Wie kann man eine Auditfrageliste erstellen?
Auditfrageliste als Muster gibt es ja reichlich im Internet verfügbar. Die einen schlecht, die anderen etwas besser. Der Haken dabei liegt (wie bei so vielem) darin, dass es sich um Muster handelt. Da es aber kein Musterunternehmen an sich gibt und jedes Unternehmen sehr individuell ist, können diese Fragelisten nie 100%ig für ein Unternehmen verwendet werden. Und da jeder Qualitäter mit Audits zu tun hat und teilweise selber solche Auditfragelisten erstellen muss, möchte ich gerne in diesem Blogbeitrag erläutern, wie ich das tue. Außerdem merke ich auch immer wieder in dem Unterricht, den ich gebe, dass viele (gerade am Anfang) damit Probleme haben, obwohl es meiner Meinung nach sehr einfach ist eine Auditfrageliste zu erstellen.
Wie kann man eine Auditfrageliste erstellen?
Die Antwort auf diese Frage ist meiner Meinung nach sehr simpel und benötigt nur etwas Übung. Wandeln Sie einfach die Forderung in eine Frage um! Zuerst muss man sich natürlich mit der Art des Audits beschäftigen. Handelt es sich um ein Systemaudit, ein Prozess- oder Verfahrensaudit oder um ein Produktaudit? Der Einfachheit halber schauen wir uns einfach mal ein Systemaudit an und stellen uns vor, dass wir Fragen zum Thema personelle Ressourcen erstellen müssen. Dann wandeln wir die Normforderungen einfach in Fragen und zwar wie folgt:
- Die Norm fordert, dass wo zutreffend für Schulungsmaßnahmen gesorgt wird. In Fragen umformuliert ergibt das: „Wie ermitteln Sie den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter?“ und „Wie stellen Sie sicher, dass diese Schulungen durchgeführt werden?“
- Die Norm fordert weiterhin, dass die Wirksamkeit dieser Maßnahmen beurteilt werden. In einer Frage würde ich das folgendermaßen formulieren: „Wie prüfen Sie, ob diese Maßnahmen wirksam gewesen sind?“
- Außerdem fordert die Norm, dass Aufzeichnungen zu diesen Maßnahmen und der Kompetenz der Mitarbeiter geführt werden. Als Frage könnte man dies so formulieren: „Welche Aufzeichnungen führen Sie zu den Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und den durchgeführten Schulungen?“
Wenn Sie sich so durch die Bezugsgrundlage der Forderungen durcharbeiten, im Falle eines Systemaudits ist es halt die ISO 9001, dann bekommen Sie daraus eine umfassende Auditfrageliste, die Ihnen als roter Faden für das durchzuführende Audit dienen kann und wird.
Wenn Sie diese Frageliste erarbeiten, dann fügen Sie noch folgende Felder ein:
- Notizen – hier können Sie die Antwort die Sie erhalten stichpunktartig protokollieren
- Dokumente / Aufzeichnungen – hier gehören dann die eingesehen Dokumente und Aufzeichnungen notiert
- E / A / F / VP – diese Abkürzungen stehen bei mir für Erfüllt, Abweichung, Feststellung und Verbesserungspotential – hier können Sie dann jeweils den Erfüllungsgrad in Bezug auf die Forderung protokollieren
Praxistipp zur Auditfrageliste
Bitte betrachten Sie ein Audit nicht als „Frage-Antwort-Spiel“ und halten sich sklavisch an der Auditfrageliste fest. Einen guten Auditor zeichnet auch aus, dass er immer die Augen und Ohren offen hält und auch von der Auditfrageliste abweichen kann. Die Liste soll Ihnen als roter Faden bei der Durchführung eines Audits dienen, wenn Sie aber der Meinung sind an dem einen oder anderen Punkt näher ins Detail zu gehen oder ähnliches, dann tun Sie es bitte und stellen dann auch Fragen, die eigentlich so nicht in Ihrer Auditfrageliste drin stehen.
Was hat Heinz Printer mit der ISO 9001 zu tun? Welche Themen sind interessant? Welche Blogbeiträge soll ich bringen?
