Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

(Interne) Kommunikation – ISO 9001:2015

Ein Kapitel welches Änderungen in der aktuellen Normrevision erfahren hat, ist das Thema Kommunikation. Und damit meine ich jetzt nicht nur, dass das Kapitel 5.5.3 Interne Kommunikation zu 7.4 Kommunikation wurde. Nein, denn es gab auch gravierende inhaltliche Veränderungen.

 

ISO 9001:2008 vs. ISO 9001:2015

In der alten ISO 9001 war dieses Thema noch sehr allgemein gehalten und die Forderung bestand, dass „geeignete Prozesse der internen Kommunikation“ eingeführt werden mussten.

Die ISO 9001:2015 geht da einen deutlichen Schritt weiter und besagt, dass diese bestimmt werden muss (die in Bezug auf das QM-System relevant sind), einschließlich folgender Punkte:

  • worüber
  • wann
  • mit wem
  • wie
  • wer

Das ist jetzt um einiges detaillierter geregelt und bedarf daher größerer Aufmerksamkeit. Und das schreibe ich jetzt nicht nur, weil es die Norm fordert, sondern weil ich in meinen täglichen Arbeiten vielfach das Gefühl habe, dass Kommunikation in einigen Unternehmen doch stiefmütterlich behandelt wird.

Kommunikation iso 9001:2015

Umsetzungsmöglichkeiten

In jedem Unternehmen gibt es interne Kommunikation. Wie ich oben schon geschrieben habe, wird dies leider nicht immer ausreichend betrachtet, es läuft halt irgendwie.

Als Grundlage (einerseits zur Normerfüllung und andererseits um die internen Abläufe zu verbessen) würde ich vorschlagen, erstmal eine Bestandsaufnahme zu machen, welche Arten und an welchen Stellen im Unternehmen intern kommuniziert wird. Je nach Beschaffenheit wird dabei schon eine lange Liste oder eher eine kurze Bestandsaufnahme herauskommen. 😉

Unter Umständen reicht diese Liste auch schon aus, um die Normforderungen der ISO 9001 in Bezug auf die interne Kommunikation zu erfüllen. Dann nennt man diese Liste einfach Matrix Interne Kommunikation und macht sie zu einem mitgeltenden Dokument des Qualitätsmanagementsystems. Doch ich würde an dieser Stelle gerne noch einen Schritt weitergehen und zwar an den Punkt, wo zwar kommuniziert werden müsste, es aber in der Realität nicht passiert. Solche Stellen lassen sich meiner Meinung nach hervorragend über Brainstormings mit verschiedensten Beteiligten herausfinden. Und wenn ich verschiedenste Beteiligte schreibe, dann meine ich auch Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen, Thema Schnittstellenkommunikation. Vielleicht ist dies aber auch der richtige Zeitpunkt um sich mal anzuschauen, ob es Betriebsversammlungen oder ähnliches im richtigen Umfang gibt. Damit habe ich dann nicht vorrangig prozessuale Abläufe im Hinterkopf, sondern eher das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter.

Umsetzungstipps

Als erstes ist mir ganz wichtig auch an dieser Stelle nochmal darauf hinzuweisen, dass die Norm nur fordert, dass die interne Kommunikation bestimmt wird – allerdings nicht, wie dies zu geschehen hat. Wenn Sie also die von mir angesprochene Matrix als hilfreich und sinnvoll erachten, dann können Sie dies gerne so machen. Wenn Sie allerdings einen anderen Weg für besser ansehen, dann gehen Sie diesen Weg.

Zweitens und meiner Meinung nach auch sehr wichtig (ich formuliere das jetzt mit Absicht mal sehr salopp) – nicht immer wenn zwei Mitarbeiter mit einer Tasse Kaffee zusammenstehen, handelt es sich um eine Besprechung, über die auch Protokoll geführt werden muss. Fragen Sie sich an diesem Punkt gerne, was Ihnen solch ein Protokoll bringen würde (vielleicht um Absprachen nachvollziehen zu können oder Maßnahmen nachverfolgen zu können). Wenn Ihnen ein Protokoll hilfreich erscheint, dann führen Sie es bitte. Wenn es nur dazu nutzt Papier zu beschreiben, dann lassen Sie es vielleicht lieber weg.

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