Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Frage zum Thema „Wirksamkeitsprüfungen für Schulungen“

Vor einigen Tagen erhielt ich von einem Leser meines Blogs folgende Email bzw. Fragen zum Thema Wirksamkeitsprüfungen für Schulungen:
„Hallo Herr Thode,

ich möchte mich recht herzlich bedanken für den Blog und die zahlreichen Infos.
Ich bin bei einem Familienunternehmen als QM tätig.
Meine Frage wäre bezüglich Wirksamkeitsprüfung der Schulungen, Unterweisungen etc…
Muss immer der Schulungsleiter die Wirksamkeit prüfen und ab wann und wie?
Wer führt die Wirksamkeitsprüfung durch, wenn extern geschult wurde?
Wie muss ich die Wirksamkeit genau durchführen, was verlangt die Norm explizit?
Welche Schulungen sind relevant und welche nicht, oder legen wir das fest?
Mein Arbeitgeber ist ein Fan von Weiterbildungen und wir machen viele Schulungen im Jahr (sowohl extern auch intern)
Wenn ich das alles in die Qualimatrix aufnehmen muss ist die Liste unendlich lang und unübersichtlich.

Vielen Dank im Voraus.
Selbstverständlich können Sie mein E-Mail veröffentlichen aber bitte Anonym.

Mit freundlichen Grüßen“

Meine Antwort darauf lautete:

Hallo Herr xxx,

vielen Dank für Ihre E-Mail und es freut mich, dass Ihnen mein Blog gefällt.

Nun aber zu Ihren Fragen:

Muss immer der Schulungsleiter die Wirksamkeit prüfen und ab wann und wie? – In der Norm ist nur gefordert, dass „die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu bewerten“ ist. Wer dies durchführt und wann dies geschieht, ist nicht explizit geregelt und bleibt Ihnen überlassen. Sie müssen dies auch nicht einheitlich über alle Maßnahmen gleich ausführen, sondern können und sollten dies ggf. sogar individuell anpassen. Wenn Sie zum Beispiel ein theoretisches Schema wie die Qualitätspolitik schulen, dann könnte ein abschließendes Gespräch am Ende der Schulung dem Schulungsdurchführenden aufzeigen, dass die Inhalte vermittelt und verstanden wurde. Wenn dies dann auch so im Schulungsprotokoll drinsteht, würde mir das so ausreichen. Ganz anders sieht es dann aber aus, wenn Sie vielleicht eine ganz praktische Schulung abhalten, weil es bei einem bestimmten Prozess immer wieder zu Fehlern kommt. Da können Sie am Ende der Schulung noch gar nicht die Wirksamkeit prüfen. Da wäre es dann zum Beispiel eine Möglichkeit, dass man einige Zeit nach der Schulung prüft, ob sich die Fehlerrate positiv verändert hat. Wenn dies so ist, kann man die Schulung als wirksam einstufen. Diese Überprüfung kann dann zum Beispiel durch den fachlichen Vorgesetzten durchgeführt werden. Wichtig ist dann dabei nur, dass es einen Nachweis über die Wirksamkeitsprüfung gibt.

Wer führt die Wirksamkeitsprüfung durch wenn extern geschult wurde? – Externe Schulungen haben vielfach den Vorteil, dass es am Ende eine kurze Prüfung gibt und dann ein Zertifikat. Das wäre eine Wirksamkeitsprüfung und das Zertifikat der benötigte Nachweis darüber. Wenn es so etwas nicht gibt, dann wäre bei praktischen Schulungen der oben erwähnte Ansatz mit Wirksamkeitsprüfung während der praktischen Tätigkeit wieder eine Möglichkeit. Eine andere wäre, dass der Mitarbeiter nach der Schulung ein Gespräch mit seinem fachlichen Vorgesetzen über die Schulung, die entsprechenden Inhalte und seinem Feedback zu der Schulung führt. Der Vorgesetzten kann dann anhand des Gespräches auch abschätzen, ob diese Schulung wirksam war, also der Mitarbeiter wirklich Input aus der Schulung ziehen konnte oder ob er nur körperlich anwesend war.

Wie muss ich die Wirksamkeit genau durchführen was verlangt die Norm explizit? – Wie oben schon beschrieben schreibt die Norm nur vor, dass die Wirksamkeitsprüfung durchgeführt wird und nicht wie oder wann. Sie sind also völlig frei in der Gestaltung.

Welche Schulungen sind relevant und welche nicht, oder legen wir das fest? – Zuerst freut es mich natürlich, dass Ihr Arbeitgeber so positiv gegenüber Schulungen eingestellt ist. Das kann aber (wie von Ihnen angedeutet) zu einer Unübersichtlichkeit der Dokumentation führen, einfach aufgrund der Masse. Mein Ansatz dabei wäre, dass man in die Qualimatrix nur die wirklich benötigten Kompetenzen aufnimmt und auch nur die dementsprechenden Schulungen aufführt und deren Wirksamkeit beurteilt. Wenn Ihr Arbeitgeber also für einen Teil der Mitarbeiter einen Englischkurs durchführen lässt, damit sich diese besser mit den englischsprachigen Kollegen in der Pause unterhalten, dann würde dies nicht die Kernkompetenzen betreffen und ich würde diese dann nicht in der Qualimatrix führen. Allerdings würde ich soviel Einsatz im Bereich der Schulungen auch nicht unter den sprichwörtlichen Tisch fallen lassen wollen. Da würde ich eine Liste „Erweiterte Schulungen“ führen, in der die Schulungen zwar aufgeführt sind, allerdings nicht deren Wirksamkeit beurteilt wird.

An dieser Stelle habe ich noch einen kleinen Praxistipp. Vor geraumer Zeit hatte ich mal ein größeres Unternehmen in der Beratung, die haben Ihren Mitarbeitern ebenfalls eine Vielzahl von Weiterbildungen zukommen lassen – das waren pro Mitarbeiter und Jahr mindestens zwei Schulungen, die extern durchgeführt wurden. Das ist natürlich auch kostenmäßig ein nicht unwesentlicher Faktor. Dieses Unternehmen hat (und diese Idee finde ich sehr gut) ähnlich zur Lieferantenbeurteilung auch eine Beurteilung der externen Weiterbildungseinrichtungen geführt und darin die Meinung eines jeden Teilnehmers nach jeder besuchten Weiterbildung einfließen lassen. So konnte geprüft werden, wo es sich loht Geld auszugeben und den Mitarbeiter zu Schulung zu schicken und zu welchem Anbieter bzw. Schulung eher nicht.

So, ich hoffe, dass ich mich verständlich ausgedrückt habe und Ihnen meine Antworten weitergeholfen haben.

Viele Grüße

Michael Thode“

 

Vielleicht steht ja auch der ein oder andere Leser dieses Blogs vor der identischen Herausforderung. Dafür hier die Veröffentlichung der Mail und meiner Antwort darauf.

Sollten auch Sie eine Frage haben, dann bitte einfach gerne über das Kontaktformular stellen.

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