Ist QM und ISO 9001 auch ein Thema für Freiberufler?
Vor einigen Tagen erhielt ich in einer Facebookgruppe von einem sehr geschätzten Kontakt die Frage „Ist QM und ISO 9001 auch ein Thema für Freiberufler?“. Um den Rahmen mit meiner Antwort nicht zu sprengen habe ich mich entschlossen, diese hier ausführlich zu beantworten.
Da muss man letztendlich einen klaren Unterschied ziehen zwischen einem Qualitätsmanagement führen und nach ISO 9001 zertifiziert sein. In meinem vorigen Posting habe ich die ISO 9001 mit dem Führerschein verglichen und auch hier bietet sich dieser Vergleich an. Ein Führerschein macht noch lange keinen guten Autofahrer und ein Unternehmen, welches nach ISO 9001 zertfiziert ist, hat noch lange kein gutes Qualitätsmanagement. Und wenn eine ISO 9001 Zertifizierung nicht wirklich nötig ist, ist mir ein gutes Qualitätsmanagement (schlank, effizient, auf den Kunden ausgerichtet und als Unterstützung des Unternehmenserfolges) ohne Zertifikat lieber, als ein ISO 9001 Zertifikat und das Unternehmen bzw. der Freiberufler erfüllt nur die Mindestnormanforderungen und das QM-System bringt eigentlich nichts.
Was bringt die ISO 9001 für Freiberufler?
Es gibt einige freiberuflich tätige Unternehmensberater, die aus einem einfachen externen Grund nach ISO 9001 zertifiziert sind. Die BAFA fordert inzwischen als Förderungsvoraussetzung für Unternehmenscoaching, dass das Coachingunternehmen sein Qualitätsmanagement nachweist. Dies kann man in extra Ausarbeitung darlegen (die Anforderungen der BAFA sind dabei extrem nah an der ISO 9001 ausgerichtet) oder man kann einfach sein ISO 9001 Zertifikat aufs Fax legen.
Ebenso ist es vielfach so, dass bei Ausschreibungen von Städten und Kommunen der Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems gefordert wird. Auch hier ist der einfachste Weg, einfach sein Zertifikat aufs Fax legen zu können – damit ist alles gesagt.
Weiterhin gibt es viele Freiberufler, die von Ihren Kunden direkt aufgefordert werden, eine ISO Zertifizierung nachzuweisen. Übersetzer, die für Automobilkonzerne arbeiten, werden zum Beispiel teilweise dazu aufgefordert.
Ebenso kann man natürlich ein ISO 9001 Zertifikat auch im Vertrieb bzw. Marketing unterstützend verwenden, damit werde ich mich in einem weiteren Blogpost kurzfristig beschäftigen.
Was bringt Qualitätsmanagement für Freiberufler?
Und hier kommen wir zum eigentlich springenden Punkt, an dessen Anfang wir erstmal klarstellen müssen, was Qualitätsmanagement eigentlich ist. Kurz und knapp gesagt, Qualitätsmanagement ist die Gesamtheit der organisierten Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen, Leistungen und Produkte.
Als Produkte zählen in diesem Falle auch Dienstleistungen und ich selber sage immer, dass durch ein Qualitätsmanagement die Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität gesteigert werden muss, dadurch kommt es zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und diese wirkt sich in der Regel positiv auf den Unternehmenserfolg aus. Denn zufriedene Kunden kaufen nunmal mehr und häufiger.
Doch gerade bei Freiberuflern kommt es darauf an, dass das Qualitätsmanagement schlank, effizient und zielgerichtet ist. Große Unternehmen können eine unnötige Arbeitsbelastung oder eine überbordende Dokumentation vielleicht noch einigermaßen gut wegstecken, Freiberufler würden darunter leider und das QM seinen Zweck verfehlen. Freiberufler müssen die einzelnen Bausteine des Qualitätsmanagements gezielt einsetzen. Folgend drei Beispiele:
1. Viele Freiberufler arbeiten fast Tag und Nacht und sind ständig im Einsatz. Doch wissen Sie überhaupt, was ihre Kunden denken, schätzen und was ihnen nicht gefällt? Gerade für Freiberufler empfiehlt es sich meiner Meinung nach dicht am Kunden zu sein und auf dessen Wünsche und Anforderungen einzugehen. In diesem Fall bietet sich eine Kundenzufriedenheitsermittlung an. Nicht, um einfach nur Daten zu erheben und sich vielleicht auf die Schulter klopfen zu können, sondern um aus der Kritik wertvollen Input zu sammeln und bestimmte Punkte in Zukunft besser zu machen.
2. Arbeitsablaufbeschreibungen oder Prozessbeschreibungen hören sich immer irgendwie nach produzierendem Gewerbe an und viele Freiberufler haben ihre Standardabläufe sowieso im Kopf. Doch auch hier empfiehlt es sich, mal in einer ruhigen Minute (oder Stunde) sich vor ein weißes Blatt Papier zusetzen und die wichtigsten Prozesse mal schriftlich darzulegen. Ebenfalls nicht, um danach einfach nur ein beschriebenes Blatt Papier vor sich zu haben, sondern dies dazu zu nutzen, während der Erstellung immer wieder kritisch zu hinterfragen:
- Warum mache ich das so?
- Hat mir das bisher Erfolg gebracht?
- Wo könnte ich effektiver arbeiten?
- Was könnte ich daran verbessern?
- Wo bestehen Fehlermöglichkeiten und wie kann ich diese ausschliessen?
3. Viele Freiberufler geben Teile ihrer Arbeit auch an andere Freiberufler/Unternehmen weiter. Ich selber habe als Berater im Bereich Qualitätsmanagement auch teilweise mit Datenschutz zu tun. Hier werde ich allerdings nicht selber tätig, sondern gebe dies an einen Spezialisten weiter. Diese Durchführung von Teilarbeiten nennt sich im Qualitätsmanagement „ausgelagerte Prozesse“ und diese haben einen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit des Kunden. Hier empfiehlt es sich, mit seinen Partnern klare Regeln aufzustellen, wie etwas zu erledigen ist, damit man selber die vom Kunden gewünschten Qualitätsanforderungen sicherstellt und ggf. eigene Nacharbeiten vermeidet. Denn den Kunden interessiert es nicht wer die Arbeit durchgeführt hat, sondern an wen er den Auftrag vergeben hat. Und mit diesem Unternehmen / Freiberufler ist er dann zufrieden oder auch nicht.
So könnte man noch weiter durch andere Punkte eines Qualitätsmanagements durchgehen. Wichtig dabei ist immer im Auge zu behalten, was möchte ich mit einer Maßnahme erreichen und was bringt mir vielleicht auch nichts. So können viele Freiberufler das Thema Lieferantenbeurteilung getrost weglassen und diese Zeit lieber in andere Tätigkeiten investieren. Wer nach ISO 9001 zertifiziert ist, kann die Normforderung nach Lieferantenbeurteilung sogar ausschliessen, wenn er keine qualitätsrelevanten Lieferanten hat.
BAFA fördert auch Freiberufler
Beratungen zur Einführung oder Anpassung eines Qualitätsmanagements werden finanziell durch die BAFA gefördert, auch für Freiberufler! In den alten Bundesländern und in Berlin bekommen Freiberufler 50% Zuschuss bis zu 1.500€, in den neuen Bundesländern und im Regierungsbezirk Lüneburg sind es 75%. Mit einer einfachen Antragstellung nach Durchführung der Aufgaben gibt es diesen nicht rückzuzahlenden Zuschuss.
Für weitere Fragen zu diesem Thema stehe ich gerne zur Verfügung.
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