Was fordert die ISO 9001:2015 zum Thema Kundeneigentum und Eigentum von externen Anbietern?
Die ISO 9001 formuliert im Kapitel 8.5.3 „Eigentum der Kunden oder der externen Anbieter“ die Anforderung zum Umgang mit fremdem Eigentum. Dies wollen wir in diesem Blogbeitrag der Kategorie „Was fordert die ISO 9001…“ einmal näher betrachten.
Was fordert die ISO 9001 zum Umgang mit Kundeneigentum und Eigentum von externen Anbietern genau?
An dieser Stelle möchte ich zuerst erwähnen, dass die Anforderung an den Umgang mit dem Eigentum des Kunden nicht gänzlich neu in der ISO 9001 ist. In der ISO 9001:2015 werden diese Anforderungen allerdings auch auf das Eigentum von externen Anbietern erweitert. Die ISO 9001 fordert, dass das Unternehmen sorgfältig mit dem Eigentum von Kunden und externen Anbietern umgehen muss. Ferner fordert die ISO 9001, dass das Unternehmen dieses Eigentum
- kennzeichnet
- verifiziert
- schützt und
- sichert
Ebenso fordert die ISO 9001, dass bei Verlust oder Beschädigung des fremden Eigentums Kontakt mit dem Kunden oder dem externen Anbieter aufgenommen und diesem der Verlust / die Beschädigung mitgeteilt werden muss. In Form dokumentierter Informationen muss festgehalten werden, was sich damit ereignet hat bzw. was dort besprochen wurde. Diese dokumentierten Informationen müssen aufbewahrt werden. In den Anmerkungen gibt die ISO 9001 auch einige Beispiele für fremdes Eigentum und erwähnt dabei unter anderem Materialien, Bauteile, Ausrüstung, geistiges Eigentum oder auch personenbezogene Daten.
Praxistipps
Die ISO 9001 fordert explizit die Markierung von fremden Eigentum, was allerdings nicht immer möglich ist. Sollte dies aus welchen Gründen auch immer nicht möglich sein, wäre es z.B. ein gangbarer Weg, das fremde Eigentum in einer separaten Liste zu erfassen und / oder durch einen roten Punkt an unauffälliger Stelle zu markieren, so dass trotzdem nachvollziehbar ist, dass es sich nicht um Eigentum des Unternehmens handelt.
Es ist mir an dieser Stelle sehr wichtig auch auf den Punkt einzugehen, dass teilweise Kundeneigentum nach Verwendung entsorgt wird oder werden kann. Wenn mit dem Eigentümer abgesprochen ist, dass das Eigentum nach Verwendung entsorgt oder vernichtet werden darf, so lassen sie sich dies bitte schriftlich geben. Bewahren sie diesen Nachweis auf, damit es nicht zu einem späteren Zeitpunkt zu Problemen oder zu Rückfragen kommt, wo denn das Eigentum abgeblieben sei.
Abschließend möchte ich noch auf einige Beispiele eingehen, bei denen es sich im ersten Moment nicht um Kundeneigentum handeln könnte, es aber trotzdem eines ist.
Beispiel 1:
Stellen sie sich vor, sie sind ein Logistikdienstleister und haben mit einem Unternehmen einen Vertrag, dass sie bestimmte Werbepräsente z.B. an seine Kunden senden. Dann bekommen sie von ihrem Geschäftspartner unter Umständen eine Liste mit seinen Kunden, an die diese Werbepräsente gesendet werden sollen. Bei dieser Liste handelt es sich um Kundeneigentum, was zu schützen ist. Bei Verlust (auch wenn die Daten für sie dann auch noch greifbar sein sollten) ist ihr Kunde darüber zu informieren, dass seine Daten gegebenenfalls in unberechtigte Hände gelangt sind.
Beispiel 2:
Als weiteres Beispiel sei hier die Möglichkeit aufgeführt, dass sie von ihrem Kunden Schlüssel, Zugangskarten oder Ähnliches erhalten haben, damit sie bestimmte Dienstleistungen oder Tätigkeiten bei ihrem Kunden direkt vor Ort durchführen können. Bei diesem Schlüsseln oder Ähnlichem handelt es sich natürlich um Kundeneigentum. Auch wenn der Materialwert des Schlüssels extrem gering ist, muss der Kunde bei Verlust trotzdem informiert werden, da dann die Möglichkeit bestünde, das Unberechtigte Zugang zu den Räumlichkeiten ihres Kunden bekommen haben könnten.
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