Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

„Qualitätsmanagement ist super…“

Ich bin vor einiger Zeit bei einem Kunden gewesen, um mit ihm weiter an der Qualitätsmanagementdokumentation des Unternehmens zu arbeiten, Prozesse zu definieren und zu dokumentieren und weiter zu entscheiden, welche Dinge in seinem QM-System geregelt werden sollen und welche nicht. Als wir mit den „Tagesordnungspunkten“ durch gewesen sind, lehnte er sich zurück und sagte:

„Qualitätsmanagement ist super. Wir kümmern uns jetzt ausführlich um die Sachen, um die wir uns schon seit Jahren kümmern wollten und es im Tagesgeschäft immer untergegangen ist.“.

Das freute mich als „Überzeugungstäter“ in Sachen Qualitätsmanagement natürlich sehr. Es entwickelte sich daraus dann noch ein intensives Gespräch, warum das so ist und was es dem Unternehmen wirklich bringt. Dabei kristallisierten sich einige Keypoints heraus, warum das Qualitätsmanagement ihm so viel bringt und was es ihm genau bringt.

 

Grund der Einführung des Qualitätsmanagementsystems

Als Basis für den Erfolg des Qualitätsmanagementsystems und die Zertifizierung haben wir den Punkt gesehen, dass kein Kunden ein ISO 9001 Zertifikat gefordert hat, sondern dass es einzig und allein Wunsch des Unternehmens war. Das Unternehmen wollte Prozesse, Abläufe, Verantwortlichkeiten etc. geregelt haben, um damit einen Qualitätsstandard festzulegen, in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung zu kommen und um effizienter zu werden. Da ist natürlich die Motivation der Geschäftsleitung gleich eine ganz andere, als wenn nur das Zertifikat benötigt wird, um nicht einen wichtigen Kunden zu verlieren.

 

Einbindung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter waren von Anfang an in die Dokumentation des QM-Systems eingebunden. Sofort nach der Entscheidung das QM-System zu dokumentieren und zu zertifizieren fand eine Besprechung mit allen Mitarbeitern statt, in der die Gründe dafür erläutert und diskutiert wurden. Und auch weiterhin wurden die Mitarbeiter eng eingebunden in die Entscheidungen, welche Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentiert wurden und lieferten dabei auch immer wieder wertvollen Input. Sei es jetzt in der Form von Hinweisen, welche Abläufe Ihrer Meinung nach unbedingt festgeschrieben werden sollten oder auch direkte Verbesserungsvorschläge.

 

Effiziente Regelung von Unternehmensabläufen

Hier muss jetzt erwähnt werden, dass im Qualitätsmanagementsystem dieses Unternehmens nicht nur die von der ISO 9001 geforderten Prozesse geregelt werden, sondern es auch eine Vielzahl von Prozessen und Arbeitsabläufen gibt, die auf den expliziten Wunsch der Mitarbeiter oder der Leitung geregelt werden. Das versetzt mich wiederum in die vorteilhafte Situation, hier ein Beispiel zu geben, ohne Betriebsinterna zu veröffentlichen. 😉

So wurde zum Beispiel der Vorgang der Urlaubsbeantragung, der Vertretung während des Urlaubes und Urlaubsverschiebungen geregelt. Dafür wurden für jeden Mitarbeiter zwei mögliche Vertreten bestimmt, die die anfallende Arbeit während der Abwesenheit übernehmen. So können die Mitarbeiter schon bei der Beantragung des Urlaubes sehen, ob es realistisch ist, den Urlaubswunsch so abzugeben und können sich bei Bedarf untereinander abstimmen. Ebenso sieht es bei Urlaubsverschiebungen aus. Wenn ein Mitarbeiter seinen Urlaub verschieben möchte, dann schaut er ganz einfach nach, ob eine seiner Vertretungen in der Zeit anwesend ist. Dann kann er den Wunsch der Verschiebung an die oberste Leitung weitergeben mit der Info, welche seiner Vertretungen anwesend ist und kann sich relativ sicher sein, dass seinem Wunsch nach Verschiebung entsprochen wird. Dies gibt nicht nur den Mitarbeitern ein größeres Stück Planungssicherheit, sondern auch eine starke Entlastung für die Mitarbeiterin, die für die Genehmigung der Urlaubsanträge nötig ist.

 

Es ist für mich immer wieder schön zu sehen, was ein Qualitätsmanagement leisten kann, wenn es nicht nur um das Zertifikat an der Wand geht, sondern das System wirklich gelebt wird.

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