ISO 9001 pragmatisch – Qualitätsmanagementhandbuch
„Moment mal, die ISO 9001 fordert doch aber kein Qualitätsmanagementhandbuch.“ könnte jetzt als Einwand kommen. Und ja, Sie haben recht. Allerdings ist es meiner Meinung nach eine Überlegung wert, ob man seine Qualitätsmanagementdokumentation mit einem oder ohne ein Handbuch führt. Und auch wenn die Norm es zwar nicht unbedingt fordert, so ist es dennoch „erlaubt“ ein Qualitätsmanagementhandbuch (entweder in ausgedruckter Form oder rein elektronisch geführt) zu haben.
Doch nähern wir uns diesem Thema mal, indem wir uns die Vor- und Nachteile anschauen, die solch ein Qualitätsmanagementhandbuch mit sich bringen kann.
Contra Handbuch
Bei einem Qualitätsmanagementhandbuch hat man latent die Gefahr, dass man ein gewaltiges (sprich viele Seiten langes) Dokument erstellt, welches im Zweifelsfall eh von niemandem gelesen wird.
Ebenso besteht die Gefahr, dass man im Qualitätsmanagementhandbuch Dinge mit einer relativ hohen Flughöhe beschreibt, die in anderen Dokumenten (zum Beispiel Prozessanweisungen) nochmal detaillierter beschrieben sind. Dadurch schafft man Redundanzen, die dann die Gefahr bergen, dass man bei Änderungen diese zwar an einer Stelle in der Dokumentation ändert, an anderer Stelle allerdings nicht.
Ein Qualitätsmanagementhandbuch hat einen ganz schlechten Ruf zum Beispiel bei den Mitarbeitern. Denn denen ist das Handbuch als der Ordner bekannt, der einmal im Jahr (pünktlich bevor der externe Auditor kommt) abgestaubt wird und der sonst niemanden interessiert.
Pro Handbuch
Wenn Sie sich ein schlankes und effizientes Handbuch erstellen, dann haben Sie in Ihrer Qualitätsmanagementdokumentation ein zentrales Dokument, von dem Sie auf alle anderen Dokumente verweisen können, zum Beispiel auf:
- Organigramm
- Prozessanweisungen
- Lieferantenbeurteilung
- Prüf- und Messmittelliste
- und andere
Für mich persönlich ist das ein großes Argument für ein Handbuch. Denn wie oben schon geschrieben, die ISO 9001 fordert nicht mehr explizit ein Handbuch. Ich sage immer, Sie können die Normforderungen auch mit einer Loseblattsammlung erfüllen. Und ein guter interner oder externer Auditor wird sich im Audit sicherlich auch da durchgraben können. Aber ob ein Mitarbeiter dies im Arbeitsalltag auch schafft, ist dann schon wieder etwas ganz anderes.
Praxistipps (mit einem Qualitätsmanagementhandbuch)
Sollten Sie sich für ein Qualitätsmanagementhandbuch entscheiden, so können Sie durch verschiedene Maßnahmen dafür sorgen, dass es nicht zu einem Staubfänger wird:
- Da die Norm kein Handbuch mehr fordert, gibt es natürlich auch keine Anforderungen an die Inhalte bzw. den Aufbau. Achten Sie daher darauf, dass Sie dort auch nur die wirklich relevanten Themen einbauen und es bewusst schlank halten (besonders am Anfang).
- Überlegen Sie welche Form (also physisch ausgedruckt oder nur rein elektronisch) für Sie die richtige ist. Ausgedruckt hat den Nachteil, dass Sie bei Änderungen dann eine neue Fassung ausdrucken müssen, ggf. in mehrfacher Ausführung. Sollten Sie das Handbuch nur elektronisch zur Verfügung stellen, dann brauchen die Mitarbeiter natürlich auch die Möglichkeit darauf zuzugreifen.
- Und vergessen Sie bitte so sinnlose Vorgehensweisen (und nicht lachen, alles schon gesehen) wie zum Beispiel, dass der Geschäftsführer das Handbuch durch Unterschrift auf jeder Seite freizugeben hat.
Praxistipps (ohne ein Qualitätsmanagementhandbuch)
Wie oben schon beschrieben – wenn Sie auf ein Qualitätsmanagementhandbuch verzichten, dann fehlt Ihnen natürlich das zentrale Dokument, von dem aus Sie auf alle anderen Dokumente verweisen können. Doch auch dafür gibt es zwei andere Möglichkeiten:
- Referenzliste – Schaffen Sie eine Referenzliste (zum Beispiel in Excel), in der Sie auf der linken Seite eine Spalte haben, in der die Normkapitel und deren Überschriften enthalten sind und in einer spalte rechts daneben die Punkte bzw. die Verweise auf die Dokumente, mit denen Sie die Normforderungen erfüllen. Hilft vielleicht nicht unbedingt dem Mitarbeiter, ist aber im Zweifelsfall in einem (externen) Audit sehr hilfreich.
- Liste der Dokumente – Die hilft dann eher auch dem Mitarbeiter. Wenn Sie eine Übersichtsliste aller gültigen Dokumente erstellen und diese gut strukturieren bzw. sortieren, so kann auch ein Mitarbeiter mit einem schnellen Block erkennen, welche Dokumente und vielleicht auch Vorgaben es gibt.
In diesem Blogbeitrag habe ich völlig außer Acht gelassen, dass es natürlich auch die Möglichkeit gibt, eine spezielle Software für die Qualitätsmanagementdokumentation zu nutzen. Das hätte aber auch den Rahmen gewaltig gesprengt.
Haben Sie sich für oder gegen ein Qualitätsmanagementhandbuch entschieden? Und welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Schreiben Sie dies gerne in die Kommentare.
Start der Serie – ISO 9001 pragmatisch Kurzer Abriss der Historie der ISO 9001
