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Qualitätsmanagement und ISO 9001

Zum Thema KVP / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Vielfach wird der Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess verwendet, die ISO 9001 fordert ihn. Doch was steckt wirklich dahinter? Auf jeden Fall viel Potential, das ein Unternehmen langfristig und nachhaltig unterstützen und nach vorne bringen kann. Daher möchte ich mich an dieser Stelle ausführlicher mit dem KVP auseinander setzen.

Definition und Geschichte des KVP

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (abgekürzt KVP, engl. Continuous Improvement Precess / CIP) steht für eine Denk- und Vorgehensweise, die eine kontinuierliche und konsequente Verbesserung in kleinen Schritten anstrebt. Über eine systematische Herangehensweise werden dabei kleine Verbesserungsschritte geplant, durchgeführt, deren Ergebnis bewertet und anhand des Ergebnisses weiter agiert. Hauptaugenmerkt liegt darauf, die kleinen Verbesserungsschritte zu erhalten und nicht wie in anderen Bereichen große Sprünge zu machen, die mit einer erhöhten Gefahr verbunden sind, Rückschritte in ebensolcher Größe zu machen.

Vergleichbar mit dem japanischen KAIZEN (welches von W.W. Deming in Japan entwickelt wurde) baut es auf den PDCA-Zyklus auf und wurde in den 1990er Jahren erstmals in Deutschland (in der Automobilindustrie) angewendet.

 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess nach dem PDCA-Zyklus

Die Vorgehensweise des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesse beruht auf dem PDCA-Zyklus, dessen 4 Teilschritte ständig durchlaufen werden:

  • Plan (Planen)
  • Do (Durchführen)
  • Check (Überprüfen)
  • Act (Agieren)

 

PDCA-Zyklus

 

In der ersten Phase wird (wie es der Zyklus schon sagt) geplant. Verbesserungspotential wird gefunden und definiert, bzw. Probleme eingegrenzt, Informationen gesammelt und mögliche Ursachen gefunden. Basierend darauf, wird das Ziel formuliert und geeignete Maßnahmen dafür festgelegt, sowie eine Terminierung dafür vorgenommen.

Während der zweiten Phase werden die für geeignet gehaltenen Maßnahmen fristgerecht umgesetzt und dokumentiert. Wichtig ist dabei immer zu beachten, dass bestimmte Maßnahmen nicht immer sofort die gewünschte Wirkung hervorrufen und diese teilweise erst mit einer Zeitverzögerung auftreten. (Beispiel: Wenn Sie Ihren Lieferanten aufgrund von Qualitätsproblemen wechseln, dann haben Sie nicht ab dem Tag der ersten Lieferung des neuen Lieferanten eine bessere Produktqualität in der Produktion. Sie müssen erst noch das Rohmaterial des alten Lieferanten verarbeiten und erst bei Einsatz des neuen Materials wirkt sich der Lieferantenwechsel auf die Qualität Ihrer Produkte aus.)

Nachdem die Maßnahmen durchgeführt und dokumentiert wurden, geht es im dritten Teil Check (Überprüfen) nun darum, die dokumentierten Ergebnisse zusammenzufassen und auszuwerten. Ein elementar wichtiger Teil, denn ohne die Auswertung der Ergebnisse ist der 4. Teil des PDCA-Zyklus nicht möglich.

Denn dabei geht es darum die Ergebnisse auszuwerten und Anhand eines SOLL/IST-Abgleiches zu entscheiden, ob die für geeignet gehaltenen Maßnahmen auch die gewünschte Wirkung hervorgerufen haben. Sollte dem so sein, so werden diese Maßnahmen als Standard festgelegt und mit einem Neustart des PDCA-Zyklus nach weiterem Verbesserungspotential gesucht. Sollte dem nicht so sein, so muss ab der Plan-Phase versucht werden, andere geeignete Maßnahmen zu finden, die das Problem beheben könnten.

Gruppenarbeit ist gerade während der ersten Phase (während der Ursachenfindung und der Festlegung geeigneter Maßnahmen) sehr wichtig. Daher sollten sowohl die entsprechenden Mitarbeiter in diesen Prozess integriert werden (und natürlich auch motiviert werden). Ebenso ist die Auswahl des Moderators (der meinetwegen das Brainstorming moderiert) extrem wichtig, weil er in diese Phase die Gruppendynamik steuert. Dabei kann ein guter Moderator die Dynamik zum positiven beeinflussen, ein schlechter allerdings auch die Gruppendynamik komplett zum Erliegen bringen.

 

Erfolgsfaktoren

Es gibt meiner Meinung nach einen wichtigen Erfolgsfaktor für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess – die Unternehmenskultur.

Wenn der KVP von oben vorgelebt wird, eine „gesunde“ Fehlerkultur herrscht (Löse das Problem, nicht die Schuldfrage!), die Mitarbeiter motiviert werden, deren Ideen anerkannt und die möglichen Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden, dann sind das die besten Voraussetzungen.

 

Fallstricke bzw. was ist zu beachten

Da wie oben genannt die Position des Moderators sehr wichtig ist, ist es teilweise von Vorteil, wenn es sich dabei um eine externe Person handelt, die nicht in die Unternehmenshierarchie eigebunden ist und unter Umständen Animositäten gegenüber Teilnehmern des Brainstormings hat, sondern ganz unvoreingenommen an das Gespräch gehen kann.

Sollte es einmal nicht möglich sein, mögliche Maßnahmen umzusetzen, so ist dies den Beteiligten zeitnah zu erläutern. Ebenso ist es wichtig, dass die beschlossenen Maßnahmen zeitnah umzusetzen sind. Ansonsten blockiert das die Motivation der Mitarbeiter und wirkt sich auf diesen Zyklus und insgesamt auf weitere Maßnahmen im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses aus.

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