Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Frage zum Thema „Prozesse im Qualitätsmanagement“

Vor einigen Tagen erhielt ich mal wieder eine Nachricht, die eine Frage beinhaltete. Dabei ging es darum, welche Prozesse (in diesem Fall Managementprozesse) über Verfahrensbeschreibungen dargestellt werden müssen. Hier erstmal die Nachricht komplett:

„Lieber Herr Thode,

zu allererst möchte ich Ihnen meine Dankbarkeit und Bewunderung für diesen Blog aussprechen. Ich beschäftige mich im Rahmen einer eventuellen Zertifizierung unseres Betrieben (sozialer Bereich, ca. 20 Mitarbeiter) mit dem für mich neuen Arbeitsfeld des Qualitätsmanagements und habe Ihre Informationen sehr geschätzt.
Oft ist man, gerade als Neuling, doch etwas überwältigt von der Fülle der zu erledigenden Dinge und hier hat mir Ihr Blog auf sachliche und nachvollziehbare Weise sehr weitergeholfen. Vielen Dank!

Ich würde mich freuen, wenn Sie mir eine kurze Antwort auf die folgende Frage geben könnten, die die Verfahrensanweisungen für Prozesse im Betrieb betrifft. Unsere Prozesslandkarte steht, die Kernprozesse und Unterstützungsprozesse habe ich soweit erfasst, nun stellt sich mir folgende Frage:

Inwieweit und in welcher Form sollen die Leitungsprozesse bzw. Managementprozesse in Verfahrensanweisungen festgehalten werden?

Ist dies überhaupt notwendig, da nach der neuen ISO 9001:2015 die Geschäftsführung ohnehin noch stärker mit dem QM verbunden ist? Leider konnte ich trotz meiner Recherche zu diesem Thema keine aussagekräftigen Informationen finden. Ich hoffe, die Frage ist nicht zu trivial und würde mich freuen, wenn Sie mir einen kurzen Input geben könnten.

Gerne können Sie die Frage auch zitieren, allerdings bitte ich in dem Falle um die Kürzung meines Nachnamens.

Mit freundlichen Grüßen,
Tim …“

Da mir der Absender gleich in seiner Nachricht gestattet hat, diese Frage auch hier zu veröffentlichen (vielen Dank dafür, damit haben Sie mir die Email gespart, sie dieses zu fragen 😉 ), verzichte ich mal auf eine direkte Antwort, sondern schreibe diese hier.

 

Keine Pflichtverfahren nach ISO 9001:2015

Zunächst einmal sei an dieser Stelle festgehalten, dass es nach der neuen ISO 9001:2015 keine Pflichtverfahren mehr gibt, die zwingend zu beschreiben sind.

Nichtsdestotrotz sollten Sie nach gesundem Menschenverstand und auch an einigen Punkten durch die Norm indirekt gefordert Prozess- oder wie Sie es genannt haben Verfahrensanweisungen geben.

Die Norm spricht hier ganz allgemein von den „benötigten Prozessen“ (Kapitel 4.4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse). Was genau Sie in Ihrem speziellen Fall benötigen, das legen Sie selber fest und sollten da den gesunden Menschenverstand walten lassen. Sie sollten sich immer folgende Fragen stellen:

  1. Was passiert, wenn ich diesen Punkt nicht beschreibe bzw. dokumentiere und somit keine Vorgaben zur Umsetzung gebe?
  2. Reicht es aus, dass ich diesen Punkt im (wenn Sie es denn haben) Handbuch erläutere?
  3. Welchen Vorteil hat es, wenn ich dafür eine Prozess- bzw. Verfahrensbeschreibung erstelle?

Wenn Sie sich selber diese Fragen offen und ehrlich beantworten, dann können Sie für jeden einzelnen Punkt entscheiden, ob und wenn ja in welcher Form Sie diesen beschreiben. Manchmal ist es ganz nützlich ein Dokument nicht zu erstellen, um die Dokumentation nicht aufzublähen und Selbstverständlichkeiten zu erklären. Manchmal sollte man aber bestimmte Punkt dokumentieren, besonders dann, wenn die Gefahr besteht, dass ansonsten diese (ich nenne sie jetzt mal so) Dinge nicht so durchgeführt werden sollten, wie diese eigentlich müssen.

Lassen Sie mich dies zum Beispiel anhand der Managementbewertung erläutern. Vielfach ist es so, dass die Managementbewertung vom Beauftragten der obersten Leitung sehr gut vorbereitet wird und es eigentlich keinen Grund gibt, diesen Prozess unbedingt in einer Prozessbeschreibung darzustellen. Teilweise ist es aber auch so, dass die Managementbewertung nur halbherzig (ist ja nur um die Norm zu erfüllen 😉 ) durchgeführt wird. Dann wäre es eine Möglichkeit, diesen Prozess genauer zu beschreiben und festzulegen, wer wann welche Daten für die Managementbewertung liefert, wann diese dann durchgeführt wird, wie Maßnahmen aus der Managementbewertung nachverfolgt werden etc..

Und auch an dieser Stelle greift dann der Grundsatz, dass das Qualitätsmanagementsystem bzw. deren Dokumentation auch nach Art und Größe des Unternehmens ausgerichtet sein sollte. Handelt es sich um ein kleineres Unternehmen, dann ist vielleicht nicht so viel zu klären bzw. zu dokumentieren wie in einem großen Unternehmen.

Eine Hilfe kann Ihnen sicherlich auch die Liste mit den geforderten dokumentierten Informationen nach ISO 9001:2015 sein, die Sie hier finden.

Hierbei handelt es sich jetzt nicht speziell um Managementprozesse, sondern um jegliche dokumentierte Informationen, die nach ISO 9001:2015 aufrechterhalten bzw. aufbewahrt werden müssen. Sie können dies auch als das Mindestgerüst an dokumentierten Informationen ansehen, die Sie zwingend haben müssen und auf welches Sie die dokumentierten Informationen aufsetzen, von denen Sie ausgehen, dass es gut ist diese zu dokumentieren.

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