Muss man zwingend ein Vergleichs- bzw. Konkurrenzangebot einholen?
Vor wenigen Tagen erhielt ich den Anruf eines Kunden, der vor kurzem nach ISO 9001 zertifiziert wurde. Die Frage und auch die Antwort scheint es mir wert, hier kurz im Blog erläutert zu werden.
Kurz zur Ausgangssituation – das Unternehmen ist ein Dienstleister im weitesten Sinne und wurde vor kurzem erfolgreich nach ISO 9001 zertifiziert. Jetzt stand oder steht dort die Entscheidung bzgl. einer Software an, ob der bestehende Vertrag mit dem Softwareanbieter verlängert werden soll. Das Unternehmen ist mit der Software sehr zufrieden, der Service war die letzten Jahre sehr gut und der Anbieter hat auch am Preis nochmal etwas gemacht, so dass das Gesamtpaket stimmt und das Unternehmen sehr stark dazu neigt, den Vertrag einfach zu verlängern. Wäre da nicht die ISO 9001 und das Thema Lieferantenbewertungen, auf die wir im Zuge der Einführung der ISO 9001 intensiv eingegangen sind. Dadurch etwas verunsichert bekam ich einen Anruf mit folgender Frage:
Wir würden aufgrund der guten Software, des guten Services der letzten Jahre und des nochmal verbesserten Preises gerne das uns vorliegende Angebot annehmen und unterschreiben. Müssen wir jetzt wegen der ISO 9001 weitere Angebote einholen und dokumentieren?
Mein klare Antwort auf die Frage war – NEIN. Denn es sieht so aus:
Für diesen Vorgang finden Normpunkt 7.4.1 Beschaffungsprozess und 7.4.2 Beschaffungsangaben Anwendung.
Im Normpunkt 7.4.1 ist enthalten, dass das Unternehmen seine Lieferanten und das zu beschaffende Produkt überwachen und sicherstellen muss, dass das beschaffte Produkt die festgelegten Bedarfsanforderungen erfüllt. Im Rahmen der Einführung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 wurde eine Lieferantenbewertung aller Lieferanten für qualitätsrelevante Produkte oder Dienstleistungen geschaffen (in der auch dieser Lieferant positiv bewertet und für weitere Lieferungen freigegeben wurde). Außerdem befindet sich das Produkt (also die Software) seit geraumer Zeit im Einsatz und konnte somit die Nachweisen, dass es die festgelegten Bedarfanforderungen erfüllt.
Somit fehlt nur noch Normpunkt 7.4.2 – die Beschaffungsangaben. Die Beschaffungsangaben können dem Lieferanten per schriftlicher Anfrage mitgeteilt werden. Ebenso ist möglich, dass der Lieferant auf mündliche Nachfrage hin ein schriftliches Angebot erstellt, was dann mit den Beschaffungsangaben (also den Anforderungen an das Produkt) abgeglichen wird. Somit ist auch dieser Normpunkt einfach zu erfüllen, bzw. wird automatisch durch die schriftliche Anfrage erfüllt.
Somit braucht das Unternehmen keine Vergleichs- bzw. Konkurrenzangebote zum bisherigen Lieferanten einholen und erfüllt trotzdem komplett die Normforderungen der ISO 9001.
Was ist ein Audit? Zum Thema SWOT-Analyse
