Qualitätsmanagementdokumentation und Confluence – passt das?
Jedes Unternehmen, welches eine Qualitätsmanagementdokumentation führt, steht oder stand vor der Frage, wie diese Dokumentation am besten zu führen ist. Dort gibt es verschiedenste Möglichkeiten und es ist allerlei zu bedenken, bevor diese Entscheidung getroffen wird. In diesem Blogbeitrag möchte ich kurz dazu anregen, mal darüber nachzudenken, die Qualitätsmanagementdokumentation vielleicht mit Confluence zu führen. Denn diese Art und Weise der Dokumentationsführung bietet verschiedene Vorteile:
Als ersten großen Vorteil möchte ich anführen, dass alle Mitarbeiter mit Zugang zu einem PC automatisch immer Zugriff auf die aktuellen Qualitätsmanagementdokumente (Qualitäts-managementhandbuch, Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen etc.) haben.
Sie werden mit Confluence keinerlei Probleme mehr mit der Dokumentenlenkung haben. Sie können immer nachvollziehen, wer – was – wann geändert hat. Über verschiedene Versionshistorien ist dies sehr gut nachvollziehbar. Außerdem können Sie Freigabeworkflows etablieren, die Ihnen bei Aktualisierungen etc. helfen werden.
Da eine Qualitätsmanagementdokumentation über Confluence als Wiki aufgebaut ist, lässt sich auch Wissen sehr gut über Confluence transportieren bzw. archivieren.
Confluence ist über verschiedene Plugins (kostenfreie sowie kostenpflichtige) sehr gut erweiterbar. Somit können Sie alle Normanforderungen sehr gut über Confluence darstellen. Es gibt zum Beispiel diverse Plugins für Flowcharts, die Sie dabei unterstützen Ihre Prozesse dementsprechend zu modellieren bzw. dokumentieren.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten können über Confluence sehr gut gesteuert werden. So lassen sich zum Beispiel To-dos und Verantwortlichkeiten für Aufgaben festlegen und deren Abarbeitung darüber steuern bzw. auch nachvollziehen. Ein in vielen Unternehmen in Anwendung befindlicher Maßnahmenplan ist somit nicht mehr nötig bzw. wird ganz einfach über Confluence gesteuert.
Kennen Sie das auch? Sie haben sehr, sehr viele Dokumente in Ihrem Qualitätsmanagementsystem und sind bei sowohl internen als auch externen Audits immer sehr lange am Suchen, um dem Auditor das dementsprechende Dokument zeigen zu können. In einem Audit ist das unschön, doch es impliziert auch die Wahrscheinlichkeit, dass ebenso die Mitarbeiter im normalen Arbeitsalltag sehr lange nach Dokumenten suchen müssen. Das ist dem Qualitätsmanagementsystem sicherlich nicht förderlich und kann unter Umständen auch dazu führen, dass die Mitarbeiter einfach nicht weitersuchen, sondern es einfach hinnehmen, dass sie das Dokument, die Vorgabe oder Ähnliches nicht finden. Dies ist in einer über Confluence geführten Qualitätsmanagementdokumentation nicht der Fall, denn eine sehr effiziente Suchfunktion hilft dabei, Dokumente schnell und einfach zu finden und zu identifizieren.
Dies waren jetzt sicherlich nur einige und nicht alle Vorteile, die eine Dokumentationsführung über Confluence bietet. Aus der Erfahrung der letzten Jahre kann ich allerdings feststellen, dass sich bei von mir betreuten Kunden gezeigt hat, dass eine Dokumentationsführung des Qualitätsmanagementsystems über Confluence dabei unterstützt, ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem zu installieren. Also ein wirklich gelebtes Qualitätsmanagementsystem und nicht eines, was als Dokumentenleiche im Aktenschrank oder in irgendwelchen Dateien auf dem Server verstaubt.
Begriffserläuterung – Prozessumgebung / Arbeitsumgebung Begriffserläuterung – Nichtzutreffende Anforderung(en)