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Qualitätsmanagement und ISO 9001

Dokumentierte Informationen in der ISO 9001:2015

Dokumente und Aufzeichnungen sind tot, es leben die dokumentierten Informationen in der ISO 9001:2015.

Ganz offen und ehrlich – ich mochte die Unterteilung in Dokumente und Aufzeichnungen. Und ebenso muss ich mich erst mit dem Begriff der dokumentierten Informationen anfreunden. Es war so schön einfach – alles was Vorgabecharakter hat, war ein Dokument und alles was einen Nachweischarakter hat war eine Aufzeichnung. Und eine meiner Lieblingsfragen an meine Schüler während meiner Dozententätigkeit war: Wann wird ein Dokument zu einer Aufzeichnung? Richtig, wenn ein Formblatt ausgefüllt wird und dem Nachweis dient, dass etwas mit einem bestimmten Ergebnis durchgeführt wurde. Als Beispiel musste da immer der Reinigungsplan einer großen Fast-Food-Kette herhalten, ganz einfach, weil da (fast) jeder schon mal gewesen ist. 😉

Gut, so einfach ist das nicht mehr, bzw. es ist einfacher geworden durch die einheitliche Bezeichnung als dokumentierte Informationen. Doch gerade diese Einfachheit macht es für mich etwas komplizierter. Denn (um mal bei den alten Bezeichnungen zu bleiben) Dokumente und Aufzeichnung müssen anders gelenkt werden. Dokumente können nach Erstellung geändert werden und erhalten einen neuen Revisionsstand. Außerdem enthalten Dokumente in der Regel die Freigabeinformationen zum Dokumente. Bei Aufzeichnungen ist dies nicht der Fall. Allerdings ist das Thema zu wichtig, um einfach zu sagen – mit dem neuen Terminus dokumentierte Information läuft das schon irgendwie. Denn wenn es nicht funktioniert, dann sind auf einmal (schon wieder die alten 😉 ) alte Dokumente im Umlauf, Aufzeichnungen werden nicht korrekt behandelt etc..

Für mich ist an dieser Stelle ganz einfach wichtig, dass die Lenkung funktioniert und es dort zu keinen Problemen kommt. Und um dies sicherzustellen, habe ich mir überlegt, ganz einfach die Begrifflichkeiten „dokumentierte Informationen“ für Dokumente und „aufgezeichnete Informationen“ für Aufzeichnungen zu verwenden. Somit lassen sich die Lenkung dieser beiden Arten von dokumentierten Informationen einwandfrei regeln und es ist eine deutliche Abgrenzung geschaffen. Und ob man da jetzt für beide eine Prozessbeschreibung macht oder dies auf andere Art und Weise regelt, ist m.M. nach mehr oder weniger egal. Wichtig ist für mich, dass durch diese Abgrenzung der beiden Typen von dokumentieren Informationen sichergestellt ist, dass es zu keinen Problemen kommt!

dokumentierte Informationen ISO 9001
Eine Auflistung der betreffenden Stellen, an denen die ISO 9001 die dokumentierten und aufgezeichneten Informationen fordert, finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Allerdings sind das nur meine Gedanken. Wer sieht es genauso? Wer hält diese Abgrenzung seiner Meinung nach für übertrieben? Oder wer hat eine ganz andere Lösung zu der Problemstellung? Freue mich über Kommentare!

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One thought on “Dokumentierte Informationen in der ISO 9001:2015
  • Georg Schütz sagt:

    Hallo Herr Thode,
    ich hatte auch meine Probleme mit dem Begriff, bis mir der zündende Gedanke kam… es bleibt einfach so, wie es bei der 9001:2008 war, zumindest in Bezug auf Dokumente und Aufzeichnungen.

    „Dokumentierte Informationen“ sind für mich in diesem Zusammenhang: dokumentierte 9001:2008-Dokumente und 9001:2008-Aufzeichnungen.

    Die Regelung der 9001:2015 ist eine Verallgemeinerung dieser beide Begriffe und umschließt beides. Ich habe keinen Hinderungsgrund entdeckt, warum das Verfahren der Lenkung von Dokumenten bzw. Lenkung von Aufzeichnungen für die 9001:2015 geändert werden sollten. Ich habe es beibehalten.

    Wir haben die Frage auch ausgiebig während des eigenen 9001:2015 (genauer 9001:2014 pr.) Audits mit den Auditoren diskutiert und kamen zum Ergebnis, dass man die Norm so interpretieren kann und die Normforderungen damit erfüllt.

    Kurz: an dieser Stelle viel heiße Luft und Diskussion um wenig bis keine substantielle Änderung.

    An anderen Stellen wie der Risikobetrachtung ändert sich sicher vieles und meiner Meinung nach in die richtige Richtung. Hier aber nicht.

    viele Grüße
    Georg Schütz

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