Blog der Lösungsfabrik

Qualitätsmanagement und ISO 9001

Erfahrungsbericht Onlineworkshop zur Handbucherstellung

An dieser Stelle möchte ich mal einen kleinen Erfahrungsbericht posten, über einen von mir gehaltenen Onlineworkshop zur Handbucherstellung eines mittelständischen Unternehmens mit ca. 100 Mitarbeitern aus dem IT-Dienstleistungsbereich. Und vielleicht sollte ich gleich am Anfang darauf hinweisen, dass die Mitarbeiter des Unternehmens sehr engagiert und motiviert bei der Arbeit waren, so dass diese herausragenden Ergebnisse möglich gewesen sind.

 

Wie kam es da zu?

Vor einiger Zeit bekam ich einen Anruf vom QMB (weiblich) dieses Unternehmens mit einer kurzen Darstellung der IST-Situation. Und die war wie folgt: Das Unternehmen ist seit zwei Jahren (Matrix-)Zertifiziert, einen Auditor oder Berater hat das Unternehmen noch nie gesehen. Das Qualitätsmanagementhandbuch wurde (ebenso wie später das Zertifikat) per Post zugesendet. Sehr skurril, aber leider viel zu häufig anzutreffen. Der einzige Lichtblick war die Intention, warum der QMB mich angerufen hat: Sie war der Meinung das Zertifikat zu Unrecht erhalten zu haben, bei einer anderen Zertifizierungsgesellschaft würden sie mit Pauken und Trompeten durchfallen und das größte Übel – das Qualitätsmanagement wäre für das Unternehmen keine Unterstützung sondern nur eine Aneinanderreihung von Belanglosigkeiten. Meiner Bitte mir das QM-Handbuch zuzusenden kam der QMB auch sofort nach und meine schlimmsten Befürchtungen bewahrheiteten sich. Das Handbuch bestand aus 7 Seiten, inklusive Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Die Qualitätspolitik bestand aus ganzen 2 Sätzen. Und so könnte ich das ganze weiter fortführen, was ich an dieser Stelle nicht tun möchte. Ein erneutes Telefonat ergab, dass die oberste Leitung die Qualitätsdokumentation gerne in Eigenregie erstellen lassen würde. Ich offenbarte meine ehrliche Meinung, dass das alte QM-Handbuch in den Papierkorb gehört und man am besten bei Null wieder anfangen sollte. Aus diesen Tatsachen und der Gegebenheit, dass das Unternehmen relativ weit weg von mir saß, entstand der Gedanke, die Beratung (bzw. Anleitung zur Handbucherstellung) online durchzuführen. Ich erarbeitete ein Konzept, verschickte ein Angebot und bekam sehr schnell die Unterschrift mit der Bitte, schnellstmöglich zu starten. Wie das Konzept aussah, dass sehen Sie in den folgenden Punkten:

 

Onlineworkshop erster Teil – Normenkunde und Umsetzung

Normenkunde hört sich jetzt so formell und theoretisch an, war es aber gar nicht. 😉 Wir sind ganz einfach nur Punkt für Punkt die Norm durchgegangen, ich habe dabei Interpretationsspielräume aufgezeigt und Umsetzungshinweise gegeben. Dazu gab es dann von mir Musterdokumente, Formulierungsvorlagen und ähnliches. Dabei sind natürlich ganz, ganz viele Fragen aufgetaucht, die so direkt besprochen werden konnten. Und dank der technischen Möglichkeiten heutzutage muss man sich dafür auch nicht unbedingt gegenübersitzen, sondern kann dies an zwei völlig verschiedenen Orten machen. So konnte ich meine Gesprächspartnerin nach diesem anstrengenden Tag zwar mit einem vollen Kopf, aber auch mit vielen, vielen Informationen in den Feierabend entlassen.

 

Onlineworkshop zweiter Teil – Umsetzungskontrolle und -verbesserung

Nach einigen Wochen stand dann der zweite Workshoptag an, in dem es dann darum ging, die erstellte QM-Dokumentation auf Herz und Nieren zu prüfen. Im Vorwege dazu bekam ich die bis dahin erstellten Dokumente zugesendet, habe diese durchgearbeitet und konnte so ein Feedback geben, was noch zu tun oder was möglicherweise verbesserungswürdig sein. Schon an diesem Punkt zeigte sich aber, wie wichtig es ist, dass der QMB eines Unternehmens motiviert bei der Sache ist und diesen Job gerne macht und nicht von der Geschäftsleitung mit dieser Aufgabe „zwangsbeglückt“ wurde. Das QMH zeigte absolut in die richtige Richtung, meine Verbesserungsvorschläge wurden gerne angenommen und die Nachfragen die kamen zeigten mir, dass sich dort jemand wirklich ganz intensive Gedanken gemacht hat, wie man das QMS im Unternehmen bestmöglich implementieren kann.

 

Onlineworkshop dritter Teil – internes Audit

Schon ganz gespannt auf das Ergebnis der Bemühungen meines Kunden ging ich morgens in das interne Audit. Wir arbeiteten mal wieder die Norm von vorne bis hinten durch, kontrollierten das komplette QM-Handbuch, bzw. -System und stellten am Ende des Tages fest, dass die größte Abweichung war, dass die Qualitätspolitik keine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung enthielt. Wenn es weiter nicht ist, der Fehler ist ja eher formeller Natur und schnell behoben. 🙂 Natürlich geizte ich auch an dieser Stelle nicht mit Verbesserungsvorschlägen, da ich ja nicht als Schulterklopfer engagiert werde, sondern als Berater bzw. Umsetzer und mich dort in der Pflicht sah und sehe, dem Kunden einen Mehrwert aus solchen Meetings zu geben.

 

Das Ergebnis

Ja, das Ergebnis dieser durchgeführten Arbeit hat ganz klar die Vorgaben erfüllt. Das Unternehmen hat jetzt ein Qualitätsmanagementsystem welches schlank ist, an die Unternehmenseigenarten angepasst und absolut praktikabel ist. Mit diesem Qualitätsmanagementsystem kann das Unternehmen ohne jede Bedenken zu einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft gehen und sich deren Prüfung für ein „ordentliches“ Zertifikat unterwerfen.

Und gekostet hat es fast nix, weil das Unternehmen einen Beratungszuschuss bekommen hat. 😉

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