Zum Thema Managementbewertung
„Wie?! Noch eine weitere Aufgabe, die die ISO 9001 fordert? Schließlich wird doch schon in internen und externen Audits gefragt, geprüft und bewertet was das Zeug hält. Wir wissen, wie unsere Prozesse aussehen, wo wir sie verbessern müssen, welche Ergebnisse sie erzielen. Wir arbeiten mit Kennzahlen. Und nun soll auch noch eine Managementbewertung durchgeführt werden?“
Wenn ich als Berater mit dieser Frage konfrontiert werde, dann arbeite ich gerne mit einem Bild:Ich frage meine Kunden, ob sie ein Auto haben. „Selbstverständlich!“, höre ich dann. „Warum?“„Lassen Sie nicht gelegentlich auch einmal in der Werkstatt den Motor durchsehen, vielleicht das Öl oder den Filter wechseln?“ Auch hier würde wohl niemand verneinen.
Was ist eine Managementbewertung?
Die jährliche Unternehmensplanungsrunde, ein Strategieworkshop zum Ende des Geschäftsjahres, vielleicht auch die persönliche Rückschau zwischen Weihnachten und Neujahr – all dies gehört als fester Bestandteil bereits zu unserem Alltag: Was hatte ich mir für das vergangene Jahr vorgenommen, was habe ich davon umgesetzt? Was hat es mir gebracht? Was will ich im kommenden Jahr erreichen?
Diese Fragen – nur auf das Qualitätsmanagementsystem bezogen – soll sich nach der ISO 9001 auch das Unternehmen regelmäßig in geplanten Abständen stellen. Es handelt sich bei dem unter Punkt 9.3. der Norm beschriebenen Managementreview also nicht um eine Leistungsbewertung der obersten Geschäftsführung. Bei einer Managementbewertung nach der ISO 9001 liegt der Fokus auf dem eingesetzten Qualitätsmanagementsystem: Hat es dem Unternehmen einen Nutzen gebracht? Was kann gegebenenfalls verbessert werden?
Die Norm stellt im Hinblick auf das Managementreview zum Beispiel die folgenden Fragen:
9.3.2. a) Wie ist der Status der Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen? (Wo stehen wir hinsichtlich der in den eventuell vorangegangenen Managementbewertungen und der hier beschlossenen Maßnahmen?) b) Gibt es Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Qualitätsmanagementsystem betreffen?
Das macht Sinn: Wenn wir als Qualitätsmanager bereits die kontinuierliche Verbesserung in allen Punkten des Unternehmens anstreben, dann liegt es doch nahe, auch das eigene Managementsystem einmal auf Verbesserungspotentiale hin zu untersuchen. Die Norm gibt dabei einige wesentliche Aspekte bereits vor.
Was fordert die ISO 9001 von der Managementbewertung?
Vor dem Hintergrund, dass der wichtigste Garant eines langfristigen Unternehmenserfolgs der zufriedene Kunde ist, fragt die Norm an erster Stelle:
- Wie leistungsfähig und wirksam ist das Managementsystem im Hinblick auf die Entwicklungen bei der Kundenzufriedenheit und gegebenenfalls Rückmeldungen von relevanten interessierten Parteien?
Hier zeigt sich etwas Wichtiges: Die Managementbewertung fragt eben nicht noch ein zweites Mal danach, wie sich die Kundenzufriedenheit entwickelt hat. Dies haben wir bereits über andere Instrumente erhoben. Das Managementreview fragt explizit danach, wie wirkungsvoll das Qualitätsmanagementsystem zu diesen Entwicklungen beigetragen hat. Und wir stellen uns die Frage, was man im Hinblick darauf gegebenenfalls verbessern könnte.
Weitere Punkte, die laut Norm unter diesem Blickwinkel zwingend betrachtet werden sollen, sind:
- der Umfang, in dem Qualitätsziele erfüllt wurden
- Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen
- Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
- Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
- Auditergebnisse
- die Leistung von externen Anbietern
Diese Liste ist nicht abschließend. Je umfassender Sie das Qualitätsmanagementsystem unter die Lupe nehmen, um so genauer werden die Ergebnisse ausfallen.
Nun fordert die Norm darüber hinaus, dass aus der Managementbewertung zwingend einige Mindestergebnisse hervorgehen:
9.3.3 a) Welche Möglichkeiten der Verbesserung gibt es? b) Welcher Änderungsbedarf am Qualitätsmanagementsystem besteht? c) Wie hoch ist der Bedarf an Ressourcen?
Haben Sie noch mehr Ergebnisse aus der Managementbewertung erhalten? Gut so!
Was bringt ein Managementreview?
Auch hier arbeite ich gerne mit dem schon bekannten Bild: Der kontinuierliche Verbesserungsprozess, für den der Qualitätsmanager verantwortlich ist, bringt das Unternehmen wie ein gut funktionierendes Auto sicher an das von der Unternehmensleitung vorgegebene Ziel. Der Wagen fährt jedoch nicht von allein. Es braucht neben einer sicheren Führung auch Kraftstoff und einen zuverlässigen Motor.
In den internen Audits beliefern wir den kontinuierlichen Verbesserungsprozess mit Kraftstoff, doch der Wagen wird nicht laufen, wenn wir ihn nicht auch mit einer zuverlässigen Maschine antreiben. Diese Aufgabe erfüllt das Managementreview: Die hier abgeleiteten Maßnahmen befeuern den Verbesserungsprozess und bringen das Qualitätsmanagementsystem und mit ihm das ganze Unternehmen einen weiteren Schritt voran.
Praxistipp zur Managementbewertung
Oftmals wird das Qualitätsmanagement als eine Zusatzaufgabe betrachtet. Dies erschwert nicht nur die Akzeptanz im Unternehmen, sie führt auch zu Doppelarbeiten, die nicht unbedingt nötig wären.
So lässt sich die Managementbewertung beispielsweise sehr gut in den jährlichen Strategieworkshop oder in die Unternehmensplanungsrunde einbinden. Das spart nicht nur Aufwand, es stellt auch noch einmal deutlich dar, wie sehr das Qualitätsmanagement dem Unternehmen als integraler Führungsbestandteil dient. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung gestellte Zeit, um das Qualitätsmanagementsystem Punkt für Punkt strukturiert genau zu betrachten und ganz im Sinne der ständigen Verbesserung nach Potentialen zu untersuchen. Sie schaffen so nicht nur Transparenz, sondern liefern unschätzbaren Input für den kurz- und vor allem langfristigen Erfolg des ganzen Unternehmens.
Eine Vorlage zur Managementbewertung mit den Forderungen der ISO 9001:2015 finden Sie hier.
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