muss – sondern, dass es von der Deutschen Akkreditierungsstelle ein verbindliches Schreiben für die Zertifizierungsstellen (Zertifizierungsgesellschaften) gibt, an die sich diese halten müssen.

Die Dauer eines Zertifizierungsaudit berechnet sich anhand der Mitarbeiterzahl und ist wie folgt geregelt:

Reduzierung der Auditzeit möglich

Ich stelle ja immer wieder die nicht ganz unbegründete These auf, dass Qualitätsmanagementsysteme etwas sehr unternehmensspezifisches sind, sich diese immer unterscheiden und sich z.B. nach folgenden Punkten richten:

  • Größe des Unternehmens/Anzahl der Mitarbeiter
  • Produkt- und Dienstleistungsspektrum des Unternehmens
  • Branche des Unternehmens
  • und Andere…

Das findet dann auch in dem von mir genannten verbindlichen Dokument der DAkkS Anwendung. Während man auf der einen Seite versucht, über die oben dargestellte Tabelle die Auditzeit anhand der beschäftigten Mitarbeiter festzulegen, gibt die DAkkS auch verschiedene Punkte an, basierend deren man die Auditzeit reduzieren kann.

So wird z.B. auf der Seite 9 des Dokumentes bei dem Unterpunkt 2.3.4 „Sich wiederholende Prozesse im Geltungsbereich“ explizit darauf hingewiesen, dass wenn ein großer Anteil der Mitarbeiter identische bzw. sich wiederholende Tätigkeiten durchführen (z.B. Reinigungskräfte, Sicherheitskräfte und Andere), so kann man bzw. die Zertifizierungsgesellschaft den Auditaufwand aufgrund dieser Tatsache reduzieren.

Ebenso nennt dieses Dokument als einen möglichen Grund für eine Auditzeitreduzierung die Tatsache, dass bestimmte Anforderungen der Norm als nicht relevant deklariert werden (z.B. wenn das Unternehmen keine Entwicklungstätigkeit durchführt).

Allerdings haben die Zertifizierungsgesellschaften auch nur einen relativ schmalen Rahmen, in dem sie sich frei bewegen bzw. entscheiden können. Es gibt die klare Vorgabe der DAkkS in diesem Dokument, dass die in der oben gezeigten Tabelle aufgeführten Richtzeiten um maximal 20% unterschritten werden dürfen. Mehr ist nicht möglich.

Eingruppierung der Risikoaktivitäten

Die DAkkS kategorisiert zu zertifizierten Unternehmen in drei verschiedene Risikokategorien:

  • Hohes Risiko
  • Mittleres Risiko
  • Niedriges Risiko

In die Kategorie hohes Risiko fallen die Unternehmen, deren fehlerhaftes Produkt oder deren fehlerhafte Dienstleistung eine wirtschaftliche Katastrophe verursachen können oder wenn davon Lebensgefahr ausgeht. Beispiele für diese Unternehmen sind Unternehmen in der Lebensmittelindustrie, Hersteller von Pharmazeutika oder im Bereich der Flugzeugindustrie.

Als Unternehmen mit einem mittleren Risiko werden Unternehmen eingestuft, wenn ein fehlerhaftes Produkt oder die fehlerhafte Dienstleistung dieses Unternehmens Verletzungen oder Krankheiten bei Personen verursachen können. Beispielunternehmen in diesem Bereich sind Unternehmen mit einfachen Bautätigkeiten, Hersteller von Möbeln oder Hersteller bzw. Betreiber von Freizeiteinrichtungen.

Unternehmen werden mit einem niedrigen Risiko eingestuft, wenn es sehr unwahrscheinlich ist, dass durch ein fehlerhaftes Produkt oder einer fehlerhaften Dienstleistung Verletzungen oder Krankheiten verursacht werden. Explizit wären hier zum Beispiel genannt Einzelhandelsunternehmen oder Bürodienstleister.

An dieser Stelle geht die DAkkS auch davon aus, dass sich die Auditzeit bei einem Unternehmen mit hohem Risiko erhöht und bei einem Unternehmen mit niedrigem Risiko sich unter Umständen verkürzt (allerdings wieder unter der Beachtung, dass die Auditzeit maximal um 20% verkürzt werden darf).

Praxistipps

Sie sehen, dass die Zertifizierungsgesellschaften nur sehr eingeschränkt flexibel handeln können, was die Auditzeiten angeht. Nichtsdestotrotz lohnt es sich die Angebote von verschiedenen Zertifizierungsstellen einzuholen, um diese dann zu vergleichen. Dieser Vergleich muss sich dann nicht nur auf den reinen Zertifizierungspreis beziehen. Es macht durchaus Sinn dabei zum Beispiel auch die Reisezeiten der Auditoren zu beachten, die nach meiner Erfahrung zwischen den einzelnen Zertifizierungsgesellschaften sehr stark schwanken. Bitte bedenken sie dabei immer, dass sie sich in der Regel für 3 Jahre an eine Zertifizierungsgesellschaft binden. Das bedeutet, dass diese Unterschiede in ggf. berechneten Fahrtzeiten der Auditoren und pauschalen Kilometerabrechnungen über einen Zertifizierungszyklus dreimal anfallen.

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