Warum Sie DOCH einen QMB und ein Handbuch haben sollten!!!

28. Februar 2017 Michael Thode Allgemeines, ISO 9001:2015, 3

Wenn Sie mich direkt fragen würden „Muss ich einen QMB und ein Handbuch haben?“ – meine Antwort würde lauten „Sie müssen keinen QMB und auch kein Handbuch haben, die ISO 9001 fordert dies nicht mehr explizit.“.

Wenn Sie mich allerdings fragen würden „Sollte ich einen QMB und ein Handbuch haben?“ dann wäre meine Antwort „Ja, Sie sollten sowohl einen QMB, als auch ein Handbuch haben.“.

Dies ist nur auf den ersten Blick ein Widerspruch. Offiziell sind diese beiden Punkte von der ISO 9001 nicht mehr gefordert. Meine persönliche Meinung dazu ist aber, dass ein QMB (oder wie Sie diesen Posten auch immer benennen möchten) und ein Handbuch (nicht zwingend in ausgedruckter Papierform!) dem Qualitätsmanagementsystem sehr förderlich sind.

 

Qualitätsmanagementbeauftragter

Die „alte“ ISO 9001 hatte die Forderung, dass es einen Beauftragten der obersten Leitung geben musste und hatte an diese Position auch noch weitere Forderungen geknüpft. In der neuen ISO 9001 ist diese Forderung komplett fallengelassen worden.

Ich verstehe schon den Sinn dahinter und auch an den anderen Stellen, an denen die oberste Leitung mehr in die Verantwortung genommen werden soll. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen halte ich es für illusorisch, dass die Geschäftsleitung sich zu einem größeren Anteil ihrer Zeit mit dem Qualitätsmanagementsystem beschäftig. Da ist mir ein motivierter und engagierter QMB wesentlich lieber, als ein Geschäftsführer, für den das QMS nur Nebensache ist und der dies dann auch so behandelt.

Außerdem habe ich persönlich immer ein Problem, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar geklärt sind. Und der ungefähre Ansatz „wir alle machen das“, der bedeutet für mich in der Realität viel zu häufig, dass es im Endeffekt niemand macht.

Natürlich sollte auch die Rolle des QMBs (Qualitätsmanagementbeauftragter) sich mit der Zeit wandeln. Gerade in Hinblick auf die neuen Normforderungen (zum Beispiel Kontext, Wissen, relevante interessierte Parteien und deren Erwartungen und Erfordernisse….) sollte sich der QMB in einen QM – Qualitätsmanager wandeln. Also mehr weg vom verwaltenden Teil und hin zum managenden Part.

Aber egal wie Sie diese Position dann auch benennen, ich bin dafür, dass eine verantwortliche Person gibt, die den umgangssprachlichen Hut aufhat. Was aber auch nicht bedeutet oder besser noch gesagt nicht bedeuten darf, dass diese Person dann alle qualitätsrelevanten Themen alleine beackert.

 

Qualitätsmanagementhandbuch

Um Missverständnisse zu vermeiden – wenn ich von einem Qualitätsmanagementhandbuch rede oder schreibe, dann meine ich damit nicht das ausgedruckte Handbuch in Papierform. Dies hat übrigens auch die ISO 9001 in der alten Form nicht mal gefordert.

Wenn ich den Begriff Handbuch verwende, dann meine ich damit ein „zentrales Qualitätsmanagementdokument“, in welcher Form dies auch immer geführt wird. Zentrales Qualitätsmanagementdokument hört sich nur einfach zu sperrig an. ;-)

Für einige ist es vielleicht angemessen und angebracht, dies in Papierform zu führen. Wieder andere Unternehmen regeln das über ein spezielle QM-Software oder aber (wie auf dem Beispielbild oben) über ein Wiki-System. Wie dieses Dokument genannt wird und in welcher Form es vorliegt, ist mir eigentlich egal. Was allerdings für mich sehr wichtig ist, dass es im Qualitätsmanagementsystem ein zentrales Dokument gibt, von wo dann auch gerne auf die anderen Dokumente (zum Beispiel Prozessanweisungen o.ä.) verwiesen wird. Natürlich können Sie auch mit einzelnen Dokumenten ohne „zentrale Anlaufstelle“ die Normforderungen der ISO 9001 erfüllen. Allerdings besteht dann für mich eine nicht zu unterschätzende Gefahr darin, dass es sich mit der Zeit mehr und mehr zu einer Zettelwirtschaft entwickelt, über die man nach einiger Zeit keinen Überblick mehr hat und dann eigentlich gar nicht mehr weiß, was eigentlich wozu gehört und warum bestimmte Dokumente eigentlich existieren.

Ich bin daher auch sehr froh darüber, dass keiner meiner Kunden nach der Veröffentlichung der neuen Norm das große Feuer angezündet hat, um darin das Handbuch zu entsorgen. Liegt vielleicht auch ein wenig daran, wie und in welcher Form man dieses Handbuch aufbaut. Und auch bei allen aktuellen Kunden momentan wird es ein zentrales Dokument geben. Mal als ausgedrucktes Handbuch, mal als Wiki oder auch mal als PDF auf dem Server. Diese Freiheit haben Sie und sollten diese auch nutzen.

 

Handbuch, ISO 9001, QM Handbuch, QMB, Qualitätsmanagement

Vergleich ISO 13485:2016 und ISO 9001:2015 – Zusammenfassung Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung