ISO 9001 pragmatisch – Kommunikation

28. März 2023 Michael Thode Allgemeines, ISO 9001 pragmatisch, 0

Man kann nicht nicht kommunizieren.

Nachdem ich den letzten Beitrag der Blogserie ISO 9001 pragmatisch zum Thema Qualitätsziele mit einem Zitat begonnen habe, möchte ich dies auch bei diesem Beitrag mit einem Zitat von Paul Watzlawick so halten.

Natürlich geht es der ISO 9001 nicht darum, dass wir nicht kommunizieren sollen, sondern darum, dass die (interne und externe) Kommunikation in einem Unternehmen bestimmt und geregelt werden muss.

Während sich die ISO 9001:2008 noch relativ allgemein gehalten hat und nur gefordert hat, dass „geeignete Prozesse der Kommunikation … eingeführt werden“ müssen, so hat die ISO 9001:2015 in der aktuell gültigen Version diese Anforderungen verfeinert und detailliert.

So fordert die ISO 9001 aktuell:

• Die Kommunikation im Unternehmen muss bestimmt sein, einschließlich der Informationen:
  • Worüber wir kommuniziert.
  • Wann wird kommuniziert.
  • Mit wem wird kommuniziert.
  • Wir wird kommuniziert.
  • Wer kommuniziert.

Diese Detailanforderungen sind ganz einfach der Tatsache geschuldet, dass die ISO 9001 sich auf der einen Seite natürlich weiterentwickelt. Und auf der anderen Seite, dass es sich viele Unternehmen in der Vergangenheit einfach zu leicht gemacht haben und das Thema Kommunikation mit zwei bis drei Sätzen im Handbuch „abgehandelt“ haben. Dies hat zwar dazu geführt, dass die Normforderung an sich erfüllt war – allerdings hat es dem Unternehmen keinen Vorteil gebracht geschweige denn die Kommunikation im Unternehmen besser oder sicherer gemacht.

Umsetzung in der Praxis

Sicherlich gibt es auch an dieser Stelle viele Wege, die zum Ziel führen und auch hier darf man nicht außer Acht gelassen werden, dass die Regelung der Kommunikation sehr unternehmensspezifisch geregelt sein muss.

So haben sich bei mir vor allen Dingen zwei Wege der Regelung bzw. der Dokumentation herauskristallisiert:

Bei kleinen Unternehmen (bei denen ich die Dokumentation erstelle) regele ich dies in der Regel im Qualitätsmanagementhandbuch, wenn es eines gibt. Dort kann dann unter dem Kapitel 7.4 Kommunikation einfach eine kurze Auflistung der verschiedenen Standardmeetings -bzw. Kommunikationswege aufgeführt werden, um den Normforderungen Genüge zu tun und diese Kommunikation zu standardisieren.

Bei größeren Unternehmen bzw. ab einer gewissen Anzahl an Regel- und Bedarfsmeetings empfiehlt sich dann eine Kommunikationsmatrix. Auch hier gehe ich in der Regel ganz pragmatisch vor und erstelle eine Excel-Datei, die einfach die folgenden Spalten enthält:

• Worüber
• Wann
• Wer mit wem
• Wie

Ggf. lässt sich auch noch eine weitere Spalte hinzufügen – Protokolle. Hier könnte man aus der Excelliste dann direkt auf den (elektronischen) Ordner mit der Ablage der Protokolle verlinken.

Selbstverständlich lässt sich diese Vorgehensweise auch auf andere Formate der Dokumentationsführung übertragen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Qualitätsmanagementdokumentation in Confluence führen, dann lässt sich auch dort eine Tabelle einfügen und mit den entsprechenden Informationen zur Kommunikationsführung füllen.

Praxistipps

Sollten Sie (auf welche Art auch immer) eine Übersicht Ihrer Kommunikation erstellen, so sollten Sie dies nicht unbedingt unter dem Fokus tun, welche Besprechung oder welches Jour fix Sie noch kreieren könnten. Versuchen Sie gerne auch einfach mal den Ansatz und schauen, ob die bei Ihnen fest geplanten Meetings auch wirklich so nötig sind und selbst wenn Sie am eigentlichen Meeting festhalten möchten, so können Sie auch gerne einfach mal die Teilnehmer an sich hinterfragen. Oft genug kommt es vor, dass Teilnehmer am Meetings eigentlich unnötig sind, weil zum Beispiel von einer Abteilung zwei Teilnehmer dabei sind, obwohl vielleicht auch einer von den beiden ausreichen würde.

Vielleicht stoßen Sie ja während des nächsten internen Audits auch auf die Tatsache, dass die Meetings bei Ihnen nicht so durchgeführt werden, wie es eigentlich in der Kommunikationsmatrix dargestellt ist. Dann sollte der erste Reflex auch nicht lauten „Wir müssen die Besprechungen so durchführen, weil es in der Kommunikationsmatrix steht.“ Auch hier sollten Sie die Meetings an sich und auch die Teilnehmer dann kritisch hinterfragen. Denn wenn die Meetings nicht so durchgeführt werden, wie es in der Kommunikationsmatrix dargestellt wird, dann ist das häufig ein Anzeichen dafür, dass diese unter Umständen nicht wichtig bzw. nötig sind.

Vorlage Kommunikationsmatrix

Schon lange bevor ich die Idee zur dieser Blogserie und dem Artikel zur Kommunikation hatte, habe ich schon die Vorlage einer Kommunikationsmatrix erstellt und veröffentlicht, Sie finden diese hier.

 

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