Praxistipps zur Durchführung (interner) Audits
In diesem Blogbeitrag möchte ich noch einmal näher auf die Durchführung von (internen) Audits eingehen. Doch ich möchte an dieser Stelle nicht die Normanforderungen in diesem Bereich erläutern, sondern praktische Tipps aus meiner langjährigen Erfahrung zur Durchführung von Audits geben:
Vermeiden sie Prüfungscharakter
Selbstverständlich handelt es sich bei Audits um Prüfungen, doch diese Prüfungen beziehen sich in der Regel auf Prozesse, Produkte oder Systeme. Lassen sie dies auch die auditierten Personen im Vorwege wissen, um den Prüfungscharakter eines Audits abzumildern, da ansonsten unter Umständen die Befürchtung besteht, dass Personen oder persönliche Arbeitsleistung geprüft würden. Dies führt unter Umständen dazu, dass gegebenenfalls Schwächen in Systemen oder Prozessen nicht offenbart werden, da befürchtet wird, dass es auf die auditierte Person zurückfällt.
Überfallen sie nicht die Befragten
Bitte planen sie ihre Audits sorgfältig und beachten dabei, wen sie wann zu welchem Thema befragen möchten. Informieren sie die Befragten im Vorwege darüber, so dass diese sich sowohl arbeitstechnisch als auch mental darauf einstellen bzw. vorbereiten können. Es gibt für viele Auditierte nichts Schlimmeres, als überfallen zu werden und sich nicht auf die Situation bzw. auf das Audit vorbereitet haben zu können.
Planen sie Pufferzeiten
Es kommt immer wieder vor, dass Auditierte kurz aus dem Gespräch gerissen werden, weil ein Kunde am Telefon eine wichtige Frage hat, andere unaufschiebbare Dinge passieren oder sie z.B. als Auditor länger für den Weg von A nach B brauchen, als sie eigentlich gedacht haben. Planen sie dafür Pufferzeiten ein, sodass sie nicht z.B. schon nach dem ersten Gespräch am Morgen in Verzug geraten und dann z.B. den zweiten Auditierten auf die Schnelle durchschleusen, was negative Auswirkungen auf das Audit bzw. auf das Ergebnis des Audits haben kann.
Haben sie einen roten Gesprächsfaden im Kopf
Ich möchte sie an dieser Stelle nicht bitten, sich an ihre vielleicht im Vorwege erstellte Auditcheckliste sklavisch zu halten bzw. die Norm 1:1 durchzuarbeiten. Es empfiehlt sich jedoch immer, einen roten Gesprächsfaden im Kopf zu haben, an dem sie sich langhangeln und nicht sprunghaft eine Frage zu diesem und die nächste Frage zum nächsten und die dritte Frage zu wieder einem anderen Thema zu stellen.
Vermeiden sie ungewollte Konfrontationen
Wie oben schon beschrieben, haben Audits unter Umständen einen Prüfungscharakter. Jeder Mitarbeiter geht anders damit um und kommt besser oder schlechter damit zurecht. So kann es z.B. auch dazu kommen, dass Mitarbeiter sich aufgrund einer Nachfrage von ihnen oder einer ähnlichen Tatsache in die Ecke gedrängt fühlen und gegebenenfalls die Konfrontation suchen. Bitte beachten sie dabei, dass Konfrontationen im Audit – wenn möglich – zu vermeiden sind, da das Ergebnis des Audits sehr darunter leiden könnte. Im Endeffekt (sofern sie ein internes Audit durchführen) sitzen der Auditierte und sie im selben Boot und möchten beide dasselbe zum Wohl ihrer Firma tun.
Beschäftigen sie sich mit Fragetechniken
Für die Durchführung eines Audits kann man sagen, dass die Qualität der Frage die Qualität der Antwort beeinflusst. Oder in anderen Worten: Wenn sie gut fragen, bekommen sie gute Antworten. Daher möchte ich sie bitten, sich mit den verschiedenen Fragetechniken auseinanderzusetzen und sich mal darüber zu informieren, warum in einem Audit z.B. deutlich mehr geschlossene Fragen als offene Fragen gestellt werden sollten. Ebenso sollten sie z.B. Kettenfragen bei Audits vermeiden. Um den Rahmen dieses Blogbeitrages nicht zu sprengen, möchte ich an dieser Stelle nicht auf die unterschiedlichen Fragetechniken eingehen, gerne jedoch auf den diesbezüglichen Beitrag in diesem Blog verweisen.
Übung macht den Meister
Auch für Audits gilt, dass noch kein Meister vom Himmel gefallen ist. Daher ist es wichtig, dass sie nicht nur die theoretische Ausbildung zu einem Auditor besitzen, sondern auch in der Praxis Erfahrungen bei der Durchführung von Audits sammeln. Denn nur diese praktischen Erfahrungen, die sie sammeln, befähigen sie dazu mittel- bzw. langfristig Audits durchzuführen und dabei nicht nur die Normkonformität oder die Einhaltung von Anforderungen zu überprüfen, sondern gegebenenfalls auch Empfehlungen auszusprechen bzw. Verbesserungspotenzial aufzuzeigen. Denn gerade, wenn sie interne Audits durchführen, geht es zwar einerseits als Generalprobe darum festzustellen, ob die Normanforderungen eingehalten und das externe Audit bestanden werden kann. Auf der anderen Seite geht es aber vorrangig auch darum, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen, um sie danach umzusetzen, um das Unternehmen bzw. die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens und seine Prozesse zu verbessern. Sie müssen diese Erfahrung ja nicht zwangsweise im eigenen Unternehmen sammeln. Es gibt teilweise Konstellationen, die es ermöglichen, dass sie z.B. ein Audit bei einem Partner- oder befreundeten Unternehmen durchführen und so zusätzliche Auditpraxis sammeln können. Genauso kann ein Auditor aus diesen Partner- bzw. befreundeten Unternehmen bei ihnen Audits durchführten und sie können als stiller Zuhörer weiteren Input bzw. Erfahrung sammeln.
Was fordert die ISO 9001:2015 zum Kontext des Unternehmens und den interessierten Parteien? Blogbeitrag Fragetechniken im Audit
