Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Praktischer Ablauf – Fördermittel für Qualitätsmanagement beantragen und erhalten

Nachdem ich vor geraumer Zeit einen eher theoretischen Blogartikel zum Thema „Förderung unternehmerischen Know-hows“ veröffentlicht habe, soll es in diesem Beitrag eher um den praktischen Ansatz gehen. Wie beantrage ich die Fördermittel? Wie geht es weiter? Und wie rufe ich die Fördermittel am Ende dann ab?

 

Beantragung der Fördermittel

Am Anfang steht natürlich die Beantragung der Fördermittel vor Beginn des Projektes, ja sogar vor Beauftragung des externen Beraters.

Die Beantragung erfolgt im „Online-Portal zur Antragstellung“.

Hier tragen Sie alle Daten ein, zum Beispiel die Daten zum Unternehmen, zum Geschäftsführer bzw. Inhaber des Unternehmens, zum Berater und einiges mehr. Ebenfalls nötig sind dabei die Daten zur Größe des Unternehmens – Mitarbeiteranzahl, Jahresbilanzsumme und Jahresumsatz. Diese Daten sind wichtig für die Einschätzung, ob das Unternehmen in die KMU-Definition passt.

Sollte es sich bei dem beantragenden Unternehmen um ein „Jungunternehmen“ handeln, so ist ein vorheriges Informationsgespräch mit einem „regionalen Ansprechpartner“ nötig. Nach BAFA-Definition handelt es sich um ein „Jungunternehmen“, wenn dieses noch nicht länger als zwei Jahre am Markt ist. Ist ein Unternehmen länger als zwei Jahre aktiv, dann handelt es sich um ein Bestandsunternehmen und solch ein Informationsgespräch ist nicht nötig.

Dieser Antrag wird dann auch online versendet. 

 

Fördermittelzusage und Beratungsbeginn

Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass es im Schnitt nur ca. 5 bis 7 Werktage braucht, bis die Fördermittelzusage per normaler Post eintrifft. Sobald dies geschehen ist, kann der externe Berater beauftragt und mit der Projektdurchführung begonnen werden – worauf ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen möchte.

Wichtig ist dabei zu beachten, dass nicht nur das Projekt innerhalb von 6 Monaten beendet sein muss, sondern auch die Fördermitteln nach spätestens 6 Monaten abgerufen werden müssen.

 

Abruf der Fördermittel

Der Abruf der Fördermittel erfolgt wieder online – Link zum Abruf der Fördermittel.

Dabei müssen Sie unter anderem den Verwendungsnachweis online ausfüllen und weitere Dokumente, wie zum Beispiel Teile der erstellten Dokumentation und den Zahlungsnachweis hochladen.

Das Hochladen der Dokumentationsteile dient dazu, damit geprüft werden kann, ob der individuelle Bezug der Beratung zum Unternehmen gewährleistet ist.

Ebenfalls hochgeladen werden muss der Beratungsbericht, der vom Berater erstellt wird.

Das Bestätigungsschreiben des regionalen Ansprechpartners wird zwar immer als Auswahlmöglichkeit bei den hochzuladenden Dokumenten angezeigt, muss allerdings nur hochgeladen werden, wenn ein solches vorliegt, bzw. nötig ist, weil es sich um ein „Jungunternehmen“ handelt.

Auch wenn die Beantragung im Vorwege sehr schnell vonstatten geht, so kann die Antwort auf den endgültigen Abruf der Fördermittel einige Tage mehr in Anspruch nehmen.

Im besten Fall bekommen Sie dann allerdings kurzfristig den Zuwendungsbescheid der BAFA in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass Ihnen die Fördermittel bewilligt bzw. ausbezahlt werden. Sollte die BAFA diesbezüglich noch Rückfragen haben, so bekommen Sie ein Anhörungsschreiben – darauf gehe ich im nächsten Absatz zu den Praxistipps näher ein.

 

Praxistipps

In den Informationen der BAFA steht versteckt geschrieben „Zum Anmelden benötigen Sie Ihre Vorgangsnummer sowie Ihre Postleitzahl.“. Wird gerne mal überlesen, ist aber beim Abruf der Fördermittel wichtig. Denn Sie benötigen nicht nur Ihre Postleitzahl, sondern die Postleitzahl ist Ihr Passwort, welches Sie neben der Vorgangsnummer benötigen, um sich auf der Seite anzumelden.

Wie oben schon beschrieben kann es vorkommen, dass die BAFA Ihnen nicht so einfach einen Zuwendungsbescheid bekommt, sondern noch Rückfragen hat, bzw. weitere Informationen benötigt. In diesem Fall bekommen Sie dann ein Schreiben zur Anhörung in der die BAFA weitere Informationen oder eine Detaillierung der gelieferten Informationen verlangt. Diese Schreiben sind teilweise sehr standardisiert und es werden Punkte aufgeführt, welche eigentlich schon ausreichend genug erläutert bzw. mit Informationen hinterlegt wurden. Also nicht verrückt machen lassen durch die Anzahl an nachgeforderten Informationen, sondern einfach das nachliefern, was berechtigterweise nachgefordert wird. Werden Sie bitte auch nicht unruhig allein durch die Tatsache, dass Sie solch ein Anhörungsschreiben bekommen – in der Praxis habe ich persönlich es noch nicht erlebt, dass ein Unternehmen die Fördermittel nicht erhalten hat.

Als weiteren und letzten Praxistipp möchte ich gerne auf den richtigen Zeitpunkt der Beantragung der Fördermittel eingehen. Wie oben beschrieben ist es zwingend nötig, dass die Fördermittel spätestens 6 Monate nach Zusage der Fördermittel abgerufen werden. Wenn Sie also die Fördermittel beantragen und mit dem Projekt erst meinetwegen zwei Monate später starten, zum Beispiel weil Sie vorher keinen anderen gemeinsamen Termin mit dem engagierten Berater finden, dann haben Sie zwei Monate verschenkt. An diesem Punkt kann allerdings ausgenutzt werden, dass die Zusage der Fördermittel sehr zeitnah erteilt wird. So können die Fördermittel erst kurz vor dem eigentlichen Beratungsbeginn beantragt werden, um diese Zeit nicht von den vorgegebenen 6 Monaten abzuziehen, was Sie unter Umständen sonst im eigentlichen Projekt unter Zeitdruck setzen würde.

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