ISO 9001 Erstzertifizierung
In diesem kleinen Blogbeitrag möchte ich gerne einige Tipps für kleine und mittelständische Unternehmen geben, die zum ersten Mal mit einer ISO 9001 Zertifizierung konfrontiert sind.
Keine Angst vor der ISO 9001 Zertifizierung
Haben Sie keine Angst vor der ISO 9001 Zertifizierung! Nachdem ich jetzt seit über 12 Jahren in dem Bereich unterwegs bin, kann ich Ihnen versichern, dass 98% der ISO 9001 Anforderungen gesunder Menschenverstand sind. Zugegebenerweise teilweise sehr kompliziert formuliert, aber in der Regel vom Sinn der Forderung nachvollziehbar.
Dabei ist die ISO 9001 sehr interpretierbar formuliert, so dass Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können und sollten.
Ich persönlich behaupte ja immer, dass ein gutes Unternehmen, welches es seit geraumer Zeit am Markt gibt und welches erfolgreich ist, in der Regel ein funktionierendes Qualitätsmanagement hat. Vielleicht nicht genau so dokumentiert wie die Norm es fordert, aber eine schlanke und pragmatische Dokumentation für ein bestehendes System ist relativ einfach aufzubauen. Ich habe schon viele Unternehmen erlebt, die im Rahmen einer ISO 9001 Zertifizierung an ihren Unternehmensprozessen und -abläufen nichts bzw. nur sehr wenig ändern mussten.
Sehen Sie die Einführung / Dokumentation nach ISO 9001 als längeres Projekt
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die sich teilweise auf absoluten Kundenwunsch nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchten, habe teilweise das Problem, dass der Kunde das Zertifikat gerne schon gestern sehen möchte.
Doch wie auch in so vielen anderen Dingen ist hier die Eile der Feind der Qualität. Selbstverständlich sollten Sie keine Zeit vergeuden, allerdings sollte man bei kleineren Unternehmen schon so ca. 3 bis 6 Monate bis zur Zertifizierung einplanen. Allerdings gilt auch hier – keine Regel ohne Ausnahmen. Denn die benötigte Zeit hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab.
Und um Ihren Kunden im ersten Step eine befriedigende Antwort zu geben, gibt es die Interimsbescheinigung. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Fachkundige Hilfe
Wenn Sie zum ersten Mal mit der ISO 9001 konfrontiert sind, dann wird Ihnen das auffallen, was ich oben schon geschrieben habe – die ISO 9001 ist unglaublich interpretierbar. Dies wurde so gemacht, dass die Norm auch für wirklich jede Organisation anwendbar ist und dass diese ihr Qualitätsmanagementsystem und dessen Dokumentation nicht an die Norm anpassen müssen, sondern die ISO 9001 firmeninterne Dokumentation an die wirklich im Unternehmen gelebten Prozesse und Abläufe angepasst werden kann. Dabei ist natürlich die Herausforderung, sich nicht in den einzelnen Punkten zu verzetteln und eine Monsterdokumentation zu schaffen, die erstens über die Anforderungen der ISO 9001 weit hinaus geht und zweitens (viel schlimmer) das Unternehmen nicht unterstützt, sondern eher noch behindert und beeinträchtigt.
Holen Sie sich im Zweifelsfalle lieber externe Informationen oder Unterstützung. Der Verlust durch ein zu kompliziertes und arbeitsintensives Qualitätsmanagementsystem ist in der Regel deutlich teurer, als es am Anfang einmal richtig zu machen.
Sollten Sie dabei auf Fachbücher zurückgreifen wollen – auch hier ein kleiner Tipp: Alles, was Sie im Internet oder in Büchern lesen, sind Erklärungen bzw. Interpretationen der Norm, die selbstverständlich auch immer die persönliche Note des Autors mittragen. Und bei vielen Fachbüchern ist es so, dass die Autoren aus dem Automobilbau oder dem Maschinenbau kommen. Und dann sind die Interpretationen bzw. Vorgehensvorschläge vielleicht für Sie und Ihr Unternehmen nicht die besten.
ISO 9001 pragmatisch – 3 wichtige Fragen
Und daher auch mein nächster Tipp: Stellen Sie sich bei allem, was Sie dabei tun, immer 3 Fragen:
- Warum mache ich das?
- Was bringt mir das?
- Was kostet mich das?
Und wenn die Antworten darauf nicht befriedigend sind und Sie feststellen, dass Sie es (anscheinend) nur für die ISO 9001 machen, dann lassen es vielleicht oder machen es anders.
DAkkS-Akkreditierung der Zertifizierungsstelle
Es gibt zahlreiche Zertifizierungsstellen in Deutschland und darunter auch solche, die nicht bei der DAkkS akkreditiert sind. Im Endeffekt bewegen wir uns hier in einem wenig regulierten Markt. Ein ISO 9001 Zertifikat kann Ihnen jeder ausstellen. Auch die Lösungsfabrik könnte Ihnen neben der Beratung auch gleich das Zertifikat anbieten (machen wir natürlich nicht). Davon ist auch ganz dringend abzuraten. Sie wären nicht das erste Unternehmen, dem dann vom Kunden mitgeteilt wird, dass das Zertifikat aufgrund fehlender Akkreditierung nicht akzeptiert wird.
Während Sie aus vielen Zertifizierungsgesellschaft (die verschiedenen TÜVs, Dekra, DQS und viele weitere) auswählen können, so muss man eins festhalten – selbstverständlich unterscheiden diese sich in Details, die Vorgehensweise bei der eigentlichen Auditierung allerdings ist grundsätzlich ähnlich. Sie sollten allerdings mehr Augenmerk auf die Auswahl des Auditors legen. Denn das Zertifizierungsaudit steht und fällt nicht mit der Gesellschaft, sondern mit dem Auditor. Sollten Sie zum Beispiel professionelle Unterstützung durch einen Berater haben, so kann Ihnen sicherlich auch dieser weiterhelfen und Auditoren empfehlen, mit denen er bereits zusammengearbeitet hat.
Weitere Informationen:
Für weitere Informationen (zum Beispiel wie ein Zertifizierungsaudit abläuft, wie die Häufigkeit der weiteren Audits ist, ob Sie mit dem ISO 9001 Zertifikat Marketing betreiben dürfen und vieles mehr) sei auf den unseren entsprechenden Webseitenbeitrag verwiesen, den Sie hier finden.
ISO 9001 pragmatisch – Managementbewertung Wonach sollte ein QM / ISO 9001 – Berater ausgewählt werden?
