Auditbegriffe erklärt….
Wenn ein externer Auditor ins Unternehmen kommt, dann prüft dieser in der Regel nicht nur, sondern bringt auch gleich noch eine neue Sprache mit – und zwar „Norm“. An dieser Stelle möchten wir einige Auditbegriffe aus der Norm-Sprache ins Deutsche übersetzen bzw. erläutern.
Audit
Das Wort „Audit“ entstammt aus dem lateinischen Wort „audire“ und wird übersetzt als „hören“. Ein Audit ist eine Untersuchung, ob gestellte Forderungen erfüllt werden.
Unterschieden wird zwischen internen Audits und externen Audits. Die internen Audits, so genannte „Erstparteien-Audits“, sind die, die von dem Unternehmen bzw. durch interne Mitarbeiter selbst durchgeführt werden oder die im Namen der Organisation durch dritte für interne Zwecke der Organisation durchgeführt werden. Externe Audits unterscheiden sich wiederum in die so genannten “Zweit“- oder „Drittparteien-Audits“. Die Zweitparteien-Audits werden in der Regel von Kunden durchgeführt. Drittparteien-Audits werden von externen unabhängigen Organisationen in der Regel Zertifizierungsstellen durchgeführt.
Auditkriterien
Auditkriterien sind die Vorgaben wogegen geprüft wird, ob diese auch eingehalten werden – wie z.B. Verfahren, Anforderungen oder Normen. Was hier wohl das praktischste Beispiel ist, ist die ISO 9001. Bei einem Zertifizierungsaudit zum Beispiel wird dann geprüft, ob die Auditkriterien (also die Anforderungen der ISO 9001) im Unternehmen auch umgesetzt werden.
Auditnachweis
Auditnachweise sind Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder sonstige Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und überprüfbar sind – sozusagen nachweisbare Beispiele. Wenn einem Auditor eine Tatsache behauptet wird (Beispiel – wir führen Mitarbeitergespräche durch), dann benötigt er dafür einen Auditnachweis (Beispiel – wir zeigen ihm ein Protokoll eines solchen Gespräches).
Auditfeststellungen
Auditfeststellungen sind die Ergebnisse der Beurteilung der zusammengestellten Auditnachweise gegen Auditkriterien. Sie zeigen Konformität oder Nichtkonformität mit den Auditkriterien und ggf. Verbesserungsmöglichkeiten auf.
Auditschlussfolgerung
Die Auditschlussfolgerung ist das Ergebnis eines Audits, welches nach Berücksichtigung der Auditziele und Auditfeststellungen durch das Auditteam getroffen wird.
Auditor
Der Auditor ist die Person, die das Audit durchführt.
Auditteam
Das Auditteam besteht aus Personen, die das Audit durchführen. Bei einem Auditteam wird ein Auditor Leiter des Auditteams. Das Auditteam kann dabei auch Personen einschließen, die sich in Ausbildung befinden.
Fachexperten
Fachexperten sind die Personen, die dem Auditteam ihr spezifisches Wissen und / oder Fachkenntnisse zur Verfügung stellen.
Beobachter
Ein Beobachter ist eine Person, die das Auditteam begleitet, aber nicht auditiert. Der passive Beobachter ist somit nicht Teil des Auditteams und hat auch keinen Einfluss auf die Durchführung des Audits. Als Praxisbeispiel sei hier einfach ein Witnessaudit erwähnt.
Auditprogramm
Auditprogramm bzw. Auditprogramme sind ein oder mehrere für einen definierten Zeitraum festgelegte bzw. geplante und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtete Audits. Hier werden in der Regel nicht nur die internen, sondern auch die externen Audits berücksichtigt. Viele Unternehmen kennen dies als Auditjahresplan.
Auditplan
Der Auditplan bezieht sich auf ein konkretes Audit aus dem Auditprogramm. Im Auditplan werden alle Tätigkeiten und Festlegungen berücksichtigt, die für dieses Audit gelten. Dies kennen viele Unternehmen als Audittagesplan.
Konformität
Als Konformität wird die Übereinstimmung mit Anforderungen bezeichnet.
Nichtkonformität
Als Nichtkonformität wird die Nicht-Übereinstimmung mit Anforderungen bezeichnet.
Ich hoffe, dass mir die Erklärungen einigermaßen geglückt sind. Sollte dem nicht der Fall sein, so geben Sie mir bitte einen kurzen Hinweis und ich werde dann dementsprechend nachbessern. Stellen Sie sonst natürlich auch gerne Fragen in den Kommentaren.
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