ISO 9001 pragmatisch – Qualitätsziele
Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.
Mit diesem Zitat von Lucius Annaeus Seneca möchte ich den nächsten Blogbeitrag in der Reihe „ISO 9001 pragmatisch“ beginnen.
Wir kennen dies alle sicherlich auch aus anderen Bereichen des Lebens, dass man ohne Ziele bestenfalls auf der Stelle tritt oder sich am Ende sogar wundert, wo man eigentlich gelandet ist.
Nicht umsonst aus diesem Grund und weil die unkonkreten Vorgaben zu Qualitätszielen in alten Versionen der ISO 9001 (vorsichtig ausgedrückt) nicht immer sinnvoll umgesetzt wurden, sind die Vorgaben in der ISO 9001:2015 verschärft worden. Naja, so richtig verschärft wurden sie nicht, sondern nur durch weitere (ich nenne sie mal Nebenforderungen) erweitert.
Und wenn wir uns den Qualitätszielen im Rahmen der ISO 9001 im Sinne dieser Blogreihe mal ganz pragmatisch nähern wollen, dann müssen wir uns auch die Normforderungen mal detailliert anschauen. Die ISO 9001 fordert (im Kapitel 6.2 Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung):
- Sie brauchen Qualitätsziele und diese müssen im Einklang mit der Qualitätspolitik stehen sowie messbar sein. Weiterhin müssen die Qualitätsziele relevant für die Qualität und Kundenzufriedenheit sein, sowie vermittelt, überwacht und soweit nötig aktualisiert werden.
- Sie müssen für die Qualitätsziele Maßnahmen, benötigte Ressourcen, Verantwortlichkeiten, angestrebtes Zielerreichungsdatum und die Ergebnisbewertung festlegen.
Und ich habe diesen beiden Punkte jetzt mit Absicht nummeriert, denn die Forderungen im zweiten Punkt sind die von mir oben angesprochenen Nebenforderungen. Und auch wenn damit die Anforderungen an Qualitätsziele etwas komplexer geworden sind, so sollten Sie dies nicht als Aufforderung verstehen, dieses Thema zu verkomplizieren.
Die ISO 9001 fordert nicht:
- 11.357 verschiedene Qualitätsziele zu haben.
- Qualitätsziele für alle Bereiche, Abteilungen, Mitarbeiter oder Prozesse zu haben.
- Den Zielerreichungsgrad möglichst kompliziert und am besten noch in relativ eng getackten Zeiten zu ermitteln…
- … und diesen Zielerreichungsgrad in quartalsweisen Meetings den Mitarbeitern zu kommunizieren.
- Die Qualitätsziele SMART zu formulieren.
Aus meiner langjährigen Erfahrung als Berater und Auditor muss ich sagen, dass die einfachsten Umsetzungen teilweise die waren, die dann am Ende auch am meisten weitergeholfen haben.
Dies fängt für mich schon mit der reinen Anzahl an Qualitätszielen an. Da gibt es jetzt keinen Richtwert, wie viele Qualitätsziele für welche Unternehmensgröße die richtige Anzahl ist. Sollten Sie sich aber selber schon mal die Frage gestellt haben, ob Sie zu viele Qualitätsziele haben, dann lautet die Antwort darauf wahrscheinlich „ja“.
Aber um hier jetzt nicht ganz abzuschweifen, konzentrieren wir uns jetzt mal auf die relevanten Normforderungen. Die sind:
- Qualitätsziele
- Maßnahmen
- Ressourcen
- Verantwortlichkeiten
- Zielerreichungsdatum
- Ergebnisbewertung
Wenn wir diese Punkte jetzt zum Beispiel bei Word in eine Tabelle eintragen, dann ergibt sich folgendes Bild:
Damit sind Sie den Qualitätszielen schon mal ein deutliches Stück nähergekommen. Jetzt gilt es nur noch, diese kleine Tabelle mit Leben zu füllen.
Jetzt nehmen wir einmal an, dass Sie (Herr Maier) sich zum ersten Mal mit den Qualitätszielen beschäftigen, weil Sie eine ISO 9001 Zertifizierung anstreben. Ihr Unternehmen hat sich bewusst gegen den Einsatz eines externen Beraters entschieden und möchte so jemanden nur für das durchzuführende interne Audit (also als Generalprobe vor dem Zertifizierungsaudit) beauftragen. Ihre Vorgesetzte ist Frau Müller, an diese reporten Sie regelmäßig. Im Budgetplan ist Ihre Weiterbildung zur Qualitätsmanagementfachkraft und Qualitätsmanagementbeauftragten schon enthalten und wohl wissend, dass eine komplette interne Einführung / Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems ist die Zertifizierung für Ende nächsten Jahres geplant.
Wenn wir alle diese Daten in die schon vorhandene Tabelle eintragen, dann ergibt sich folgendes Bild:
Wunderbar – dies ist ganz pragmatisch und einfach das erste Qualitätsziel geworden. Und um es mal im Normslang auszudrücken – normkonform. So können Sie dies einem externen Auditor beim Zertifizierungsaudit präsentieren und er wird dies akzeptieren. Und für dieses Ziel können Sie auch im Zertifizierungsaudit noch keine Ergebnisbewertung vornehmen, da das Ergebnis des Audits ja erst die Bewertung der Zielerreichung möglich macht.
Drehen wir den Zeiger der Uhr aber einfach mal ein wenig voraus auf den 31. Dezember 2024. Dann könnte Ihre Tabelle so aussehen:
Rein theoretisch können Sie diese Zeile dann grün füllen, somit als erreicht markieren und diese Tabelle insgesamt als fortlaufende Liste verwenden. So ist dann auch immer nachvollziehbar, wann Sie welche Qualitätsziele Sie hatten und wie es um die Zielerreichung steht.
Dies ist jetzt natürlich nicht die ultimative und einzig wahre Möglichkeit zur Dokumentation von Qualitätszielen. Da gibt es noch viele weitere Möglichkeiten. So können Sie natürlich diese Liste auch in Excel führen. Hätte den Vorteil, dass Sie noch eine weitere Spalte einfügen können – Ziel abgeschlossen ja / nein. Dann können Sie selektieren, ob Sie nur die abgeschlossenen oder die noch offenen Qualitätsziele anzeigen lassen möchten.
Wie geschrieben – da gibt es noch einige weitere Möglichkeiten. Aber das Ziel dieses Blogbeitrages war es, einen einfachen und pragmatischen Weg aufzuzeigen. Ich hoffe und glaube, dass mir dies gelungen ist.
Feedback, Fragen und Hinweise in den Kommentaren sind wie immer sehr willkommen.
Kurzer Abriss der Historie der ISO 9001 Begriffserläuterung – Kunde
