Praxistipps – Onlineaudit
In den vergangenen Monaten wurden mehr und mehr Audits online und nicht mehr als Präsenzveranstaltung durchgeführt. Auch dies ist eine Möglichkeit, Kontakte zu vermeiden. Doch bei Onlineaudits gibt es einige Besonderheiten zu beachten, die ein Onlineaudit von einem Präsenzaudit unterscheiden. Auf diese Besonderheiten möchte ich in diesem Blogbeitrag näher eingehen bzw. die Erfahrungen der letzten Monate teilen und einige Praxistipps dazu geben.
Vermeiden sie Ablenkungen
Wer das Mailprogramm offen oder das Handy auf laut hat, der riskiert Ablenkungen im Audit. Selbst wenn man sich versucht auf das Audit zu konzentrieren, sobald das Mailprogramm aufploppt mit einer neuen E-Mail, liest man die Überschrift. Oder wenn das Handy anfängt zu klingeln, dann schaut man zumindest kurz rauf, wer dort gerade anruft. All dies sind Ablenkung, die dem Remoteaudit ganz sicherlich nicht förderlich sind und die Konzentration auf das Audit deutlich mindern können. Daher ist mein Tipp – schließen sie das Mailprogramm und stellen sie das Handy zumindest auf lautlos, um diese Ablenkungen zu vermeiden.
Kommunizieren sie verstärkt verbal
Gestik und Mimik bleiben bei einem Onlineaudit häufig auf der Strecke. Das was man in einem Präsenzaudit mit einem kurzen Blick, mit einem Stirnrunzel oder mit einem kurzen Lächeln kommunizieren kann, ist online nicht möglich. Daher achten sie darauf, dass sie in einem Onlineaudit verstärkt verbal kommunizieren und z. B. nicht einfach nur nicken, wenn sie etwas verstanden haben, sondern dies ganz deutlich kommunizieren damit ihr gegenüber dies auch so deutlich wahrnimmt. Damit vermeiden sie unter Umständen Missverständnisse oder Irritationen während des Audits.
Machen sie regelmäßige kurze Pausen
Ich muss gestehen – anfangs habe auch ich einfach so gehandelt und gedacht, dass ein Onlineaudit wäre wie ein Präsenzaudit und habe dementsprechend auch die Audittagespläne erstellt.
Doch zwischenzeitlich habe ich gelernt, dass ein Onlineaudit intensiver und anstrengender ist als eine Auditierung vor Ort. Daher ist mein Tipp – planen sie regelmäßige kurze Pausen ein. Ich selbst habe für mich die grobe Formel gefunden, circa alle eineinhalb Stunden einen kurzen Break von 10 Minuten einzubauen, um kurz aufzustehen, sich kurz zu bewegen, sich einen Kaffee zu holen oder Ähnliches. Dies fördert die Konzentration in einem Audit wirklich sehr, da so ein Online-Audit-Tag mit 8 Stunden doch sehr sehr anstrengend werden kann.
Üben sie mit unerfahrenen Kollegen
Machen wir uns nichts vor – ein Audit ist und bleibt für viele auditierte Personen eine Prüfungssituation, in der sie unter Umständen nicht ganz so locker sind wie sonst, sondern gegeben falls etwas aufgeregter als im normalen Arbeitsalltag. Auch und vielleicht gerade bei einem Onlineaudit ist dies der Fall! Wenn zusätzlich zu dieser normalen Aufregung dann noch technische Probleme oder Unsicherheiten hinzukommen, ist dies eine ungünstige Situation. Daher sollte mit unerfahrenen Kollegen schon im Vorwege die technischen Möglichkeiten ausgetestet und probiert werden, denn wenn eine auditierte Person zum Beispiel nicht die Bildschirmteilen-Funktion kennt, sondern erst suchen muss, wo und wie diese aktiviert wird, dann ist dies ein Stressfaktor, den man durch dieses Üben im Vorwege vermeiden kann. Diese kleine technische Übung im Vorwege hilft während des Audits unter Umständen sehr sehr stark.
Nutzen sie keinen zentralen Rechner
Es hört sich im ersten Moment sehr verlockend, an man benutzt einfach den zentralen PC, der im Besprechungsraum steht und die auditierten Personen kommen zu jeweils ihrer Zeit in den Besprechungsraum und werden dort auditiert bzw. befragt.
Doch ein Problem gibt es dabei: Unter Umständen haben sie von diesem zentralen Rechner keinen Zugriff auf alle Dateien, die während des Audits benötigt werden. Lassen sie mich dies an einem kurzen praktischen Beispiel erläutern. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus dem Einkauf auditiert wird und vom zentralen Rechner im Besprechungsraum keinen Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem hat, um zeigen zu können welche Anfragen versendet wurden bzw. welche Angebote eingegangen sind, dann fehlen dem Auditor zu einer korrekten Auditdurchführung die objektiven Nachweise. Daher ist es deutlich besser, wenn (wie in diesem Beispiel) der Mitarbeiter aus dem Einkauf an seinem Rechner im Büro sitzt und einfach nur in dieses Online-Meeting miteingeladen wird. Dadurch arbeitet er von seiner normalen Arbeitsumgebung und hat von seinem Rechner aus Zugriff zu allen Dateien, Informationen und Dokumenten, die im Remoteaudit gegebenenfalls gezeigt werden müssen.
Auch wenn Mikrofon und Kameras deaktiviert sind…
…sollten sie nur Dinge sagen und tun, die sie auch sagen und tun würden, wenn das Mikrofon bzw. die Kamera angeschaltet sind. Es ist schon zu oft vorgekommen, dass das Mikrofon halt nicht ausgeschaltet war oder die Kamera nicht deaktiviert war und dadurch Dinge passiert sind und über Mikrofon bzw. Kamera kommuniziert wurden die so nicht hätten kommuniziert werden sollen.
Dies sind die von mir momentan als am wichtigsten eingeschätzten Praxistipps für ein Onlineaudit gewesen. So wie wir Alle befinde auch ich mich aktuell in einem Lernprozess und ich gehe davon aus das noch weitere Tipps oder Besonderheiten bei einem Onlineaudit zu beachten sind. Wenn sie noch weitere Praxistipps für die Durchführung von Onlineaudits haben, schreiben sie die gerne in den Kommentarbereich.
Und hier finden Sie nochmal die Praxistipps-Onlineaudit als PDF-Datei.
Ein frohes neues Jahr… Vorlage 8D-Report
