ISO 9001 pragmatisch – Managementbewertung
Jedes nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen führt eine Managementbewertung durch. Größtenteils weil die ISO 9001 es fordert und in wenigen Fällen, weil es den Unternehmen einen Vorteil bietet. In diesem Blogbeitrag möchte ich mich dem Thema Managementbewertung ganz pragmatisch nähern und natürlich auch einige Tipps geben, wie Sie diese vielleicht für Ihr Unternehmen einfacher und mit mehr Mehrwert umsetzen. Diese Tipps finden Sie wie so häufig in meinen Beiträgen am Ende als Praxistipps zusammengefasst.
Schauen wir uns die Anforderungen der ISO 9001 zum Thema Managementbewertung doch erstmal grob an:
- Die Leitung des Unternehmens muss in geplanten Abständen diese Managementbewertung durchführen.
- Die Themen der Eingaben und Ergebnisse der Managementbewertung sind festgelegt.
- Es müssen dokumentierte Informationen als Nachweis zur Managementbewertung aufbewahrt werden.
Und nun im Detail:
Durchführung in geplanten Abständen
Das Thema Managementbewertung wird in Kapitel 9.3 der ISO 9001 behandelt und im Unterkapitel 9.3.1 Allgemeines ist festgelegt, dass die Managementbewertung von der obersten Leitung (also der Geschäftsführung) in geplanten Abständen durchgeführt werden muss. Nicht näher definiert ist dabei, was mit geplanten Abständen genau gemeint ist. Allerdings hat es sich allgemein durchgesetzt, dass die Managementbewertung einmal jährlich durchgeführt wird. Dies ist meiner Meinung nach auch für nahezu alle Unternehmen angemessen und zumindest ich persönlich habe noch keinen externen Auditor erlebt, der diesen Zeitraum kritisiert hat.
Themen für die Eingaben
Im Unterkapitel 9.3.2 Eingaben für die Managementbewertung hat die ISO 9001 definiert, welche Eingaben (Informationen) in die Managementbewertung einfließen müssen.
Diese wären:
- Status der Maßnahmen aus der oder den letzten Managementbewertungen
- Veränderungen bei externen und internen Themen (Kontext des Unternehmens)
- Informationen über die Wirksamkeit und Leistung des Managementsystems:
- Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen weiterer interessierter Parteien
- Erfüllung der Qualitätsziele
- Leistung der Prozesse und Konformität der Produkte und Dienstleistungen
- Nichtkonformitäten (Fehler) und Korrekturmaßnahmen
- Ergebnisse von Überwachung und Messung
- Ergebnisse von Audits
- Leistung von externen Anbietern (Lieferanten oder Dienstleister)
- Angemessenheit von Ressourcen (personelle Ressourcen, Infrastruktur und Prozessumgebung)
- Wirksamkeit von Maßnahmen in Bezug auf Chancen und Risiken
- Möglichkeiten der Verbesserungen
Themen für die Ergebnisse
Im Unterkapitel 9.3.3 Ergebnisse der Managementbewertung sind die Punkte aufgelistet, die Entscheidungen und Maßnahmen enthalten müssen:
- Verbesserungsmöglichkeiten
- Änderungsbedarf am Managementsystem
- Bedarf an Ressourcen
Dokumentierte Informationen zur Managementbewertung
Wenn die ISO 9001 dokumentierte Informationen als Nachweis fordert, dann meint sie damit in der Regel (und so auch an dieser Stelle), dass es ein Protokoll geben muss.
Wenn man sich die ISO 9001 genau anschaut und interpretiert, dann fordert die Norm dies eigentlich nur für die Ergebnisse der Managementbewertung. Wenn ich allerdings meine Kunden bei der Managementbewertung unterstütze, dann erstellen wir immer ein „komplettes“ Protokoll auch über die geforderten Eingaben der Managementbewertung. Erstens – weil ich es für sinnvoll und hilfreich halte sich über diese Themen zu unterhalten. Zweitens – weil es sicherlich im externen Audit langanhaltende und nicht zielführende Diskussionen über den reduzierten Umfang geben würde.
Wenn man sich die Forderungen der ISO 9001 in diesem Bereich anschaut, dann ist die Durchführung einer Managementbewertung eigentlich kein großes Hexenwerk. Und doch tun sich einige Unternehmen doch schwer damit. Vielleicht kann ich da durch den ein oder anderen pragmatischen Praxistipp weiterhelfen:
Praxistipps
Zum Umfang der Managementbewertung gibt es in der ISO 9001 keinerlei Anforderungen und dies ist auch sehr individuell vom Unternehmen abhängig. Wenn die Managementbewertung allerdings über 50 Seiten hat und es sich nicht um einen DAX-Konzern handelt, könnte es schon sein, dass diese zu umfangreich ist.
Es gibt auch nicht die Vorgabe, dass es eine extra separate Managementbewertung geben muss, wenn diese Themen schon anderswo besprochen wurden. Wenn man also alle der ISO 9001 geforderten Themen zum Beispiel in einer Gesellschafterversammlung besprochen hat, kann diese auch als Managementbewertung „deklariert“ werden.
Da dies allerdings sehr selten der Fall sein wird, gibt es noch eine andere verkürzende Methode – arbeiten Sie mit Verweisen und verweisen Sie auf andere Dokumente oder Daten. Wenn man also die Kundenzufriedenheit schon im letzten Quartalsmeeting besprochen hat, dann reicht der Satz „Die Auswertung der Kundenzufriedenheit erfolgte im letzten Quartalsmeeting. Auf das dementsprechende Protokoll wird hiermit verwiesen.“.
Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie per Copy and Paste alle geforderten Eingaben und Ergebnisse zur Managementbewertung aus der ISO 9001 kopieren. Wenn Sie dann noch zu jedem Punkt etwas (sinnvolles) geschrieben haben, dann haben Sie die Normkonformität erreicht.
Ich persönlich fasse auch gerne zusammengehörige Unterpunkte zusammen. So muss ich nicht im Unterpunkt „Angemessen von Ressourcen“ schreiben, dass nicht ausreichend Personal zu Verfügung steht und beim Punkte „Bedarf an Ressource“ schreiben, dass die Einstellung neuer Mitarbeiter geplant ist bzw. wird. Ich fasse diese Unterpunkte gerne zu „Angemessenheit von und Bedarf an Ressource“ zusammen.
Und insgesamt verfolge ich auch bei einer Managementbewertung den Ansatz keep it simple. So müssen Sie zum Beispiel bei Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen nicht jeden kleinen Fehler und etwaige Korrekturmaßnahmen einzeln aufzählen. Hier trage ich persönlich nur Vorkommnisse ein, die große interne oder externe Auswirkungen hatten. Und wenn nichts gravierendes passiert ist, dann verwende ich häufig Texte wie diesen: „Es kam im vergangenen Geschäftsjahr zu keinen gravierenden Nichtkonformitäten, die größere Korrekturmaßnahmen nötig gemacht hätten. Selbstverständlich gab es kleinere Unzulänglichkeiten (3 Reklamationen, 1 interner Fehler), auf die ebenso selbstverständlich sofort reagiert wurde.“
Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesem Beitrag vielleicht den einen oder andere Gedankenanstoß zum Thema Managementbewertung geben konnte. Und vielleicht haben Sie ja auch noch einen Praxistipp. Dann tragen Sie diesen gerne in die Kommentare.
Vorlage Reinigungsplan bzw. Renigungsnachweis ISO 9001 Erstzertifizierung
